科技檔案管理規(guī)定

科技檔案管理規(guī)定

為加強和規(guī)范科技檔案管理工作，確�？萍紮n案完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《檔案法》、《科學技術(shù)檔案工作條例》、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》及《江蘇省國信集團檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定。

1管理內(nèi)容與方法

1.1本公司在基建、生產(chǎn)、施工、檢修、科研、技術(shù)管理等各項工作中形成的具有保存價值的科技文件材料。（歸檔范圍見“公司文件材料歸檔范圍”）

1.2科技檔案人員必須參加重要的生產(chǎn)技術(shù)調(diào)度會、科研成果鑒定會、設(shè)備開箱驗收、基建工程(基改擴建、工程改造、各類小型基建)竣工驗收，如文件材料不完整、不準確、不系統(tǒng)、不符合檔案管理要求，則不能進行鑒定、驗收。

1.3為了確�？萍嘉募�材料能夠準確地反映本公司各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程并且長久地提供利用，歸檔材料要求按公司檔案管理制度第十八、十九條執(zhí)行。

1.4設(shè)備檢修資料歸檔工作管理規(guī)定1.4.1機組大修資料歸檔范圍

-大修項目進度表、施工計劃、技術(shù)措施、解體分析報告；-規(guī)范性大修管理實施細則；

-重大、特殊檢修項目的施工計劃、技術(shù)措施、施工總結(jié)；-改變系統(tǒng)和設(shè)備結(jié)構(gòu)的設(shè)計資料及圖紙；-大修技術(shù)記錄和技術(shù)經(jīng)驗專題總結(jié)；-大修工時，材料消耗統(tǒng)計資料；-大修前后的機組熱效率試驗報告；-設(shè)備（或系統(tǒng)）異動申請及竣工報告；-各專業(yè)的大修總結(jié)報告、大修總體驗收卡；-冷態(tài)、熱態(tài)整體驗收記錄及整體總結(jié)報告；-汽輪機葉片頻率試驗報告；

-汽輪機大修前后調(diào)速系統(tǒng)特性試驗報告；-重要部件材料的焊接試驗鑒定報告；-九項技術(shù)監(jiān)督總結(jié)性材料；

-監(jiān)督、監(jiān)察項目的檢查、試驗、調(diào)校報告；-全面質(zhì)量管理總結(jié)。

1.4.2機組大修資料歸檔工作，列入大修管理范圍，作為機組大修評優(yōu)的一個條件，加以考核。

1.4.3機組大修結(jié)束后，各有關(guān)部門在一個月內(nèi)應按規(guī)定將大修資料收集齊全后交專業(yè)工程師審查，大修后兩個月內(nèi)，由生產(chǎn)技術(shù)管理部門列好移交清單，經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)管理部門負責人簽字后，集中交檔案管理部門。

1.4.4設(shè)備（或系統(tǒng)）異動管理

1.4.4.1每份設(shè)備異動申請報告，應填寫編號和被異動設(shè)備（系統(tǒng)）的原圖號。已執(zhí)行的設(shè)備異動申請報告，應手續(xù)齊全，經(jīng)總工師（或副總工）簽字后，向檔案管理部門移交。

1.4.4.2設(shè)備（或系統(tǒng)）異動后，兩個月內(nèi)由實施單位工程技術(shù)人員到檔案管理部門辦理對原圖的修改補充工作。1.4.4.3對系統(tǒng)進行的異動，如變動較小可直接在圖面上“杠改”或“刮改”，并在改動部分旁標注異動報告號，修改內(nèi)容較多，應另出新圖。

1.4.4.4對經(jīng)多次修改已不符合存檔要求的圖紙，應由責任檢修專業(yè)根據(jù)檔案管理規(guī)定重新出圖，竣工圖必須是藍圖或CAD圖紙，（須蓋竣工圖章）要做到圖物相符，數(shù)據(jù)準確，簽字手續(xù)完備，然后經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部門審核，總工程師批準后交檔案管理部門。

1.4.4.5對設(shè)備進行的異動，在制造廠的設(shè)備圖上修改補充。

1.4.4.6設(shè)備異動報告表編號以專業(yè)為單位進行統(tǒng)一編號，括號內(nèi)填寫專業(yè)。例如：鍋爐專業(yè)為：編號（爐）201*----01----XX

即：編號（專業(yè)）年代----順序號。1.5基本建設(shè)檔案資料管理規(guī)定

1.5.1歸檔的文件材料必須齊全。大中型和重點工程項目永久、長期保管的檔案完整率要達到百分之百。

1.5.2歸檔的材料必須準確反應基本建設(shè)活動的歷史過程和工程的真實情況。1.5.3基本建設(shè)檔案的收集整理要求按公司工程檔案管理規(guī)定執(zhí)行。1.6設(shè)備儀器開箱檔案資料管理規(guī)定1.6.1設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍；1)申請外購的報告、批復；2)外購合同、協(xié)議；3）隨機圖樣及文字材料；4)設(shè)備儀器開箱記錄；

