如何做好會議籌備工作

如何做好會議籌備工作

會議是一個動態(tài)性的合成詞。從字面含義上講，“會”的基本意思有聚會、見面、集會等；“議”的基本意思是討論、商議�，F代意義上的會議，是指有組織、有領導的召集人們商議事情、安排工作的行為過程。籌備會議，看似簡單，其實里面有著非常復雜的程序和一定的工作技巧，筆者根據多年工作的經驗，就如何籌備好會議簡要總結如下：

會議組織工作大致可分為會前、會中和會后三個基本程序。由于會議的性質、議題、規(guī)模等各有不同，會議組織工作的具體環(huán)節(jié)和內容也有一定的差異。

一、會議前期的籌備工作

（一）制定會議預案。會議召開之前應根據工作需要和領導意圖擬訂會議計劃，對其必要性、重要性、可行性進行論證，對其整個過程制定周密、細致的會議預案，以保證會議的順利進行。會議預案中應明確下列內容：一是會議名稱。擬定會名，應根據會議的內容、主題和人數等來考慮，切忌名實不符。二是會議主題，即召開會議的原因、目的和指導思想。三是會議時間，即會議的起止日期。四是參會人員。這要依據會議的性質和內容來確定參會人員的范圍，既不過寬，也不過嚴。五是會場安排。會場的選擇與布置應根據會議的人數、內容、會場容量等情況綜合考慮。六是會議的其它活動。如表彰發(fā)獎、現場參觀、電子演示、錄像、照相（重要會議需要提前聯(lián)系新聞媒體）等。

（二）準備會議材料。會議材料的準備是開會之前最重要的工作環(huán)節(jié)，也是占用時間、精力最多的環(huán)節(jié)。一是確定會議議程。根據會議的內容，合理安排會議進行過程中需要的程序，包括領導講話、文件傳達、表態(tài)發(fā)言等。二是會議通知。會議召開之前都要發(fā)出會議通知，要做到及時、準確、明晰、簡要，防止重發(fā)、錯發(fā)或漏發(fā)。會議通知要寫明為何開會、會名、會期、時間與地點，參加人員范圍。如果需要相關單位準備發(fā)言材料的，要提前下發(fā)預備通知，以便準備。三是相關文秘材料。根據會議的內容和領導意圖，撰寫領導講話、工作方案、主持詞、交流材料等。文秘材料準備期間，要把握好撰寫、校對、印刷、分裝等環(huán)節(jié)。（三）安排布置會場。會場的選擇要根據各種相關因素綜合考慮，尤其要注意以下條件：大小是否合適；座位是否夠用；光線是否充足；照明是否清晰；溫度是否適宜；音響效果是否良好；錄音錄像設施是否完備等。會場布置包括主席臺設置、座席排列、會標等，基本原則是樸素、大方，體現出會議的主題和氣氛。要重點做好座次排列，包括主席臺座次和其他與會者座次。主席臺座次以人員的職務或社會地位、名望高低排列，最高者排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間座位為起點，面向會場依左為上、右為下的原則交叉排列。其他座次也應按照級別對應擺放。座次安排須報領導審定。

二、會議期間的組織工作會議進行期間，是會議組織人員最為活躍的階段。工作人員要認真做好會中服務工作，協(xié)助領導者掌握會議信息，對會議實施有效指揮和控制，使會議朝著既定的目標進行。一是簽到。為及時了解與會人員的出席情況，會議開始時要做好簽到工作。二是接待。如果有重要領導或者其他單位與會人員，在做好會議室準備的同時，要準備好接待室，在會議召開之前在接待室等候，對來人要彬彬有禮、熱情周到地進行接待服務。三是會議記錄。會議記錄是會議情況最原始、最全面、最真實的反映，是會議內容和過程的重要憑證。工作人員要認真做好會議記錄，為日后分析研究有關問題、擬定有關材料等提供依據和素材。對于重要會議的講話、發(fā)言，有時還要進行錄音、錄像，以便會后整理、印發(fā)與存檔。四是會間調度。會間調度是指會議進行期間對會議程序、內容以及會場服務等所作的調整和安排。工作人員要及時掌握會議進行的情況和與會者的意見、建議，協(xié)助領導者履行會議議程和任務。如有頒獎、上臺發(fā)言等，要合理安排，保持會場秩序。五是會中服務。要根據會議的發(fā)展，適當調整光線、溫度、音響等，做好及時補充茶水等簡易服務。

