廣告促銷(xiāo)物料及贈(zèng)品管理制度

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201*年6月1日

廣告促銷(xiāo)物料及贈(zèng)品管理制度

目的：為加強(qiáng)廣告促銷(xiāo)物料及贈(zèng)品的領(lǐng)用和管理，現(xiàn)根據(jù)公司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。

一、廣告促銷(xiāo)物料及贈(zèng)品需求及計(jì)劃

1.根據(jù)通路市場(chǎng)部提供的下季度促銷(xiāo)計(jì)劃（QPP）中所列的物料和贈(zèng)品類(lèi)型及促銷(xiāo)活動(dòng)形式、門(mén)店的實(shí)際情況和需求量、區(qū)域的庫(kù)存情況，區(qū)域在每個(gè)季度第二個(gè)月的20日前提交該區(qū)下個(gè)季度區(qū)域物料和贈(zèng)品需求量，提交表格為《X-X月門(mén)店贈(zèng)品POP計(jì)劃及活動(dòng)反饋》。2.根據(jù)促銷(xiāo)活動(dòng)要求、費(fèi)用預(yù)算、門(mén)店過(guò)往銷(xiāo)售情況、區(qū)域需求量和工廠的庫(kù)存情況，通路市場(chǎng)部會(huì)安排相關(guān)物料和贈(zèng)品的最終采購(gòu)量，以確保有充足的庫(kù)存滿足市場(chǎng)的需求。

3.通路市場(chǎng)部在活動(dòng)開(kāi)展的一個(gè)半月前提供該活動(dòng)的《區(qū)域物料和贈(zèng)品分配表》，將促銷(xiāo)物料和贈(zèng)品的配額分配給各個(gè)區(qū)域。

二、工廠物料和贈(zèng)品的領(lǐng)用

1.根據(jù)《區(qū)域物料和贈(zèng)品分配表》所分配的配額、門(mén)店和人員（促銷(xiāo)員和銷(xiāo)售）的分布狀況以及經(jīng)銷(xiāo)商的供貨情況，區(qū)域在收到《區(qū)域物料和贈(zèng)品分配表》的第三個(gè)工作日內(nèi)提交《物料需求申請(qǐng)及發(fā)放表》，當(dāng)中清晰列明所發(fā)贈(zèng)品和物料的類(lèi)型、編號(hào)、數(shù)量、計(jì)劃書(shū)編號(hào)、區(qū)域負(fù)責(zé)人名稱(chēng)及聯(lián)絡(luò)方式、發(fā)貨地址、收貨人名稱(chēng)及聯(lián)絡(luò)方式、預(yù)計(jì)到貨日期。

2.通路市場(chǎng)部會(huì)審核《物料需求申請(qǐng)及發(fā)放表》，并提供最終審核版本給工廠客服和區(qū)域。如發(fā)貨地址和收貨人資料有調(diào)整，區(qū)域需通知

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通路市場(chǎng)部和工廠客服，統(tǒng)一由工廠客服做協(xié)調(diào)。

3.工廠客服會(huì)根據(jù)審核后的《物料需求申請(qǐng)及發(fā)放表》，給到工廠訂單組作為發(fā)貨依據(jù)。如果超過(guò)一個(gè)區(qū)域的物料申請(qǐng)，工廠客服就會(huì)編制《物料發(fā)放通知表》并完成審批后給工廠訂單組作為發(fā)貨依據(jù)。4.如果物料和贈(zèng)品領(lǐng)用超過(guò)本區(qū)的配額，需要經(jīng)通路市場(chǎng)經(jīng)理的同意，區(qū)域才可領(lǐng)用。

5.工廠訂單組根據(jù)經(jīng)過(guò)有效審批的《物料需求申請(qǐng)及發(fā)放表》/《物料發(fā)放通知表》，填寫(xiě)工廠內(nèi)部的發(fā)貨申請(qǐng)并經(jīng)過(guò)工廠內(nèi)部審批后，去倉(cāng)庫(kù)提貨，安排隨該客戶(hù)所訂貨物一同發(fā)出。

