電力工程總承包項目檔案管理探討

電力工程總承包項目檔案管理探討

上世紀九十年代以來，國內(nèi)電力設(shè)計單位陸續(xù)承擔輸變電工程和發(fā)電工程的總承包項目，工作內(nèi)容包含了工程項目前期研究、招標、投標、設(shè)計、采購、施工管理、試運行等工程建設(shè)全過程的所有范圍，打破了單一設(shè)計的局面，拓寬了業(yè)務(wù)，同時在工程建設(shè)過程中也產(chǎn)生了各種類型的文件材料，如何按照檔案管理的一般規(guī)律對工程建設(shè)中產(chǎn)生的文件材料進行管理，是工程總承包單位需要解決的問題。1加強工程檔案管理是做好服務(wù)的需要

為貫徹國務(wù)院關(guān)于投資體制改革的決定，國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會于201*年6月印發(fā)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，對工程檔案驗收提出了具體要求，廣東省檔案局、廣東省發(fā)展和改革委員會制定了實施意見，廣東電網(wǎng)公司對于110kV以上各電壓等級輸變電工程建設(shè)檔案驗收也提出了具體要求。電力設(shè)計單位作為總承包單位有責任收集和匯總工程檔案，并向業(yè)主移交，對此，國家建設(shè)部頒發(fā)的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-201*）已有明確規(guī)定。

電力設(shè)計單位開展電力工程總承包工作的動力來源于開拓市場、擴大業(yè)務(wù)范圍、提高企業(yè)經(jīng)濟效益的需要，有很大的積極性，各單位都在工程實踐中努力探索如何做好工程總承包管理。工程檔案是工程建設(shè)的一個重要組成部分，是工程建設(shè)項目的歷史記錄，也是工程項目投產(chǎn)后運行、維修、管理、改建、擴建及技術(shù)改造等工作的重要依據(jù)。在工程建設(shè)過程中，及時收集工程檔案信息，準確鑒別工程文件材料，規(guī)范整理工程檔案，保持工程檔案的完整和系統(tǒng)，不僅是為在建工程做好當前服務(wù)的需要，也是為工程項目投產(chǎn)后開展各項工作做好服務(wù)的需要。

電力設(shè)計單位要做好電力工程總承包檔案管理工作，需要處理好外部和內(nèi)部各相關(guān)方之間的關(guān)系，明確各方職責范圍；還要區(qū)分好工程總承包檔案和原工程設(shè)計檔案，不能混淆不清。2明確合同相關(guān)方職責

工程總承包項目從簽訂合同開始，就應(yīng)該明確合同各方在工程總承包項目文件材料歸檔上的職責。事前的責任明確，有利于各方在工作中主動收集、積累文件材料，保證文件材料歸檔質(zhì)量。2.1業(yè)主方

業(yè)主作為投資方，在工程項目委托設(shè)計單位總承包之前，已經(jīng)開展了前期準備工作，如征地、立項、資金籌措等，前期工作形成的文件材料應(yīng)該立卷歸檔。這些文件材料是由業(yè)主自己歸檔，還是移交總承包單位統(tǒng)一歸檔，責任需要明確；工程檔案整理執(zhí)行什么標準，業(yè)主有責任提出要求；工程監(jiān)理單位由誰聘請，監(jiān)理文件材料是直接由監(jiān)理單位向業(yè)主移交，還是向總承包方移交都必須有明確界定。2.2總承包方

總承包方負責工程總承包范圍內(nèi)的項目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作；指導(dǎo)和監(jiān)督分包方項目文件材料歸檔，對分包方提交的項目檔案資料進行匯總、整理；項目竣工后向業(yè)主移交完整、系統(tǒng)的項目檔案資料。2.3分包方

分包方負責收集、整理分包范圍內(nèi)形成的項目文件材料，接受總承包方的檢查指導(dǎo)，并對歸檔項目文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，工程結(jié)束后及時將工程檔案向總承包方移交。

3明確總承包方內(nèi)部分工職責電力設(shè)計單位作為工程總承包方，在目前現(xiàn)有的組織架構(gòu)下，都有成立一個專門的部門來承擔工程建設(shè)的管理工作，不管這個部門的名稱是什么（本文稱為項目組），都需要配備項目經(jīng)理（負責人）、專業(yè)工程師（負責建設(shè)項目各不同專業(yè)的管理）、工程秘書（或稱資料管理員，負責建設(shè)項目文件材料的管理及歸檔）等工作人員。項目組開展總承包工作，還需要電力設(shè)計單位內(nèi)部各相關(guān)部門提供必要資源的支持。因此，工程總承包項目文件材料歸檔的職責可考慮：

3.1總承包項目經(jīng)理

負責工程總承包建設(shè)全過程的項目文件材料立卷歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查。負責組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查各分包方工程文件材料的收集、整理及歸檔工作。負責組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查總承包方內(nèi)部各相關(guān)部門及各級相關(guān)人員工程文件材料的收集、整理及歸檔工作。

