我國(guó)外貿(mào)單證員業(yè)務(wù)工作中存在問題業(yè)務(wù)素質(zhì)提高論文

我國(guó)外貿(mào)單證員業(yè)務(wù)工作中存在問題及業(yè)務(wù)素質(zhì)提高

【摘要】國(guó)際貿(mào)易通常是以單證為媒介、通過單證的交接和傳遞實(shí)現(xiàn)的，單證工作貫穿于進(jìn)出口合同履行的全過程。外貿(mào)單證員以外貿(mào)單證處理為核心，其素質(zhì)直接影響外貿(mào)企業(yè)整體的工作質(zhì)量。本文從外貿(mào)單證員工作的基本要求著手，分析了現(xiàn)在我國(guó)外貿(mào)單證員業(yè)務(wù)工作中存在的問題及其影響，并對(duì)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高提出相應(yīng)的建議。

【關(guān)鍵詞】外貿(mào)單證員；基本要求；存在問題；業(yè)務(wù)素質(zhì)一、外貿(mào)單證員工作的基本要求

（一）外貿(mào)單證員必須具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能1.了解、掌握我國(guó)對(duì)外貿(mào)易的有關(guān)方針、政策和法律。例如我國(guó)對(duì)進(jìn)出口商品有相應(yīng)的《貨物進(jìn)出口慣例》規(guī)定，對(duì)一部分貨物實(shí)行限制進(jìn)出口，主要有配額管理和許可證管理兩種方式，外貿(mào)單證員就需要知道自己公司的進(jìn)出口商品是否受到相應(yīng)的管制，并輔助外貿(mào)業(yè)務(wù)員辦理相應(yīng)的單證手續(xù)。

2.掌握國(guó)際貿(mào)易理論和實(shí)務(wù)的基礎(chǔ)知識(shí)。例如有關(guān)普惠制（gsp）的相關(guān)理論知識(shí)，由于普惠制涉及到將來的關(guān)稅優(yōu)惠，外貿(mào)單證員就應(yīng)該熟知世界上有哪些發(fā)達(dá)國(guó)家至今還給予中國(guó)向其出口的制成品、半制成品等關(guān)稅優(yōu)惠。

3.掌握本行業(yè)外貿(mào)進(jìn)出口業(yè)務(wù)流程、單證繕制和相應(yīng)時(shí)間期限的要求。外貿(mào)單證工作是一項(xiàng)時(shí)效性很強(qiáng)的工作，不僅出單要及時(shí)，交單也要在一定期限內(nèi)盡快完成。例如，國(guó)際貿(mào)易流程中報(bào)檢、報(bào)

關(guān)和裝船的順序就不能顛倒，業(yè)務(wù)中對(duì)于一般的法檢商品通常在報(bào)關(guān)或裝運(yùn)前7天繕制出口報(bào)檢單申請(qǐng)報(bào)檢；而出口報(bào)關(guān)則需在貨物運(yùn)抵海關(guān)監(jiān)管區(qū)后裝貨前24小時(shí)完成。

4.外貿(mào)單證員需要有良好的溝通和團(tuán)隊(duì)合作能力。外貿(mào)單證員工作貫穿整個(gè)外貿(mào)流程，在工作中需要與本公司的業(yè)務(wù)員、財(cái)務(wù)員、跟單員等進(jìn)行良好的溝通，單證員還必須具備團(tuán)隊(duì)合作能力，從而和其他業(yè)務(wù)人員共同履行合同或信用證的要求；單證員還需要與公司以外的貨代、保險(xiǎn)公司和出入境檢驗(yàn)檢疫局、海關(guān)以及銀行等部門打交道，這就需要單證員不僅要熟知這些相關(guān)部門的工作要求以及程序，還要有好的協(xié)調(diào)能力，有效完成單證工作。（二）外貿(mào)單證員應(yīng)該具備的職業(yè)道德

