債權(quán)部合同檔案的管理流程

遼寧華銀工程機(jī)械有限公司（大連山重建機(jī)）

風(fēng)險(xiǎn)管控中心

合同檔案管理制度及規(guī)定

一、總則

為規(guī)范公司檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，現(xiàn)結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)中形成的以銷售設(shè)備為中心的資料總和，其構(gòu)成包括融資合同，按揭合同，分期合同，及全款合同及通過銷售挖掘機(jī)，裝載機(jī)或破碎器在不同銷售方式下所簽訂的設(shè)備及配件合同。

三、合同檔案管理原則

1、合同檔案實(shí)由公司債權(quán)部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、債權(quán)部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管、存檔公司所有合同文檔資料。

3、財(cái)務(wù)部或分公司視具體情況可留合同，資料復(fù)印件做為做賬及催收賬款使用。

四、合同文檔的移交

1、各分公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交債權(quán)部。2、合同文檔在移交回來之時(shí)雙方確認(rèn)并保證齊全、完整，符合其形成規(guī)律。3、合同文檔移交時(shí)，必須編制檔案移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)，填寫《文件歸檔登記表》（見附件表一）。雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

五、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以合同編號(hào)結(jié)合銷售方式進(jìn)行分類編號(hào)

2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

3、債權(quán)部要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

4、債權(quán)部應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各部門及各分公司員工可在債權(quán)部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須填寫《合同檔案借閱登記表》（見表二）經(jīng)債權(quán)部經(jīng)理簽字同意后，方可在債權(quán)部辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以復(fù)印件借出。合同原件無特殊情況不得外借。

6、借閱者有義務(wù)保持所借文件資料的完整、整潔。

7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)輕重予以處罰。8、所有借閱者不得將借出的保密性文件資料在未經(jīng)許可的情況下私自復(fù)印、拷貝或其它任何方式留有復(fù)件。如是工作需要須復(fù)印文件資料的，須在《合同檔案借閱登記表》備注說明原因。

9、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，也不得在公司內(nèi)部傳閱，違者視情節(jié)予以處罰。

10、為方便信息資料的流通，所有文件資料均有一定借閱期限，借閱期限依文件資料的類別由檔案管理員告知?dú)w還日期，如因工作需要文件資料還需繼續(xù)使用的，需辦理續(xù)借手續(xù)。

六、本制度自下發(fā)之日開始實(shí)施，并由各部門及各分公司監(jiān)督執(zhí)行

風(fēng)險(xiǎn)管控中心批準(zhǔn)人：

負(fù)責(zé)人：

簽署日期：六、附則

檔案管理流程

一、文件資料歸檔

2.資料歸檔人及資料接收人在文件《歸檔登記表》上簽字確認(rèn)。3.管理員將檔案進(jìn)行編號(hào)、歸檔，以備查閱及借閱。

1.檔案管理員填寫文件資料歸檔登記二、合同資料及檔案借閱

A．檔案管理員按程序辦理文件資料借閱。1.檔案借閱人填寫檔案借閱登記表。B．借閱者不得將借出的保密性文件資料在未經(jīng)許可的情況下私自復(fù)印、拷貝或其它方式留有附件，也不得將該保密性文件資料在公司內(nèi)外范圍內(nèi)傳播或傳閱。C．借閱者有義務(wù)保持所借文件資料的完整、整潔2.檔案借出后，檔案管理員要做好記錄，及時(shí)追蹤。檔案借閱人要及時(shí)歸還所借檔案。因工作需要文件資料還需使用的，借閱人需辦理續(xù)借手續(xù)。3.歸還所借的文件資料，管理員要檢查歸還的文件資料是否保持完好、整潔。A.完好：檔案管理員辦理歸還手續(xù)后存檔。B.有破損但能使用：根據(jù)破損情況按規(guī)定執(zhí)行，辦理歸還手續(xù)后存檔。C.丟失或損壞后不能使用：按規(guī)定賠償，檔案管理員進(jìn)行銷帳。