負責向業(yè)主移交項目工程檔案，并保證其完整性、準確性、系統(tǒng)性。3.2總承包項目組專責工程師

負責本工作崗位管轄范圍內(nèi)文件材料的接收和歸檔，包括與業(yè)主、分包方、設(shè)備廠家等外部單位發(fā)生工作關(guān)系產(chǎn)生的文件材料和與院內(nèi)部各相關(guān)部門工作聯(lián)系所產(chǎn)生的文件材料，都有接收和歸檔的責任，并對其完整性、準確性、系統(tǒng)性負責。3.3總承包項目組工程秘書

負責日常項目文件材料的形成、收集、整理、編目、臨時保管、提供利用及歸檔工作；協(xié)助項目經(jīng)理對分包單位歸檔項目文件材料進行驗收，工程竣工后，向業(yè)主和總承包單位檔案管理部門移交歸檔項目文件材料，對項目文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責。3.4總承包方檔案管理部門及各相關(guān)管理部門

檔案管理部門負責歸檔項目文件材料的接收、整理、編目、保管、提供利用；對工程總承包過程中項目文件材料的收集、整理、預(yù)立卷、歸檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)；配合項目經(jīng)理向業(yè)主移交竣工項目文件材料。

在工程總承包實施過程中，經(jīng)營計劃、技術(shù)質(zhì)量、財務(wù)、人事、采購、施工管理等相關(guān)部門與工程總承包會發(fā)生工作關(guān)系，各自形成文件材料，在習慣做法及現(xiàn)有內(nèi)部機制中，各部門形成的文件材料自己向檔案管理部門歸檔，檔案管理部門按照電力規(guī)劃設(shè)計的規(guī)程規(guī)范進行整理、保管，實際上工程總承包項目文件材料在各相關(guān)管理部門歸檔的環(huán)節(jié)上已經(jīng)分離出來而失去完整性，最后在工程竣工后向業(yè)主移交檔案時容易出現(xiàn)缺項、歸檔不完整等問題。因此，需要有一種制度來規(guī)范行為，促使各相關(guān)管理部門在文件材料歸檔時，牽涉到工程總承包的文件材料歸檔有責任知會項目組工程秘書，工程秘書在收集文件材料的過程中，應(yīng)密切跟蹤分散在各個部門的文件材料，做好登記積累工作。4正確區(qū)分工程項目設(shè)計與工程總承包之間的關(guān)系電力工程總承包項目的設(shè)計工作，一般情況下是由總承包方內(nèi)部有關(guān)設(shè)計部門承擔設(shè)計（也不排除由外單位承擔，本文只論述由內(nèi)部承擔），設(shè)計部門承擔工程總承包項目的設(shè)計工作產(chǎn)生的文件材料按照電力設(shè)計行業(yè)的規(guī)程規(guī)范來整理歸檔，設(shè)計單位本身需要工程設(shè)計檔案存檔。

設(shè)計單位還要向業(yè)主移交完整的工程檔案，向業(yè)主移交的工程檔案，不但有工程設(shè)計方面的檔案，還包括工程管理、施工等工程建設(shè)全過程的檔案，而且檔案整理的標準也與單一設(shè)計的不同，電網(wǎng)工程和發(fā)電工程都分別執(zhí)行不同的標準。因此，為避免工程總承包工作在最后向業(yè)主移交檔案時陷入被動，必須正確區(qū)分內(nèi)部工程項目設(shè)計與工程總承包之間的關(guān)系：4.1工程項目設(shè)計文件材料

工程總承包項目的工程設(shè)計所產(chǎn)生的文件材料，按照電力設(shè)計單位檔案管理辦法歸檔，不用改變。工程設(shè)計文件材料歸檔保持過去的做法不變，考慮了工作的延續(xù)性，有利于檔案管理。工程竣工時，設(shè)計部門將文件材料向工程總承包項目組移交。4.2工程總承包文件材料

工程總承包項目組在總承包工作過程中主要是開展組織、協(xié)調(diào)等管理工作，不參與具體的設(shè)計、施工，工程總承包項目組在工作中形成的文件材料應(yīng)屬于管理性的文件材料，設(shè)計圖紙文件屬于設(shè)計部門形成的文件材料，不能因為工程總承包項目組和設(shè)計部門都是設(shè)計院屬下的部門而混淆了工作性質(zhì)。

工程總承包文件材料的整理歸檔由項目組負責，為把工程總承包項目文件材料歸檔做好，在工作啟動階段，與業(yè)主協(xié)商落實好整理工程檔案應(yīng)執(zhí)行的標準是工程總承包項目組事先應(yīng)做的工作，前期工作做得好，有利于文件材料歸檔工作的開展，提高工程項目文件材料歸檔質(zhì)量；總承包方檔案管理部門應(yīng)主動指導(dǎo)、協(xié)助項目組做好歸檔工作，向業(yè)主移交高質(zhì)量的工程檔案。

