淺析電力企業(yè)在檔案管理中存在的問題及其應(yīng)對策略

淺析電力企業(yè)在檔案管理中存在的問題及其應(yīng)對策略

作者：林衛(wèi)紅

摘要：電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場競爭的主動權(quán)。本文著重從電力企業(yè)檔案管理的重要性、存在的主要問題以及解決措施加以簡單闡述。關(guān)鍵詞：電力企業(yè)檔案管理重要性存在問題解決措施

隨著社會的發(fā)展、科技的進步，社會的各個領(lǐng)域都在不同程度的發(fā)生著變化。就拿電力行業(yè)來說，隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，電力的生產(chǎn)和經(jīng)營正在逐步邁向一個全新的發(fā)展階段。相應(yīng)的，檔案的利用價值也逐漸被凸現(xiàn)出來。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為電力工業(yè)服務(wù)，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。一、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力檔案在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力檔案的管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場競爭的主動權(quán)。所謂的電力企業(yè)檔案就是指電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的最原始記錄。它不僅真實的反應(yīng)了電力企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識信息，進而推動電力企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。這就要求電力部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，扎住機遇，加快建設(shè)和完善電力企業(yè)的檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的管理體制，保證電力企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。二、我國目前電力企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

1、電力企業(yè)的檔案管理得不到高層應(yīng)有的重視

很多電力企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)對電力檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和市場占有率、產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務(wù)比起來簡直是微不足道。正式由于高層領(lǐng)導(dǎo)的不重視，導(dǎo)致這些電力企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產(chǎn)生的直接后果就是無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

2、電力企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員的負責(zé)

很多電力企業(yè)的檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，對檔案管理工作也是相當(dāng)?shù)哪吧�，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要性。另外，相當(dāng)一部分的電力企業(yè)根本沒有設(shè)立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來，不僅不能推動企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，還會在一定程度上增加企業(yè)的經(jīng)營成本。

3、電力企業(yè)檔案管理的理論研究滯后

在新形勢下，電力檔案的管理工作已經(jīng)成為了電力企業(yè)管理部門所面臨的新課題。但是從目前來看，關(guān)于這方面的理論研究和政策指導(dǎo)還是相對滯后的，沒有取得什么顯著的研究成果。因此，電力企業(yè)需要投入更多的人力、物力，專注于此項研究。那么應(yīng)該主要研究哪些問題呢？1）電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題。2）電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向問題。3）國家、社會對有保存價值的檔案的鑒定問題。4）電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題。這些問題的研究和解決其實都不是一蹴而就的，它需要通過檔案管理部門在實踐中逐步摸索，逐步解決。4、電力企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從

目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。

其滯后性主要體現(xiàn)在2點。1）管理檔案的計算機配置相當(dāng)落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新。2）電力工程人員不能在工程現(xiàn)場調(diào)閱檔案圖紙。那么導(dǎo)致其發(fā)展滯后的原因主要有哪些呢？1）個別企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還沒有完全認識檔案信息化建設(shè)的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業(yè)信息化的整體規(guī)劃當(dāng)中，這樣就導(dǎo)致了對檔案信息化的人力、物力投入不足，發(fā)展滯后。2）企業(yè)檔案信息化其實是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數(shù)企業(yè)中，關(guān)于檔案信息化的制度和標(biāo)準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據(jù)。3）電力企業(yè)雖然配備了檔案數(shù)字化設(shè)施，但是由于種種原因的限制，導(dǎo)致其硬件設(shè)備使用率低，數(shù)字的錄入量非常有限。4）沒有充分的開發(fā)利用檔案信息資源。例如，有的企業(yè)花費了大量的成本來實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)了計算機檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內(nèi)使用，不能實現(xiàn)整個企業(yè)信息的資源共享。這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發(fā)和利用。5）電力企業(yè)的檔案管理部門缺乏高素質(zhì)的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展進程。三、強化電力企業(yè)檔案管理的措施

1、嚴格規(guī)范電力企業(yè)的檔案管理制度

電力企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進行，不宜盲目。比較常見的法規(guī)有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》等等。2、爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視

其實，電力企業(yè)中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預(yù)期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須說服企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。3、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