6.工廠訂單組每天將廣告促銷(xiāo)物料和贈(zèng)品的發(fā)貨情況通知工廠客服、區(qū)域和通路市場(chǎng)部，以便區(qū)域銷(xiāo)售及時(shí)安排收貨。

三.工廠庫(kù)存

1.工廠倉(cāng)庫(kù)每月4號(hào)前將《工廠物料庫(kù)存表》發(fā)給通路市場(chǎng)部、品牌

組、工廠客服和區(qū)域，供通路市場(chǎng)部分配額、訂購(gòu)物料和區(qū)域領(lǐng)用時(shí)參考。

四.存放在區(qū)域的廣告促銷(xiāo)物料和贈(zèng)品的管理

區(qū)域負(fù)責(zé)管理存放在銷(xiāo)售區(qū)域的廣告促銷(xiāo)物料和贈(zèng)品（包括存放在區(qū)域辦事處、銷(xiāo)售或促銷(xiāo)人員處及存放于客戶(hù)處屬于我公司的廣告促銷(xiāo)物料和贈(zèng)品）。1．入庫(kù)

1)存放在區(qū)域辦事處的廣告促銷(xiāo)物料和贈(zèng)品由辦事處人員進(jìn)行驗(yàn)

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收（如有銷(xiāo)售助理的辦事處，由銷(xiāo)售助理負(fù)責(zé)），包括對(duì)質(zhì)量和數(shù)量?jī)煞矫�。然后根�?jù)實(shí)收數(shù)量填寫(xiě)《入庫(kù)單》。

2)存放在客戶(hù)處的廣告促銷(xiāo)物料由區(qū)域經(jīng)理指定的當(dāng)?shù)劁N(xiāo)售人員驗(yàn)收。該銷(xiāo)售人員須及時(shí)將驗(yàn)收情況反饋給辦事處，銷(xiāo)售助理根據(jù)反饋填寫(xiě)《入庫(kù)單》。

3)存放在銷(xiāo)售人員處的廣告促銷(xiāo)物料和贈(zèng)品由負(fù)責(zé)收貨的當(dāng)?shù)劁N(xiāo)售人員驗(yàn)收并填寫(xiě)《入庫(kù)單》。

4)驗(yàn)收中（及使用中）如發(fā)現(xiàn)廣告促銷(xiāo)物料存在嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題，須立即將有問(wèn)題的廣告促銷(xiāo)物料數(shù)量、殘次原因并提供用數(shù)碼像機(jī)所照的相片作為證明報(bào)給通路市場(chǎng)部，通路市場(chǎng)部會(huì)及時(shí)交由采購(gòu)部解決。

5)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量與《物料需求申請(qǐng)表》申領(lǐng)數(shù)量不符合，區(qū)域須立即和工廠客服部聯(lián)系并解決。

6)為了更有效管理物料，用作賣(mài)贈(zèng)活動(dòng)用的價(jià)值較高的贈(zèng)品和物料，原則上不允許區(qū)域存放在經(jīng)銷(xiāo)商處，應(yīng)結(jié)合就近的原則存放到辦事處或公司人員處，具體的存放地點(diǎn)區(qū)域應(yīng)根據(jù)參與活動(dòng)的門(mén)店和人員的分布情況而定。

7)根據(jù)工廠訂單組提供的發(fā)貨情況，區(qū)域銷(xiāo)售知道贈(zèng)品到達(dá)經(jīng)銷(xiāo)商處，應(yīng)第一時(shí)間安排贈(zèng)品運(yùn)送到區(qū)域指定的地方(辦事處或公司人員處)。運(yùn)送的方式建議有以下兩種:i.