5）安裝調(diào)試記錄、總結(jié)、檢測驗收報告等；6）運行記錄及重大事故分析處理報告；7）申請引進設(shè)備儀器報告、批復；

8）產(chǎn)品樣本、說明書裝單、質(zhì)量保證書；9）技術(shù)經(jīng)濟調(diào)查報告；

10）與外商談判、洽談記錄、紀要、合同、協(xié)議和來往函件；11）隨機全套圖樣及方案材料（原文和譯文）；

12）設(shè)備儀器安裝、調(diào)試記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測驗收報告；13）技術(shù)、質(zhì)量上的異議和處理結(jié)果材料；14）設(shè)備運行記錄及重要事故分析處理報告。

1.6.2凡是本公司購買的生產(chǎn)設(shè)備儀器到貨后由采購部門通知有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員共同參加設(shè)備開箱驗收，工程設(shè)備由工程管理部門專職、施工單位、設(shè)備購進部門會同工程部檔案人員共同參加驗收。禁止在無檔案人員在場情況下開箱驗收。

1.6.3因特殊原因設(shè)備開箱時未通知檔案管理部門，采購部門事后必須到檔案管理部門補辦資料移交及開箱驗收手續(xù)。

1.6.4設(shè)備儀器進廠開箱驗收時，箱內(nèi)一切文件資料、清單等原始材料由檔案管理部門收集、驗收、登記，工程設(shè)備根據(jù)總工程師的意見分發(fā)到有關(guān)單位，如圖紙、資料份數(shù)滿足不了的，由需要單位自行復印。

1.6.5設(shè)備儀器安裝調(diào)試驗收后，負責安裝調(diào)試的主管人員應將設(shè)備儀器安裝、調(diào)試中形成、積累的文件材料及時整理歸檔。

1.6.6本公司自行設(shè)計制造的設(shè)備儀器，在設(shè)計制造工作結(jié)束時，由主管設(shè)計人員負責將設(shè)備儀器文件材料組成保管單位，由本部門負責人審定后，移交檔案管理部門歸檔。1.6.7凡是訂購設(shè)備的申請、合同、協(xié)議，由合同管理部門負責集中將資料交檔案管理部門。

1.6.8開箱驗收后發(fā)現(xiàn)缺少的出廠文件資料等，應由設(shè)備購置部門負責索取補齊。1.6.9檔案管理人員參加設(shè)備開箱驗收時，必須認真做好記錄，并由設(shè)備購置主管單位及有關(guān)參加驗收的人員共同簽字。

1.6.10郵寄或捎回的技術(shù)資料，有關(guān)部室或個人在收件后一周內(nèi)將原件資料向檔案管理部門移交歸檔，任何部門或個人不得將資料丟失、損壞或截留。

1.7科技檔案的整理、編目和保管：

1.7.1科技檔案的整理，就是按其形成規(guī)律，保持各種檔案材料之間的有機聯(lián)系以及便于保管和利用的原則，對科技檔案進行系統(tǒng)整理、編目和保管。

1.7.2公司科技檔案的分類原則、分類方法、類目標識和類目設(shè)置依照公司檔案分類規(guī)則。

1.7.3科技檔案接收后，應及時登記、分類、劃定保管期限、編寫案卷標題、頁號、將每份文件逐一錄入計算機并編制卷內(nèi)目錄、備考表、裝訂整齊，組成案卷后方可入庫，并編制各種檢索工具，以便迅速查找。

1.7.4科技檔案按保管單位組卷的卷盒、卷皮、卷內(nèi)各項內(nèi)容規(guī)格，按照國標《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的格式制訂，排架方法按照工各程代碼、機組和專業(yè)類目相結(jié)合的辦法進行。

1.7.5對破損的圖紙資料應采取措施，及時復制和修補。

擴展閱讀：科技檔案管理辦法(2)

XX公路建設(shè)項目

科技檔案管理辦法

XX公路建設(shè)項目是成都市的重點公路工程建設(shè)項目。為使XX公路建設(shè)項目從建設(shè)起，就將科技檔案的管理納入標準化、制度化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌跡，進行科學管理。現(xiàn)根據(jù)交通部頒發(fā)《公路工程竣工驗收辦法》和《關(guān)于重點公路建設(shè)項目科技檔案管理的有關(guān)規(guī)定，以*四川省重點公路檔案*和鐵道部科學研究院工程建設(shè)監(jiān)理部編制的《科技檔案管理辦法及竣工技術(shù)文件編制辦法》，結(jié)合XX公路建設(shè)項目的實際情況，制定本辦法。