在新形勢下，要想將電力企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有素質(zhì)的檔案干部隊伍。要對他們進行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。那么我們具體應(yīng)該怎樣做來提高檔案工作人員的素質(zhì)呢？其中崗位培訓(xùn)是提高其素質(zhì)的最主要途徑。培訓(xùn)的方式要因人、因地而異，不可一概而論。但現(xiàn)場培訓(xùn)是一個較為普遍和有效的方式，它可以將培訓(xùn)和實際操作結(jié)合起來，是受訓(xùn)人員更能較快的掌握。另外，加大招考力度也是提高檔案管理人員素質(zhì)的一個有效途徑。通過招聘那些懂法律、會外語、精計算機的復(fù)合型人才，改變目前檔案管理部門所顯現(xiàn)的知識結(jié)構(gòu)不合理，年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。最后，還可以通過加強業(yè)務(wù)研究，來積極探索新的檔案管理方法，以便適應(yīng)新形勢下電力企業(yè)檔案管理工作的需要。4、進一步加強檔案的信息化建設(shè)

隨著計算機和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國電力檔案管理的信息化程度也在不斷加強。但我們?nèi)匀灰�通過借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使電力企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，我們還是要盡量爭取企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持，使他們能夠充分認識到企業(yè)檔案管理信息化的重大意義，進而支持將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。當(dāng)然，不同電力企業(yè)的檔案管理信息化進程可以是不一樣的，要具體問題具體分析。例如，對于那些經(jīng)濟效益好，現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè)，要鼓勵其全面開展檔案信息化建設(shè)。而對于那些經(jīng)濟效益不好的企業(yè)，我們可以采用分步實施、逐步推進的方式。

5、要切實做好電力企業(yè)檔案的安全防護工作

電力企業(yè)要積極按照國家關(guān)于檔案保管保護的規(guī)定，投入資金，配置具備防盜、防潮、

防火、防有害生物等的必要設(shè)施。對于那些特殊載體檔案，我們要采取更為嚴密的安全措施，進行重點防護。此外，我們要盡可能的保證那些涉及知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密的檔案的完整性。◆

參考文獻：

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淺談電力企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策

摘要：作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄和原始憑證，檔案管理是電力企業(yè)管理工作中不可或缺的組成部分，具有非常重要的作用。目前我國電力企業(yè)的檔案管理還存在著許多問題。文章具體分析了電力企業(yè)檔案管理中存在的問題，并針對性地提出了相關(guān)解決措施。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；問題；對策中圖分類號：g271文獻標(biāo)識碼：a文章編號：引言：

檔案管理作為電力企業(yè)經(jīng)營管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)的發(fā)展有著重要的影響。隨著電力行業(yè)的飛速發(fā)展和電力改革的不斷深入，企業(yè)檔案的管理工作出現(xiàn)了一些新的特點及變化。因此，如何有效開展電力企業(yè)檔案管理工作就具有重要的現(xiàn)實意義，該文從電力企業(yè)檔案管理的重要性入手，分析當(dāng)前存在的一些主要問題，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的對策，以便能更好的為電力企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。1.電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)檔案管理是電力企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)部分和重要環(huán)節(jié)，對電力企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)與發(fā)展具有十分重要的影響，是電力企業(yè)贏得市場競爭主動權(quán)的有力保證。作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄和原始憑證，電力企業(yè)檔案包含著許多內(nèi)容，涉及到方方面面，范圍

廣、門類多、信息容量大，是電力行業(yè)發(fā)展過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄。檔案是企業(yè)成長發(fā)展歷程的真實寫照，涵蓋著豐富的科技資源和知識信息，是一筆不可估量的財富。這些珍貴的檔案保存得是否完好，直接影響著檔案的保管壽命，制約著檔案被利用的效果。因此，面對目前電力企業(yè)檔案管理存在的問題，與時俱進，抓住機遇，做好電力企業(yè)檔案保護工作，加快企業(yè)檔案管理信息化步伐，不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，可為電力企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展提供強有力的信息保障，同時對促進電力行業(yè)的發(fā)展具有無可替代的重要意義。2.電力企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1規(guī)章制度、管理體系不健全，檔案利用率低

檔案管理工作是一項具有管理性、科學(xué)性的工作，需針對本單位實際情況制定一套科學(xué)、完整以及可操作性的管理規(guī)章制度。雖然目前大多數(shù)電力企業(yè)已經(jīng)建立了檔案管理制度，但不夠健全，在檔案的收集、保管、借閱、保密等方面還存在著一些問題，如檔案資料收集不全，信息缺失；借閱檔案時不履行相關(guān)手續(xù)，經(jīng)常有借無還；還有些檔案人員隨意涂改、銷毀甚至出售檔案資料，嚴重違反了檔案管理的要求。此外，企業(yè)對檔案的宣傳力度不夠，使得相關(guān)檔案的利用率較低。實際上，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益與社會效益，然而，長期以來，企業(yè)一直重“藏”輕“用”，缺乏有效的宣傳，使得企業(yè)員工對檔案的利用效益知之

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