卸掉運(yùn)給經(jīng)銷(xiāo)商的成品后，繼續(xù)要求運(yùn)輸商把贈(zèng)品運(yùn)到指定地址（辦事處或公司人員處），費(fèi)用歸到工廠運(yùn)輸成本處。此要求區(qū)域需在填寫(xiě)《物料需求申請(qǐng)表》時(shí)需注明，以便工

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廠協(xié)調(diào)。ii.

如運(yùn)輸商不方便把贈(zèng)品運(yùn)到指定地址，銷(xiāo)售可自行安排車(chē)輛運(yùn)送該批物料和贈(zèng)品，以及時(shí)運(yùn)走并便于公司人員領(lǐng)用和派發(fā)。產(chǎn)生的運(yùn)輸費(fèi)用入促銷(xiāo)費(fèi)用里面的其他費(fèi)用類(lèi)別，并走相關(guān)的費(fèi)用申請(qǐng)和核銷(xiāo)的流程。2．領(lǐng)用

1)存放在辦事處或客戶(hù)處的廣告促銷(xiāo)物料領(lǐng)用都需要填寫(xiě)《領(lǐng)用單》，《領(lǐng)用單》上注明是需要辦事處還是其他存放地領(lǐng)取，由區(qū)域經(jīng)理審批。如區(qū)域經(jīng)理出差在外，可電郵同意并指定人員（銷(xiāo)售助理）代簽。

2)銷(xiāo)售助理根據(jù)有效審批的《領(lǐng)用單》安排發(fā)放，領(lǐng)用人員需要簽名確認(rèn)。

3)對(duì)于存放在客戶(hù)處的廣告促銷(xiāo)物料，可以由申請(qǐng)的銷(xiāo)售人員委托銷(xiāo)售助理代為填寫(xiě)《領(lǐng)用單》。審批完成后，銷(xiāo)售助理通知該銷(xiāo)售人員可以領(lǐng)用。

4)對(duì)于存放在辦事處價(jià)值較高的贈(zèng)品和物料，區(qū)域可根據(jù)之前分配好的各門(mén)店的配額，銷(xiāo)售助理填寫(xiě)好《領(lǐng)用單》，領(lǐng)用人簽名后，一次性領(lǐng)用后分發(fā)給促銷(xiāo)人員使用，由促銷(xiāo)人員做好保管。5)如存放在公司人員處的贈(zèng)品，促銷(xiāo)員領(lǐng)用時(shí)需填寫(xiě)好《領(lǐng)用單》并給到銷(xiāo)售助理處。

6)促銷(xiāo)員每次派發(fā)完贈(zèng)品后，需在《促銷(xiāo)活動(dòng)贈(zèng)品派發(fā)登記表》中做好登記并每周把資料提交給負(fù)責(zé)管理促銷(xiāo)贈(zèng)品的銷(xiāo)售主

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管，該主管要抽查登記表的內(nèi)容并核對(duì)贈(zèng)品發(fā)放的數(shù)量是否與領(lǐng)用數(shù)量相符，贈(zèng)品發(fā)放數(shù)量需在區(qū)域匯報(bào)促銷(xiāo)活動(dòng)進(jìn)度的報(bào)表中反饋。如部分門(mén)店的贈(zèng)品派發(fā)進(jìn)度不理想，銷(xiāo)售主管可以在門(mén)店之間做贈(zèng)品配額的調(diào)整。3．臺(tái)帳

1)區(qū)域須建立臺(tái)帳，根據(jù)審批有效的入庫(kù)和領(lǐng)用單據(jù)，及時(shí)記錄廣告促銷(xiāo)物料的進(jìn)、出、存情況。4．盤(pán)點(diǎn)

1)每月第一個(gè)工作日區(qū)域銷(xiāo)售助理需對(duì)存放于辦事處的廣告促銷(xiāo)物料的庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。