一、科技檔案管理的職責

科技檔案室（或?qū)�、兼職人員）的主要職責：

1、努力學習科技檔案工作專業(yè)知識，了解工程項目的業(yè)務(wù)技術(shù)知識；

2、協(xié)助工程技術(shù)人員，做好科技文件的形成、積累、立卷歸檔和修改、補充工作；3、負責科技檔案的收集、整理、鑒定和統(tǒng)計等工作；4、正確進行科技檔案的立卷、歸檔和保管。確定其保管期限；

5、參與工程項目竣工資料驗收工作。對于沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技檔案的工程項目，不能簽字驗收。

6、遵守《保密守則》，不得隨意借閱、泄露檔案文件資料。二、科技檔案的接收與歸檔

1、凡屬真實反映本單位各工程建設(shè)項目中具有保存價值的圖紙、技術(shù)文件、計量支付文件和各種原始科技資料都是科技檔案。都應接收和歸檔。

2、科技檔案的接收與歸檔應與工程項目建設(shè)同步進行，工程項目建設(shè)單位一經(jīng)明確應開始進行文件材料的收集、整理、審查工作、工程項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔、驗收和移交工作。

3、歸檔的科技文件，應按工程類別：路、橋、涵、房、附屬設(shè)施等分別進行收集整理、核對準確。按其自然形成規(guī)律和歷史原狀、保持文件之間的有機聯(lián)系，加以系統(tǒng)整理，組成一個保管單位，并同時確定其保管期限。

4、投資公司、監(jiān)理單位和施工單位的科技檔案管理人員，直接負責工程項目在施工過程中所形成的技術(shù)文件和材料的收集、整理、立卷、歸檔，并在該工程全部竣工驗收后兩月之內(nèi)向市交委和新都區(qū)檔案局各確定檔案管理部門歸檔一份完整的科技檔案。

5、歸檔的科技文件材料和圖紙，必須做到字跡、線條、圖像清楚、格式統(tǒng)一；禁止使用圓珠筆和鉛筆書寫簽批；所立卷的檔案齊全、完整、準確、清晰。

三、科技檔案案卷質(zhì)量要求（按國家標準）

一、組卷要求

1、要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料系統(tǒng)聯(lián)系。2、組卷要便于利用和保管。卷內(nèi)文件材料制作和書寫材料都必須益于長期保存。3、案卷內(nèi)材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。案卷內(nèi)容可按依據(jù)性文件材料、工程設(shè)計、工程施工、工程竣工驗收等順序排列。

二、案卷編目

1、編寫案卷頁號。案卷內(nèi)文件材料和圖樣都應用打號機編頁號。單面書寫的文件材料在右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。

2、案卷、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。3、每卷內(nèi)文件頁數(shù)控制在150頁之內(nèi)。三、案卷封面編制

1、案卷封面采用省交通廳相關(guān)重點建設(shè)項目科技檔案統(tǒng)一規(guī)定的外封面。2、案卷封面標題應簡明、準確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。包括項目名稱、代字、代號以及項目階段的代號和名稱等。一個工程項目的所有合同段的項目名稱應一致。案卷封面按下列要求用黑色水筆填寫，字體采用宋體5號。

項目：XX公路建設(shè)項目階段：竣工

案卷標題：里程樁號第×冊第×分冊及本分冊的題目。歸檔單位：合同書上單位全稱

歸檔時間：各合同段合同工期的完工日期。

歸檔號：先圖后文，按竣工圖、竣工表，固定資產(chǎn)及成本核算表，竣工文件、原始記錄、試驗、檢測資料等順序用鋼筆編號。

保管期限、全宗號、目錄號、案卷號不填寫。四、扉頁

1、扉頁排列在封面和卷內(nèi)目錄之間。2、扉頁編寫格式如下：起訖樁號：建設(shè)單位：XXX

承建單位：XX監(jiān)理單位：河南宏力工程咨詢有限公司竣工日期：年月日

2

五、卷內(nèi)目錄的編制

1、卷內(nèi)目錄（一式兩份），一份排列在案卷內(nèi)文件材料首頁之前，另一份隨竣工檔案移交給成都市新都香城建設(shè)投資有限公司檔案室。

2、順序號用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注；文件編號填寫文件文號或圖樣圖號；頁號填寫每份材料首頁上標注的頁號；日期填寫編制科技文件材料的年、月、日。