工程結(jié)束后，在總承包單位內(nèi)部，會形成兩份不同的檔案：一份是工程設(shè)計的檔案，按照設(shè)計行業(yè)的規(guī)定進行保管；一份是工程總承包的工程建設(shè)檔案，原則上歸還業(yè)主，總承包方是否復(fù)制一份留底，是值得研究的問題，從法律的角度和積累經(jīng)驗考慮應(yīng)該留底，從企業(yè)經(jīng)濟成本考慮也可不留，這需要企業(yè)管理者作出抉擇。5結(jié)語

建設(shè)工程檔案是工程項目的寶貴財產(chǎn)，是工程建設(shè)者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實見證。電力設(shè)計單位承擔工程總承包項目，應(yīng)該認識工程檔案的重要性，檔案工作者和工程建設(shè)者應(yīng)該本著“對歷史負責、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的宗旨，共同做好工程建設(shè)項目檔案管理各項工作。

擴展閱讀：電力工程總承包項目基礎(chǔ)工作管理控制論文

淺談電力工程總承包項目基礎(chǔ)工作的管理與控制

摘要：文章對電力系統(tǒng)工程總承包項目實施管理的優(yōu)勢和未來市場發(fā)展前景進行論述，對工程總承包關(guān)于項目管理的要點及內(nèi)容具體分析，對電力系統(tǒng)工程總承包的科學建設(shè)模式展望。abstract：thispaperdiscussedtheadvantagesanddevelopmentofpowersystemengineeringgeneralcontractingprojectmanagement，analyzedthepointsandcontentofprojectmanagementofgeneralcontracting，andmadethescientificoutlookontheengineeringgeneralcontractingofprojectmanagement.

關(guān)鍵詞：電力工程項目；總承包；管理與控制

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中圖分類號：tm7文獻標識碼：a文章編號：1006-4311（201*）32-0106-020引言

當前國內(nèi)經(jīng)濟快速的發(fā)展，傳統(tǒng)基建模式與宏觀經(jīng)濟對工程建設(shè)項目管理的高標準之間的矛盾愈發(fā)明顯�？辈炫c設(shè)計仍遵循傳統(tǒng)模式；采購計劃與施工管理控制等環(huán)節(jié)上的存在脫節(jié)，對工程建設(shè)的周期、及工程高效率的要求產(chǎn)生了不利影響，直接對投資效益造成影響，項目管理中的程序及方法嚴重匱乏，使得資源配置和優(yōu)化無

法正常運轉(zhuǎn)實施。人才的缺失及相關(guān)經(jīng)驗組織機構(gòu)也存在制約性。相比較而言，工程總承包的優(yōu)勢特點就更加明顯，一體化全管理模式，將實行設(shè)計，采購施工，工程項目的試運行全程管理控制，實現(xiàn)了資源配置及優(yōu)化、項目經(jīng)濟效益的最大化。工程總承包的建設(shè)模式優(yōu)勢明顯，滿足了業(yè)主對工程項目建設(shè)，水平質(zhì)量和高效率的要求。對此建設(shè)部在近幾年相繼頒發(fā)了與工程總承包相關(guān)的管理規(guī)范，規(guī)范對工程總承包和項目管理模式的概念及標準。1國內(nèi)電力總承包項目的市場環(huán)境地位

目前，主要以設(shè)計院為龍頭對工程總承包實施項目管理，規(guī)模、系統(tǒng)管理都收到一定限制。以電力工程總承包項目管理為例：電源點總承包建設(shè)項目主要來自地方或民營企業(yè)的項目投資與控股。電網(wǎng)工程總承包建設(shè)項目主要來自各電源點送出工程或用戶工程，縱使有極少數(shù)原電力系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)投資或控股的項目，也都是地方電網(wǎng)公司的低電壓等級且投資額較少的項目。

據(jù)此看出當前國內(nèi)電力系統(tǒng)工程建設(shè)對開展工程總承包管理認識有待加強，但從政策引導(dǎo)和市場環(huán)境判斷，電力工程總承包是建設(shè)模式的必然結(jié)果。根據(jù)目前已在海外拓展epc項目管理的國內(nèi)公司運轉(zhuǎn)情況看，國外epc項目管理的市場已經(jīng)成熟并得到認可。2電力工程總承包項目管理基礎(chǔ)工作

2.1項目組織機構(gòu)系統(tǒng)及分工原則在總承包項目管理組織中，無論是業(yè)主項目組織，還是epc總承包商項目組織，都應(yīng)納入統(tǒng)一的項目管理組織系統(tǒng)中，要符合項目建設(shè)系統(tǒng)化管理的需要。項目

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