2)盤(pán)點(diǎn)后需要在《區(qū)域物料庫(kù)存表》簽名、存檔。

3)存放在客戶(hù)處的廣告促銷(xiāo)物料由指定的銷(xiāo)售人員每月盤(pán)點(diǎn)、填寫(xiě)的《區(qū)域物料庫(kù)存表》反饋給區(qū)域銷(xiāo)售助理。

4)如實(shí)際盤(pán)點(diǎn)數(shù)與臺(tái)帳數(shù)有差異，需要通知區(qū)域經(jīng)理，進(jìn)行原因查找和復(fù)核。

5)如有需要報(bào)廢的廣告促銷(xiāo)物料，由銷(xiāo)售助理列出清單《物料報(bào)廢單》，交區(qū)域經(jīng)理、通路市場(chǎng)部審批后處理。5．庫(kù)存

1)每月底區(qū)域銷(xiāo)售助理需要匯總編制本區(qū)域《區(qū)域物料庫(kù)存表》，并結(jié)合月初的盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)，分別列出存放在區(qū)域各辦事處、存放

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在客戶(hù)處的全部廣促品和贈(zèng)品的使用情況。

2)區(qū)域每月7日前把《區(qū)域物料庫(kù)存表》報(bào)送給：區(qū)域經(jīng)理、通路市場(chǎng)部、銷(xiāo)售運(yùn)作部。

附表:

附表1:《X-X月門(mén)店贈(zèng)品POP計(jì)劃及活動(dòng)反饋》附表2:《區(qū)域物料和贈(zèng)品分配表》附表3:《物料需求申請(qǐng)及發(fā)放表》附表4:《物料發(fā)放通知表》附表5:《入庫(kù)單》附表6:《領(lǐng)用單》

附表7:《促銷(xiāo)活動(dòng)贈(zèng)品派發(fā)登記表》附表8：《報(bào)廢單》

附表9:《區(qū)域物料庫(kù)存表》附表10:《工廠物料庫(kù)存表》

文件起草人：_______________日期：_________________姓名：李燕婷通路市場(chǎng)經(jīng)理

文件審核人：_______________日期：__________________姓名：陳士杰市場(chǎng)總監(jiān)

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擴(kuò)展閱讀：促銷(xiāo)物料管理規(guī)定[1]

科龍集團(tuán)廣告促銷(xiāo)物料管理規(guī)定

1目的

為使促銷(xiāo)物料從收貨到使用過(guò)程有一個(gè)規(guī)范的管理，做到物有所用，充分合理地利用企業(yè)資源，特制定本規(guī)定。2適用范圍

本規(guī)定適用于科龍集團(tuán)整合傳播部、駐外分公司及其合作單位。3管理職責(zé)

廣告促銷(xiāo)物料的管理由整合傳播部綜合管理科歸口管理，各相關(guān)科室配合執(zhí)行。4驗(yàn)收及倉(cāng)管

4.1整合傳播部各科室在廣告促銷(xiāo)物料制作合同執(zhí)行前，必須提供已確認(rèn)的物料樣品（含內(nèi)外包裝及打包方法）給綜合管理科;

4.2相關(guān)職能科室在交貨時(shí)須提前通知綜合管理科，由綜合管理科按合同和樣品對(duì)其數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收(相關(guān)科室對(duì)其質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收);

4.3廣告促銷(xiāo)物料儲(chǔ)存?zhèn)}的倉(cāng)管員須按照公司倉(cāng)庫(kù)管理有關(guān)規(guī)定辦理物料的入倉(cāng)及倉(cāng)儲(chǔ)管理;