外貿(mào)單證員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)單證工作的重要性，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，在面對(duì)錯(cuò)誤或困難的時(shí)候，需要調(diào)整心態(tài)，勇于承擔(dān)錯(cuò)誤，積極地解決問題；外貿(mào)單證員還應(yīng)遵守外貿(mào)企業(yè)工作紀(jì)律，遵守企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度。

二、外貿(mào)單證員工作中存在的問題及其影響

（一）外貿(mào)單證員業(yè)務(wù)不熟、工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任心不強(qiáng)造成繕制單證有誤或交單延誤，給企業(yè)造成直接經(jīng)濟(jì)損失在外貿(mào)企業(yè)有的從業(yè)人員中，通過在實(shí)際單證操作過程中自己摸索的人居多，許多是在企業(yè)傳統(tǒng)的“師徒傳幫帶”方式下進(jìn)入角色的，缺乏對(duì)單證知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，企業(yè)又很少提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，所以出現(xiàn)部分企業(yè)單據(jù)制作水平低下，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。還有一

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關(guān)于外貿(mào)公司的單證業(yè)務(wù)的調(diào)查研究

[摘要]本文通過實(shí)際與理論相對(duì)照的方法，闡述了外貿(mào)公司國(guó)際貿(mào)易單證的重要性，國(guó)際貿(mào)易單證是合同

履行的必要手段，是對(duì)外貿(mào)易經(jīng)營(yíng)管理的重要工具，是進(jìn)出口企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的重要保證也是進(jìn)出口企業(yè)形象的重要內(nèi)涵，得出了在國(guó)際貿(mào)易單證實(shí)務(wù)中，必須要嚴(yán)把“制單、審單、交單和歸檔”的環(huán)節(jié)，同時(shí)還要堅(jiān)持“正確、完整、及時(shí)、簡(jiǎn)明和和整潔”原則的結(jié)論。

[關(guān)鍵詞]國(guó)際貿(mào)易；外貿(mào)單證；出口收匯

國(guó)際貨物貿(mào)易作為一種商品交換行為通常表現(xiàn)為貨物和貨款的對(duì)流，而貨物和貨款的對(duì)流往往是借助國(guó)際貿(mào)易單證的簽發(fā)、組合、流轉(zhuǎn)、交換和應(yīng)用來實(shí)現(xiàn)的。從貿(mào)易合同簽訂直至貨物裝運(yùn)、保險(xiǎn)、檢驗(yàn)檢疫、報(bào)關(guān)、貨款的支付以及進(jìn)口商提貨的整個(gè)過程，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要相應(yīng)的單證繕制、處理、交接和傳遞，以滿足進(jìn)出口企業(yè)、運(yùn)輸部門、銀行、保險(xiǎn)公司、檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)、海關(guān)以及政府管理機(jī)構(gòu)等多方面的需要。

一、當(dāng)前生產(chǎn)型外貿(mào)企業(yè)面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)（一）關(guān)于輝格

寧波輝格休閑用品有限公司成立于201*年，是一家專門從事生產(chǎn)燒烤爐的外貿(mào)企業(yè)。公司坐落于美麗的奉化莼湖鎮(zhèn)。公司有在職員工150人，場(chǎng)地面積6400平方米。工廠有鈑金車間，電焊車間，噴涂車間，打包車間，數(shù)控車間等。公司業(yè)務(wù)主要分為北美和歐洲兩市場(chǎng)。從起初的零星地出貨到現(xiàn)在的批量生產(chǎn)，輝格公司經(jīng)歷了創(chuàng)業(yè)階段和穩(wěn)步發(fā)展階段。201*年建廠到如今，公司已經(jīng)與海外零售商，國(guó)內(nèi)進(jìn)出口公司，全球采購商等建立了持久的供應(yīng)關(guān)系，包括美國(guó)的沃爾瑪，勞氏，西爾斯，今晨進(jìn)出口有限公司，香港利豐集團(tuán)等。市場(chǎng)領(lǐng)域涵蓋了北美，智利，波蘭，印度等國(guó)家。工廠去年以201*萬美元的出口額成就了“燒烤爐出口大戶”的地位。