3、科技文件名稱填寫科技文件材料標題全稱；資料產(chǎn)生應填寫資料來源單位和日期。

六、卷內(nèi)備考表的編制

1、卷內(nèi)備考表，排列在案卷內(nèi)科技文件材料的尾頁之后。

2、備考表要標明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。

七、案卷目錄編制

1、案卷目錄（一式兩份），是用于歸檔時移交檔案的案卷目錄。

2、案卷目錄由歸檔部門（或管理人員）按每卷案卷標題對應填寫后，隨歸檔檔案一起移交或保管。移交時還應填寫科技檔案歸檔簽證單。

八、案卷裝訂要求

1、竣工圖按297×210（mm）規(guī)格折疊成手風琴式裝訂。

2、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料也要折疊成297×210（mm）統(tǒng)一幅面裝訂。3、裝訂時必須取掉金屬物。采用三孔一線裝訂在文件左側(cè)中部，距訂口邊10mm，裝訂長度120mm。結(jié)頭為活結(jié)。結(jié)在背后中孔，案卷底邊和裝訂邊要齊整以免文件散夾。

四、科技檔案歸檔范圍及保管期限歸檔文件材料名稱（一）工程前期文件1、項目建設(shè)書、任務(wù)書

永久永久

永久永久永久

業(yè)主業(yè)主業(yè)主業(yè)主業(yè)主

保管期限

歸檔單位

2、可行性研究報告（含批復文件）3、項目評估材料

4、設(shè)計任務(wù)書、計劃任務(wù)書5、招、投標文件資料（二）工程施工文件1、審批的設(shè)計及有關(guān)文件

永久

業(yè)主業(yè)主

3

2、審批的設(shè)計變更及有關(guān)文件永久

3、建設(shè)項目承發(fā)包合同、協(xié)議文件4、征地拆遷文件資料5、開工報告和批復文件

6、施工組織設(shè)計、施工方案7、工程變更文件資料8、工程質(zhì)量監(jiān)理文件資料

9、質(zhì)量自查報告及重大事故處理報告10、工程交接表

11、試驗、檢測報告

12、隱蔽工程檢查記錄

13、成品、半成品檢查記錄

14、總進度和分期進度圖（表）

計劃，批準文件15、投資控制文件

16、施工原始記錄（包括施工

日志，開竣工記錄（三）竣工文件1、施工總結(jié)2、監(jiān)理總結(jié)3、設(shè)計總結(jié)

4、建設(shè)管理總結(jié)5、質(zhì)量管理總結(jié)6、交工驗收報告

7、竣工驗收申請、批準文件8、竣工驗收鑒定書

（四）竣工圖1、路線平面圖

2、路線縱斷面圖

3、路基橫斷面圖（含邊溝）

4、路基、路面排水防護工程圖5、橋梁工程竣工圖

永久施工單位

永久

施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位

永久

施工單位永久施工單位永久

施工單位

長期中心、監(jiān)理試驗室、施工單位

長期

施工單位長期施工單位長期

業(yè)主

永久業(yè)主

長期

施工單位

永久施工單位永久監(jiān)理單位永久設(shè)計單位永久施工單位永久質(zhì)監(jiān)部門永久業(yè)主永久業(yè)主

永久

質(zhì)監(jiān)部門

永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位

永久

施工單位

4

6、互通式立交竣工圖7、涵洞竣工圖

8、隧道工程竣工圖9、交通工程竣工圖10、監(jiān)控工程竣工圖

（五）竣工表

1、主要技術(shù)經(jīng)濟指標比較表2、工程造價、勞動力、主要

材料機械臺班匯總一覽表3、大橋技術(shù)指標表

4、占用土地及拆遷房屋一覽表5、直線、曲線及轉(zhuǎn)角一覽表6、路面寬度一覽表

7、半徑≤最小半徑曲線一覽表8、縱坡≥5%的縱坡一覽表9、路基每公里土石方數(shù)量表10、路基加固工程一覽表

11、路基邊溝及截水溝加固一覽表12、路面工程一覽表13、大橋工程一覽表14、中橋工程一覽表15、小橋工程一覽表

16、分離式立交工程一覽表17、人行天橋工程一覽表18、渡槽工程一覽表19、涵洞工程一覽表

20、人行通道工程一覽表21、倒虹吸工程一覽表22、隧道工程一覽表

23、擋土墻及防護工程一覽表24、過水路堤工程一覽表

永久永久永久永久永久

永久永久

永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久永久

施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位

施工單位施工單位

施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位施工單位

5

25、安全設(shè)備一覽表26、房屋工程一覽表

27、統(tǒng)一里程與斷鏈一覽表28、水準點一覽表29、導線點一覽表

30、加筋土路堤一覽表31、路線交叉一覽表

32、軟土地基處理一覽表33、互通式立交一覽表34、交通工程一覽表

35、隧道機電設(shè)備一覽表36、收費、監(jiān)控工程一覽表

永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位永久施工單位

永久

施工單位

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