4.4綜合管理科對(duì)促銷(xiāo)物料實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤和臺(tái)帳管理，每月向相關(guān)科室提交臺(tái)帳報(bào)表；4.5分公司查收總部下發(fā)的促銷(xiāo)物料時(shí)，須與總部下發(fā)的廣告物料發(fā)放明細(xì)表（由綜合管理科依據(jù)相關(guān)科室《廣告促銷(xiāo)物料分發(fā)計(jì)劃表》編制）及《發(fā)運(yùn)清單》數(shù)量進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收支，并填寫(xiě)《科龍電器廣告促銷(xiāo)物料月度管理臺(tái)帳》（附表1），登記入庫(kù)。如數(shù)量不符或物品發(fā)生運(yùn)輸毀損時(shí)，應(yīng)及時(shí)與綜合管理科聯(lián)系，并取得相關(guān)證明材料（貨運(yùn)記錄）備查，同時(shí)將缺少的物料清單報(bào)綜合管理科，以便及時(shí)補(bǔ)給、追查和索賠;4.6分公司自行制作的廣告促銷(xiāo)物料收貨時(shí)，須由整合傳播科人員進(jìn)行驗(yàn)收合格后，方可辦理入庫(kù)，并做好登記手續(xù)。

4.7分公司須有固定的地點(diǎn)儲(chǔ)存廣告促銷(xiāo)物料，將各種物料分類(lèi)存放，并做到標(biāo)識(shí)清楚明白，且每次領(lǐng)用時(shí)，都須做好登記，保持帳、物數(shù)量的一致。5申領(lǐng)

5.1本部科室與其他各部門(mén)科室需領(lǐng)取有關(guān)促銷(xiāo)物料時(shí)，須填寫(xiě)《科龍電器廣告促銷(xiāo)物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》（附表2），經(jīng)綜合管理科審核，貴重物品或批量物料須經(jīng)主管部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可向倉(cāng)管員領(lǐng)�。�

5.2各分公司促銷(xiāo)物料的領(lǐng)用必須要有計(jì)劃申報(bào)，批準(zhǔn)后方可使用。如屬統(tǒng)一分發(fā)廣告促銷(xiāo)物料時(shí)，由整合傳播科制訂分發(fā)計(jì)劃，填寫(xiě)《科龍電器廣告促銷(xiāo)物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)整合傳播科長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可出倉(cāng)；

5.3各分公司人員臨時(shí)領(lǐng)取廣告促銷(xiāo)物料時(shí)，必須填報(bào)附表2，(若業(yè)務(wù)員委托商家領(lǐng)用，同樣須填寫(xiě)表格，代為簽收)，經(jīng)整合傳播科指定人員審核后，方可出倉(cāng)；

5.4分公司根據(jù)促銷(xiāo)物料使用情況，準(zhǔn)時(shí)客觀地填寫(xiě)《科龍電器廣告促銷(xiāo)禮品用戶(hù)登記表》（附表3），活動(dòng)結(jié)束后交回作為報(bào)帳憑證；5.5分公司每月25日前根據(jù)需求情況向冰箱、空調(diào)傳播科提交《科龍電器廣告促銷(xiāo)物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，綜合管理科根據(jù)冰箱、空調(diào)傳播科的匯總表組織物料的分發(fā)；6發(fā)運(yùn)

6.1總部各職能科室制作物料時(shí)，須留出足夠的緩沖時(shí)間(按最遠(yuǎn)地點(diǎn)計(jì)，緩沖時(shí)間最少不低于8天)，以便于綜合管理科正常組織發(fā)運(yùn)；

6.2綜合管理科根據(jù)有關(guān)職能科室編制的分公司廣告促銷(xiāo)物料分配表（此表需科長(zhǎng)審核），及時(shí)、準(zhǔn)確地向各分公司發(fā)運(yùn)所需廣告促銷(xiāo)物料；

6.3物料運(yùn)輸原則上不采用空運(yùn)，如因時(shí)間緊迫需空運(yùn)的，需經(jīng)整合傳播部部長(zhǎng)（或副部長(zhǎng)）批準(zhǔn)方可（其空運(yùn)費(fèi)用在相關(guān)品牌傳播費(fèi)用中列支）。7使用監(jiān)控