（二）輝格面臨的機(jī)遇

為了更好地發(fā)展壯大公司，輝格公司在奉化濱海開發(fā)區(qū)購置了將近60畝廠房，在莼湖鎮(zhèn)翁岙，舒家兩村設(shè)有協(xié)作工廠。同時(shí)，公司注重各部門人才的培養(yǎng)，從基層抓起，工廠的生產(chǎn)車間主任，廠長(zhǎng)，業(yè)務(wù)經(jīng)理，技術(shù)帶頭人都分別是從一線的工人，業(yè)務(wù)助理，技術(shù)員培養(yǎng)起來。另外，公司網(wǎng)羅人才，聘請(qǐng)有多年歐洲烤爐設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)的人員挑起歐洲事業(yè)部，同時(shí)，配備了年輕而又有活力的外貿(mào)業(yè)務(wù)員，開展歐洲事業(yè)部工作。

（三）輝格面臨的挑戰(zhàn)

關(guān)于外貿(mào)公司的單證業(yè)務(wù)的調(diào)查與研究

近年來我國(guó)的人工成本在逐步快速上升，國(guó)際匯率下跌，油價(jià)上升導(dǎo)致海運(yùn)成本上升，歐洲債務(wù)危機(jī)，客戶的購買力有所下降，對(duì)于生產(chǎn)型外貿(mào)企業(yè)而言，這無疑是一大挑戰(zhàn)。面對(duì)挑戰(zhàn)，如何開發(fā)新型產(chǎn)品，如何合理調(diào)控成本成了輝格公司今年首要解決的核心問題。

二、生產(chǎn)型外貿(mào)企業(yè)的外貿(mào)單證業(yè)務(wù)管理

（一）關(guān)于在輝格的頂崗實(shí)習(xí)

上班的第一天，業(yè)務(wù)部經(jīng)理給每一位單證員講的是輝格公司的外貿(mào)流程，包括確定產(chǎn)品型號(hào)、下達(dá)訂單、核準(zhǔn)數(shù)量等環(huán)節(jié)。在將近一周的時(shí)候，外貿(mào)業(yè)務(wù)助理開始協(xié)助業(yè)務(wù)部長(zhǎng)處理驗(yàn)貨，制作報(bào)關(guān)文件，聯(lián)系貨代，安排貨柜等事項(xiàng)，催收貨物上船證明等。期間，要與工廠生產(chǎn)管理部門，國(guó)外客戶，客戶指定貨代，預(yù)付貨代等部門協(xié)調(diào)和溝通好，確保每一個(gè)訂單都能順利地出貨。

當(dāng)收到國(guó)外客戶的銀行水單時(shí)，外貿(mào)業(yè)務(wù)助理應(yīng)該在水單上列明客戶，客戶所在國(guó)家，訂單號(hào)碼，核銷單號(hào)等。其實(shí)，這就是向銀行說明這筆貨款的具體來由。隨后，業(yè)務(wù)部就分配客戶，讓外貿(mào)新人跟單。

（二）輝格公司外貿(mào)單證業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀調(diào)查

根據(jù)外貿(mào)的不同環(huán)節(jié)，單證可以大致地分為報(bào)關(guān)文件、清關(guān)文件和傭金支付文件。至于報(bào)關(guān)文件，公司需要制作的單證主要是商業(yè)發(fā)票、裝箱單、銷售合同、報(bào)關(guān)單、報(bào)關(guān)委托書、申報(bào)要素和出口收匯核銷單七件，缺一不可。商業(yè)發(fā)票是所有結(jié)匯單據(jù)的核心單據(jù)，是繕制報(bào)關(guān)單、產(chǎn)地證、報(bào)檢單、投保單的依據(jù)。因此，商業(yè)發(fā)票的相關(guān)信息是和其他單據(jù)相關(guān)聯(lián)的。它的金額和數(shù)量是和報(bào)關(guān)的貨物總值，數(shù)量相一致的，不得有出入。同時(shí)，商業(yè)發(fā)票也體現(xiàn)出了產(chǎn)品的出貨數(shù)量，總價(jià)值，便于公司、海關(guān)、銀行備案核算。