文件歸檔登記表

表一

序號(hào)歸檔日期歸檔資料名稱(或文件編號(hào))數(shù)量歸檔人接收人備注合同檔案借閱登記表

表二

序號(hào)借出日期借閱人借出檔案批準(zhǔn)人歸還檔案備注使用檔案名稱(或管理員日簽數(shù)量目的文件編號(hào))簽字期字

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河南神力公司債權(quán)部職責(zé)與流程

國內(nèi)市場發(fā)展現(xiàn)狀和國外市場發(fā)展歷程表明，分期付款、按揭和融資租賃等信用銷售方式肯定將成為未來中國工程機(jī)械市場占據(jù)主導(dǎo)位置的幾種銷售方式。信用銷售不僅極大地刺激了產(chǎn)品銷量的提升，同時(shí)也因?yàn)榛乜钪芷陂L、不確定因素多而給公司帶來很大的市場風(fēng)險(xiǎn)。在這種市場大背景下，必須盡快建立和完善債權(quán)管理部門，以應(yīng)對(duì)信用銷售帶來的市場風(fēng)險(xiǎn)，使自己的企業(yè)處于安全運(yùn)營狀態(tài)。

債權(quán)部的工作職責(zé)如下：

1.防范風(fēng)險(xiǎn)：防范風(fēng)險(xiǎn)主要指事前防范，即債權(quán)部在產(chǎn)品真正售出到達(dá)客戶手中之前應(yīng)該做的風(fēng)險(xiǎn)防范工作。主要包括兩個(gè)環(huán)節(jié)，一是債權(quán)部在銷售部與客戶簽定銷售合同之前對(duì)客戶信用進(jìn)行考察，剔除那些存在高風(fēng)險(xiǎn)因素的客戶；二是債權(quán)部在銷售部向客戶交付產(chǎn)品之前對(duì)客戶首付款進(jìn)行審核，阻止銷售部向那些沒有按照合同規(guī)定支付首付款的客戶交付產(chǎn)品，避免在合同執(zhí)行初期就形成拖欠款。

2.控制風(fēng)險(xiǎn)：控制風(fēng)險(xiǎn)主要指在銷售合同履行過程中對(duì)客戶還款進(jìn)行有效管理，減少拖欠行為。

公司還應(yīng)注意債權(quán)部與銷售部門、財(cái)務(wù)部門之間的工作銜接。其實(shí)，債權(quán)管理工作并不是由債權(quán)部一個(gè)部門來完成的，銷售部和財(cái)務(wù)部也是承擔(dān)債權(quán)管理工作的重要部門。銷售部負(fù)責(zé)銷售產(chǎn)品，債權(quán)部負(fù)責(zé)貨款回收，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金管理，三者之間是相互制衡的關(guān)系。因此，在實(shí)際債權(quán)管理工作中，公司需要重視三個(gè)部門之間的工作銜接：

1.強(qiáng)調(diào)完整銷售的真正含義是售出產(chǎn)品并全部回款；2.強(qiáng)調(diào)三個(gè)部門在債權(quán)管理中擔(dān)負(fù)的共同責(zé)任；3.定期組織三個(gè)部門召開工作協(xié)調(diào)會(huì)，建立協(xié)調(diào)機(jī)制；

4.統(tǒng)一規(guī)定三個(gè)部門的統(tǒng)計(jì)口徑，減少、消除因統(tǒng)計(jì)口徑不一致導(dǎo)致的工作摩擦；

5.增強(qiáng)財(cái)務(wù)部的營銷意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，在財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)中要考慮債權(quán)部的需要，減少重復(fù)勞動(dòng)。

債權(quán)部的工作流程如下：

1.對(duì)意向客戶進(jìn)行前期考核。2.考核達(dá)標(biāo)后即可簽訂合同。3.交車前落實(shí)首付款是否到位。

4.根據(jù)合同（銷售明細(xì)）登錄電腦臺(tái)賬與手工帳。

5.根據(jù)用戶還款日期，提前5天短信提醒，提前2-3天電話正常通知。6.有針對(duì)性的對(duì)未按時(shí)還款的客戶進(jìn)行再次電話催收或上門催收。7.對(duì)電話催收或上門催收多次無效的情況下進(jìn)行停車警告（停車前應(yīng)先與各部門溝通協(xié)調(diào)）。

8.把多次催收無效并態(tài)度惡劣的客戶情況報(bào)告給領(lǐng)導(dǎo)。9.月度總結(jié)：根據(jù)上月用戶還款情況制成應(yīng)收賬款明細(xì)表。

河南神力農(nóng)機(jī)工程機(jī)械有限公司201*年4月12日

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