7.1對(duì)單價(jià)在20元以下的促銷(xiāo)贈(zèng)品派發(fā)，允許各分公司和相對(duì)應(yīng)活動(dòng)商場(chǎng)不做登記；7.2對(duì)單價(jià)在20元-50元的促銷(xiāo)贈(zèng)品（隨機(jī)附送），須填報(bào)《科龍電器促銷(xiāo)禮品用戶(hù)登記表》，包括消費(fèi)者姓名、詳細(xì)地址、聯(lián)系電話及發(fā)票號(hào)，作為報(bào)帳憑證；

7.3對(duì)單價(jià)在50元-100元的貴重促銷(xiāo)贈(zèng)品（隨機(jī)附送），還須填寫(xiě)消費(fèi)者姓名、詳細(xì)地址、聯(lián)系電話及發(fā)票復(fù)印件，作為推廣費(fèi)用的報(bào)帳憑證；7.4對(duì)單價(jià)在100元以上的促銷(xiāo)贈(zèng)品，另需用戶(hù)身份證復(fù)印件。8檢查：

整合傳播部將不定期對(duì)促銷(xiāo)物料儲(chǔ)存?zhèn)}及各分公司促銷(xiāo)物料的管理情況進(jìn)行檢查跟蹤，內(nèi)容包括：物料倉(cāng)儲(chǔ)是否整齊有序；收發(fā)、領(lǐng)用登記是否齊備；管理臺(tái)帳是否建立和完整；數(shù)目是否準(zhǔn)確清晰。

附《科龍電器廣告促銷(xiāo)物料月度管理臺(tái)帳》（附表1）

《科龍電器廣告促銷(xiāo)物料領(lǐng)用申請(qǐng)表》（附表2）《科龍電器廣告促銷(xiāo)禮品用戶(hù)登記表》（附表3）附加說(shuō)明：

本規(guī)定由整合傳播部起草并解釋?zhuān)槐疽?guī)定從批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。

起草：綜合管理科審核：楊紅春批準(zhǔn)：張彬附表1

科龍電器廣告促銷(xiāo)物料月度管理臺(tái)帳

日期：年月日編號(hào)NO：序單入倉(cāng)總已分發(fā)現(xiàn)庫(kù)存品牌類(lèi)別物料名稱(chēng)規(guī)格備注號(hào)位數(shù)總數(shù)總數(shù)12345678910111213141516171819202122232425262728293031填報(bào)人：審核：參

閱：

注：分公司的物料，整合傳播科每月28日前由科長(zhǎng)審核后，報(bào)分公司經(jīng)理參閱；總部的物料，每月28日前由綜合管理科科長(zhǎng)審核后，報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室參閱。附表2

科龍電器廣告促銷(xiāo)物料領(lǐng)用申請(qǐng)表

部門(mén)：日期：年月日編號(hào)NO：序號(hào)品牌類(lèi)別名稱(chēng)規(guī)格單位數(shù)量用途說(shuō)明備注申請(qǐng)人：審核：批準(zhǔn)：注：無(wú)論分公司還是整合傳播部廣告物料的領(lǐng)用，必須作憑此表方可出倉(cāng)；此表作為紀(jì)查之憑證。

附表3

科龍電器廣告促銷(xiāo)禮品用戶(hù)登記表

活動(dòng)地點(diǎn)：活動(dòng)日期：月日月日編號(hào)NO：序購(gòu)機(jī)贈(zèng)品用戶(hù)詳細(xì)地址聯(lián)系電話購(gòu)機(jī)型號(hào)購(gòu)機(jī)發(fā)票號(hào)禮品名稱(chēng)用戶(hù)簽名備注號(hào)數(shù)量數(shù)量167891011121314151617合計(jì)注：此表作為報(bào)銷(xiāo)憑證。20元以上禮品必須填報(bào)此表，50元以上禮品另附復(fù)印購(gòu)機(jī)發(fā)票作為報(bào)賬憑證。

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