同樣地，裝箱單的重量和數(shù)量也必須與報(bào)關(guān)單一致，不得有出入。裝箱單是商業(yè)發(fā)票的補(bǔ)充，也是貨運(yùn)單據(jù)中一項(xiàng)重要單據(jù)。裝箱單有利于工廠、貨運(yùn)代理、碼頭、海關(guān)和船公司的核查以及各相關(guān)單位的管理。另外，銷售合同的金額和數(shù)量也要和商業(yè)發(fā)票、報(bào)關(guān)單和裝箱單相一致。在準(zhǔn)備報(bào)關(guān)文件時(shí)，要隨時(shí)記錄核銷單號(hào)，以便收匯。清關(guān)文件就是進(jìn)口國(guó)家向當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)申請(qǐng)進(jìn)口貨物的憑證之一。作為出口方，只要把報(bào)關(guān)文件的商業(yè)發(fā)票和裝箱單，貨物上船證明（FCR），以及根據(jù)不同國(guó)家的要求，提供原產(chǎn)地證書等即可。傭金支付文件可以根據(jù)不同采購商的要求制作各異的傭金支付文件。以香港利豐采購商為例，公司要制作的傭金支付文件包括以下幾件文件。形式發(fā)票，銷售合同，傭金協(xié)議，客戶賬號(hào)信息。由于我國(guó)外匯嚴(yán)格管理，所以中國(guó)人民銀行對(duì)每一筆支出的外匯也有明確的要求，其中傭金占銷售

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額的比例不得超過5%。同時(shí)，中國(guó)人民銀行對(duì)每一筆出口額都有備案。在出具傭金文件時(shí)，業(yè)務(wù)部應(yīng)該核算傭金比例是否低于5%。

（三）輝格公司的外貿(mào)單證業(yè)務(wù)管理制度

為了健全公司的單證業(yè)務(wù)的日常管理和提高出貨效率，輝格公司對(duì)單證業(yè)務(wù)有簡(jiǎn)單的管理的辦法，可以分三步走。

第一步，每一個(gè)客戶的訂單和合同都是有備案的，其中列明了在出貨時(shí)要向客戶提供哪些文件的詳細(xì)說明。單證員根據(jù)這些要求，理清要出具哪些文件。

第二步，報(bào)關(guān)文件有電子模板存檔，依據(jù)客戶信息在模板上做一些變動(dòng)。第三步，制作完報(bào)關(guān)文件，清關(guān)文件、傭金支付文件復(fù)印備案。

三、外貿(mào)單證業(yè)務(wù)在國(guó)際貿(mào)易過程中的重要性及其意義

(一)外貿(mào)單證業(yè)務(wù)在國(guó)際貿(mào)易過程中的重要性

外貿(mào)單證業(yè)務(wù)的使用與進(jìn)出口貿(mào)易程序密切相關(guān)，單證工作貫穿于進(jìn)出口企業(yè)的外銷、進(jìn)貨、運(yùn)輸、收匯的全過程，工作量大，時(shí)間性強(qiáng)，涉及面廣，除了進(jìn)出口企業(yè)內(nèi)部各部門之間的協(xié)作和配合外，還必須與銀行、海關(guān)、交通運(yùn)輸部門、保險(xiǎn)公司、檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)以及有關(guān)的行政管理機(jī)關(guān)發(fā)生多方面的聯(lián)系，環(huán)環(huán)相扣，互有影響，也互為條件。

