秘書處制度

管理系青年志愿者協(xié)會

部門建設制度細則

秘書處制度

二○一○年十二月三十一日總則

秘書處是管理系青年志愿者協(xié)會主席團直屬部門。為了讓大家更好了解秘書處的工作、監(jiān)督秘書處，特制定本制度。

秘書處主要職責：負責管理系青年志愿者協(xié)會的日常事務、協(xié)調(diào)組織內(nèi)部門之間的開展各項志愿者活動、歸納整理組織內(nèi)部檔案資料、下達主席團的各項任務，并對主席團的各種建議與措施實行監(jiān)督與幫助。

第一部分秘書處各成員工作職責

一、秘書長

1、作為管理系青年志愿者協(xié)會的一員，參與協(xié)會的日常管理工作，協(xié)助主席團對各部門的工作做好協(xié)調(diào)工作。

2、負責秘書處的對外工作，協(xié)調(diào)好管理系青年志愿者協(xié)會與校青年志愿者協(xié)會以及其他院系青年志愿者協(xié)會的合作關系，對秘書處的工作進行全面監(jiān)督，做好上情下達的工作，及時做好每次活動的登記。

3、根據(jù)主席團的要求與現(xiàn)階段的工作重點下達各部門的相關工作，并制定工作計劃，與副秘書長進行溝通與交流工作。

4、負責秘書處的工作審核、落實和工作總結。

5、負責我系青年志愿者協(xié)會每周的會議記錄以及各部門會議記錄的整理工作。

二、副秘書長

1、直接對管理系青年志愿者協(xié)會主席團負責，接受秘書長的領導。在處理決策性問題上及時與秘書長進行溝通與交流。

2、全面負責秘書處的內(nèi)部工作，協(xié)調(diào)干事之間的關系，在部門會議時間向秘書長反映干事的表現(xiàn)與工作情況。

3、負責秘書處各項工作的分配、調(diào)控，協(xié)調(diào)秘書處成員與其他部門成員之間的關系，并對部員的表現(xiàn)進行評估考核。

4、主管組織人事工作，負責組織成員檔案的整理以及活動資料的整理。

三、干事

1、積極完成上級下達的各項工作任務，在活動策劃時發(fā)揮創(chuàng)新意識。

2、團結協(xié)作，注重團隊協(xié)作精神。3、對工作保持極高的熱情。

4、做好每次組織例會、部門例會的會議記錄工作，登記會議出勤情況、活動出勤情況，匯總會議借宿后的意見以及討論結果。

5、負責與各部門的聯(lián)系工作，與每周六中午之前將本周的工作總結、工作計劃、會議記錄發(fā)至秘書長郵箱。

6、負責各項活動的后勤工作，如：資料收集、維持秩序等。

第二部分規(guī)章制度

一、日常工作

1、秘書處成員要嚴于律己，嚴格遵守管理系青年志愿者協(xié)會的管理制度，建立秘書處良好的形象和聲譽。如發(fā)現(xiàn)內(nèi)部成員有嚴重損害秘書處形象的，當給予辭退。2、秘書處成員不得以權謀私，不得以秘書處或管理系青年志愿者協(xié)會的名義有越權行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重給予批評、警告、辭退的處分。

3、秘書處成員在執(zhí)行任務中，出現(xiàn)錯誤應追究負責人及當事人的責任，如因出現(xiàn)一次重大錯誤或三次小錯誤，給予辭退。

4、秘書處成員如察覺自己無法勝任秘書處工作，可以向秘書長或副秘書長提出辭職，并上交辭職報告，經(jīng)主席團根據(jù)實際情況討論后，當工作移交完整后方可離開。

二、會議工作

1、管理系青年志愿者協(xié)會全體例會每周二中午在3109辦公室舉行（如有特殊情況時間地點可變），干事應提前對各部門做好通知工作，例會前專設一名干事登記本次例會的出勤情況，并由專人進行會議記錄。

2、內(nèi)部成員應遵守會議紀律制度，不得討論與會議無關的話題，保證討論議題順利進行。

3、干事應認真完成會議記錄工作，對于有異議的地方可以會后進行討論解決。

4、如遇特殊情況應事先向秘書長或副秘書長請假并說明事由，無故不到、遲到早退達三次者，予以辭退。

三、通訊工作

每次例會前由秘書處干事向到會的成員發(fā)送短信通知，具體格式如下：“我是秘書處的XXX，請你與X月X日X時X分到XXX室開關于XXXX的會議，務必到場，收到請回復，謝謝�！�

四、培訓工作

1、每次納新結束后，我系分團委組織學習干部培訓班，對新干事進行技能培訓，包括對各部門工作的認識以及相關的注意事項。

2、每次培訓課程結束后，培訓成員需上交心得體會，由秘書處統(tǒng)一進行整理保管。

第三部分獎懲條例

為了提高部門成員在工作上的責任意識，加強部門內(nèi)部管理建設和每學期將對部門干事工作成績進行評定。

對于成績優(yōu)異者，將在我校的各項評選活動中給予積分的獎勵，在每年上半年“五四表彰”活動中獲得“優(yōu)秀青年志愿者”稱號，在年末的團學總結會中獲得“優(yōu)秀青年志愿者協(xié)會干事”稱號。