三、會議以后的總結工作

一是安排退場。會議結束后，要維護好會場秩序，安排領導先行退場，其他人員依次離開。二是清理會議文件。會議過程中形成的大量文件材料，在會議結束時要及時回收、整理或立卷歸檔，確保文件的安全與保密。三是編寫會議簡報。會議簡報是反映會議進程、動態(tài)，向與會者通報會議情況的文件形式。編寫會議簡報，便于領導及時了解會議全貌和進程，便于與會者之間交流經驗、溝通信息。四是撰寫會議紀要。重要會議結束后，要撰擬會議紀要。會議紀要是通過會議記錄進行整理、組合和概括，準確反映會議精神的議定事項，以便與會單位共同遵守、執(zhí)行的公文，具有較強的規(guī)定性和約束力。五是會議工作總結。一次會議結束后，工作人員要對會務工作進行及時、認真的總結，以肯定成績，找出不足，便于做好以后的會議組織工作

1、確定會議程序選定會場

2、確定會議題目、主持人、參加人員、會場布置、含會標粘貼。3、通知參加會議人員

4、安排后勤、飲料、工作餐、交通工具5、會議材料準備、印刷、檔案袋、筆、本等

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淺談如何做好會議準備工作

會議準備工作是辦公室工作的一項重要內容。一年來，辦公室主辦、承辦和協(xié)辦了不少大大小小的會議，如全省水文工作會議、全省水文系統(tǒng)文明創(chuàng)建總結表彰大會、局長辦公會議、全國旱情監(jiān)測會議、水情工作會議等等。我認為，做好會議準備工作一定要注意以下幾點。

（一）擬定會議工作方案。一般應包括以下內容：會議記錄簡報工作、會議經費預算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。

（二）選定、安排議題。會議討論的問題、決策的對象，就是議題。大中型會議的議題由會議領導機關和領導同志確定。日常會議的議題，有的由分管某項工作的領導同志提出，有的由下級機關或者根據領導同志指示準備議題，然后將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，報請有關領導審查后，按周、月或季度統(tǒng)籌安排。

安排會議議題應注意以下問題：一是下一級會議可以解決的或者分管領導可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論；二是局里的業(yè)務會議同黨、團、工、青、婦等會議討論的議題要有所區(qū)別；三是提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并在開會前幾天經領導同志審批后，發(fā)給有關同志閱讀，準備意見；四是臨時提出的一般議題不宜倉促安排，保證會議質量；五是一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排一個主要議題和一二個小議題為宜，六是盡可能地將同類性質的議題提交一次會議討論；七是應準備一些后備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。

（三）擬定會議議程、日程和程序。議程，是會議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項寫出即可。日程，是在一般時間內會議進行的具體安排，一般采用簡短文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可，如有說明，附于表后。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡，可粗可細。議程、日程應當事先發(fā)給與會人員。程序只供領導同志主持會議時參考，不發(fā)給其他同志。

（四）準備會議文件、報告。日常工作會議的文件、報告，主要應由各職能部門起草準備。會議秘書部門應于會前通知有關部門報送會議文件，對文件內容和質量進行初審，并向領導同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。

（五）提出與會人員名單。提名與會人員，應當注意日常工作會議請與會議討論議題密切相關的部門領導同志列席；臨時性會議，屬于征求意見性質的，應請有關方面的主要領導同志和代表參加；屬于專業(yè)性質的，應請各有關方面主管該項工作的領導同志、專家和在該方面有實際經驗的工作者參加；屬于紀念、慶祝性質的，應請離退休老同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴適度，準確無誤。從有利工作出發(fā)，做到提名合情合理，不寬不嚴，不錯提，不漏提。

（六）編排分組。參加會議人員名單確定之后，要對與會人員進行編組，即按照一定的規(guī)律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。在進行編組時，要注意組的數量、規(guī)模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會議機關的領導同志分散到各個組。

（七）選定、布置會場。1、選定會場。會場的選擇，要結合開會人數、會議內容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：第一，會場大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會場地點適中。第三，會場附屬設施齊全，包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等。2、布置會場。不同的會議，要求有不同的布置形式。座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。

（八）制發(fā)會議證件。會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證據。會議證件可分為兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務、發(fā)證日期、證件號碼等。有些重要證件還應貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（九）發(fā)布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后，要盡早發(fā)出開會通知，以便與會人員提前做好準備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態(tài)度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數較多或比較莊重的會議，宜發(fā)書面通知。口頭通知特別是電話通知，應擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發(fā)出后，應及時檢查并進行落實。

（十）制定會議須知。會議須知的內容主要包括請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。

（十一）負責會議報到。會議報到是指需要集中住宿的會議的與會者到達開會地點并通知會務單位。對于應該報到而未及時報到的，應注意催促。報到完畢后，應匯總情況，向會議領導報告。

（十二）會議秘書工作機構的設置和工作人員的調配。日常工作性會議、小型會議，一般由辦公室或業(yè)務處室工作人員負責會議工作。規(guī)模較大且又較重要的會議，需組織精干有力的工作班子或成立大會秘書處，下設若干工作小組如秘書組、文件組、宣傳報道組、交通組等，明確分工，各負其責，保證會議順利進行。

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