（二）外貿(mào)單證業(yè)務(wù)在國(guó)際貿(mào)易過程中的意義

外貿(mào)單證業(yè)務(wù)是合同履行的必要手段。國(guó)際貿(mào)易是跨國(guó)的商品買賣，由于這種跨國(guó)交易的特殊性，即買賣雙方分處不同國(guó)家，相距遙遠(yuǎn)，在絕大多數(shù)情況下，貨物與貨款不能進(jìn)行簡(jiǎn)單的直接交換，而只能以單證作為交換的媒介手段。國(guó)際貿(mào)易單證使得貨物買賣通過單證買賣實(shí)現(xiàn)，賣方交貨不僅要將實(shí)際貨物裝運(yùn)出口，而且要向買方提交包括貨物所有權(quán)憑證在內(nèi)的全套單證以表示讓渡物權(quán)。賣方交單意味著交付了貨物，而買方付款則是以得到物權(quán)憑證代表買到了商品，雙方的交易不再以貨物為核心，而是以單證為核心。外貿(mào)單證業(yè)務(wù)是對(duì)外貿(mào)易經(jīng)營(yíng)管理的重要工具。國(guó)際貿(mào)易單證是由參與國(guó)際貿(mào)易的進(jìn)出口企業(yè)和相關(guān)國(guó)家政府管理機(jī)構(gòu)簽發(fā)的，從進(jìn)出口企業(yè)角度看，國(guó)際貿(mào)易單證工作是進(jìn)出口業(yè)務(wù)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。實(shí)際業(yè)務(wù)中，不論是合同內(nèi)容、信用證條款，還是落實(shí)貨源、控制交貨品質(zhì)、數(shù)量，以及運(yùn)輸、保險(xiǎn)、檢驗(yàn)檢疫、報(bào)關(guān)、結(jié)匯等諸多業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理環(huán)節(jié)，最后都會(huì)在單證工作上集中反映出來，也是合同履行后期處理爭(zhēng)議與糾紛的重要依據(jù)。

外貿(mào)單證業(yè)務(wù)是進(jìn)出口企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的重要保證。國(guó)際貿(mào)易單證工作與進(jìn)出口企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)，單證管理工作的加強(qiáng)，單證質(zhì)量的提高，不僅可以有效地制止差錯(cuò)事

關(guān)于外貿(mào)公司的單證業(yè)務(wù)的調(diào)查與研究

故的發(fā)生，彌補(bǔ)經(jīng)營(yíng)管理上的缺陷，還可以加速資金回籠，提高進(jìn)出口企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

外貿(mào)單證業(yè)務(wù)是進(jìn)出口企業(yè)形象的重要內(nèi)涵。國(guó)際貿(mào)易單證不僅是商務(wù)和法律文件，而且還能起到塑造和完善進(jìn)出口企業(yè)對(duì)外形象、對(duì)外擴(kuò)大宣傳的作用。美觀、整潔、清楚的單證，能夠展示進(jìn)出口企業(yè)高水平的業(yè)務(wù)素質(zhì)，高質(zhì)量的工作成果，一流水準(zhǔn)的管理規(guī)范，從而為企業(yè)塑造良好的形象，有利于業(yè)務(wù)的開展。

四、生產(chǎn)型企業(yè)外貿(mào)單證業(yè)務(wù)上存在的問題及解決方案（一）輝格公司外貿(mào)單證業(yè)務(wù)上存在的問題

1、證數(shù)據(jù)不一致現(xiàn)象

在HEB201*-1的報(bào)關(guān)文件中，業(yè)務(wù)部中的銷售合同和報(bào)關(guān)單中的金額不一致，銷售合同上顯示US$138.4/pc,報(bào)關(guān)單上顯示US$181.2/pc。在報(bào)關(guān)文件中，商業(yè)發(fā)票，銷售合同，報(bào)關(guān)單上的金額，數(shù)量以及品名都要保持一致，不得有出入。如有出入，嚴(yán)重影響報(bào)關(guān)，隨之就影響到出貨，延誤船期造成港口費(fèi)用。