對于表現(xiàn)不佳者，如違反規(guī)定嚴重者，給予辭退；違反規(guī)定較輕者，達三次后給予辭退。

管理系青年志愿者協(xié)會秘書處

二○一○年十二月三十一日

擴展閱讀：秘書處規(guī)章制度

秘書處規(guī)章制度

一、部門性質(zhì)

秘書處是讀委會的重要組成部分，是組織的中樞部門，是與其他部門聯(lián)系的橋梁，直接對主任委員團負責。秘書處以“團聚力量，共同進步”的理念，認真、踏實、負責任的態(tài)度協(xié)調(diào)各項活動的展開，服務于社團，致力于打造高效管理、團結奮進的先進團體。為讓大家進一步了解秘書處的運行模式，共同監(jiān)督改進，現(xiàn)制定本規(guī)章制度。

二、工作范圍

1．負責讀者委員會成員檔案的整理。每學期及時整理成員檔案，并為新成員建立檔案。

2．協(xié)助主任委員搞好讀者委員會建設，主持、負責讀者委員會各項日常事務，協(xié)調(diào)各部門有效的開展各項活動，及時傳達各項文件及通知。

3．負責日常各類活動的經(jīng)費開支結算工作，管理物品的借用及發(fā)放。4．負責社團各項會議的記錄整理；負責活動資料的整理存檔，年終時把各項活動總結整理成冊。

5．根據(jù)讀者工作委員會章程、管理條例及考核條例，向顧問委員會提出讀者委員會學生干部的任免草案。三、部門制度1．管理制度

①秘書處設秘書長一名，協(xié)助主任委員完成日常工作，管理社團日常工作。②秘書處設副秘書長一名，配合秘書長完成各項日常事務，負責秘書處職責范圍內(nèi)的各項工作，協(xié)助主任委員及各部部長處理日常事務。

③秘書長之間良好溝通，關注部內(nèi)成員的發(fā)展，決定部門發(fā)展方向，評定部員考核成績

④秘書處有部員若干秘書處內(nèi)成員相互團結合作，有條不紊地開展工作，對本部工作提出建議和意見，并監(jiān)督本部各項工作的開展。

2．活動制度

①所有部門舉辦活動必須有完整的策劃，經(jīng)過上級批準或建議，改進后活動方可實施。

②活動結束后主辦部應立即總結活動，并于兩天內(nèi)上傳至秘書處及備份各部文件夾。

3．值班制度

①值班人員必須遵守值班制度做好當日值班記錄，完成當日值班任務。②值班人員必須做好當日辦公室衛(wèi)生，并檢查辦公設施物品有無損壞，如有損壞及時上報。4．例會制度

①根據(jù)工作需要，秘書長每周定期召開一次例會。所有成員必須提前5至10分鐘到場。

②例會不得無故缺勤、遲到或者早退。如有事不能參加例會的成員必須向秘書長請假，對于三次不到者，視為自動退會。

③會議期間所有手機等通訊工具必須調(diào)成震動或關機，不得私自交談；會議期間各成員必須做好會議記錄，如有異議會后討論。四、工作要求

1．加強紀律性，舉辦活動不得遲到，統(tǒng)一佩戴胸牌，注意形象。2．尊師敬長，舉止有禮，服從上級的調(diào)度。

3．認真負責，吃苦耐勞，高效高質(zhì)，不能出現(xiàn)拖拉或者不按質(zhì)量完成的情況。

4．尊重他人、言談得當，舉止大方、熱情、有禮貌。

5．學會隨機應變，善于處理由于一些突發(fā)原因引發(fā)的事情，冷靜、理性、迅速地解決，若個人不能處理的，及時聯(lián)絡各部長、副會長、會長，及時解決，保證活動的順利進行。

6．發(fā)揮積極主動、團結合作的精神，相互配合；同時，體諒其他成員的難處，工作中相互配合；杜絕出現(xiàn)相互推卸等不負責任的行為（若出現(xiàn)，則給予嚴重警告或勸退處分）。

7．要處處維護好本會的形象與聲譽，不做有損本會形象的事，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)做違背本會的事情，則給予嚴重警告或勸退處分。

8．會議或活動若有其他工作相阻礙，必須親自提前向秘書長請假，并說明請假原因。

9．所有成員潔身自好，不以權謀私，愛護公共財務。五、獎懲制度獎勵制度

每學期讀委會會對本學期學生會工作進行總結，對優(yōu)秀部門進行表揚，并評選出本學期的系先進個人和優(yōu)秀部員，對工作成績突出的成員給予獎勵。懲處制度本部門成員在平時工作中應實事求是，禁止徇私舞弊等情況的發(fā)生。對違反讀委會會及本部門章程，損害、破壞本部門榮譽、利益的成員視情節(jié)輕重分別給予不同處分。

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