2、報(bào)關(guān)文件漏寄失誤現(xiàn)象

在Academy201*-3報(bào)關(guān)文件，單證員漏寄出口收匯核銷單。報(bào)關(guān)文件有銷售合同、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、申報(bào)要素、報(bào)關(guān)委托書、報(bào)關(guān)單和出口收匯核銷單。其中出口收匯核銷單是我國(guó)特有的國(guó)際商務(wù)單據(jù)，由外匯管理部門印制，出口企業(yè)憑以向出口報(bào)關(guān)，通過外匯指定銀行辦理收匯，向外匯管理部門辦理收匯核銷的有統(tǒng)一編號(hào)的憑證。由此可見，出口收匯核銷單牽涉到的當(dāng)事人有：出口企業(yè)、海關(guān)、外匯管理部門和指定外匯銀行。

3、文件寄出時(shí)間不及時(shí)

外貿(mào)業(yè)務(wù)具有很強(qiáng)的時(shí)間性，訂艙時(shí)間，出貨時(shí)間，結(jié)關(guān)時(shí)間，開船時(shí)間等。在每個(gè)時(shí)間段必須及時(shí)提交相應(yīng)的文件。3月底的一票報(bào)關(guān)文件，因沒在裝柜前三天寄出，又加上快遞不順，險(xiǎn)些耽誤了報(bào)關(guān)時(shí)間。

4、外貿(mào)政策缺乏規(guī)范

輝格外貿(mào)出口業(yè)務(wù)涵蓋美國(guó)，加拿大，智利，哥倫比亞，波蘭等國(guó)家。每個(gè)國(guó)家的外貿(mào)政策都各不同，公司卻沒有明文的存檔規(guī)范出口文件的制作細(xì)節(jié)。

（二）輝格公司對(duì)外貿(mào)單證業(yè)務(wù)中的問題的解決方案

1、證員做外貿(mào)單證時(shí)，應(yīng)牢記7文件4核對(duì)的原則。7則是報(bào)關(guān)文件的文件數(shù)，4則是，銷售合同、商業(yè)發(fā)票上的金額要和報(bào)關(guān)單上的金額核對(duì)，裝箱單上的毛重與凈重應(yīng)與報(bào)關(guān)單毛重欄和凈重欄相對(duì)應(yīng)。

2、公司可以制作外貿(mào)流程圖，明確外貿(mào)的每一個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間，觀察表格就能一目了然

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地知道跟單情況，可以防止文件遲寄的情況。

3、每個(gè)國(guó)家的外貿(mào)政策都不同，應(yīng)編制每個(gè)國(guó)家在清關(guān)時(shí)要提供的文件清單。比如出口加拿大，客戶清關(guān)需要商業(yè)發(fā)票原件，裝箱單原件。公司可以和兄弟公司，奉化輝格金屬有限公司交流，編制外貿(mào)出口清關(guān)文件清冊(cè)，列明每個(gè)國(guó)家在清關(guān)時(shí)要提供的文件。還可以借此編制每個(gè)國(guó)家的商務(wù)禮儀，國(guó)家節(jié)日等等涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，便于業(yè)務(wù)部今后在工作中能得心應(yīng)手。

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參考文獻(xiàn)

［1］余世明著：《國(guó)際商務(wù)單證實(shí)務(wù)》，暨南大學(xué)出版社，201*年7月第六版［2］姚大偉等著：《國(guó)際商務(wù)單證理論與實(shí)務(wù)》，中國(guó)商務(wù)出版社，201*年3月

第一版［3］王芬著：《進(jìn)出口單證》，中國(guó)輕工業(yè)出版社，201*年4月第一版［4］趙明霄：《淺談外貿(mào)企業(yè)國(guó)際結(jié)算方式的選擇與綜合運(yùn)用》，《對(duì)外經(jīng)貿(mào)實(shí)務(wù)》，201*年第二期［5］蔣勇：《論國(guó)際貿(mào)易結(jié)算方式的綜合使用》，《經(jīng)貿(mào)實(shí)務(wù)》，201*年第三期

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