11級(jí)秘書實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)計(jì)劃

金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院

學(xué)期實(shí)訓(xùn)計(jì)劃

（201*/201*學(xué)年第1學(xué)期）

實(shí)訓(xùn)名稱秘書實(shí)務(wù)適用班級(jí)文秘11級(jí)編寫者申屠佩貞

課程組長(zhǎng)（簽名）專業(yè)主任（簽名）

201*年9月4日

1

實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目說明

實(shí)訓(xùn)大綱名稱版本實(shí)訓(xùn)教材名稱版本實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書名稱版本計(jì)劃實(shí)訓(xùn)總學(xué)時(shí)數(shù)參加實(shí)訓(xùn)學(xué)生人數(shù)校內(nèi)自編校內(nèi)自編84人（以下填寫實(shí)訓(xùn)目的、實(shí)訓(xùn)要求、實(shí)訓(xùn)紀(jì)律、安全操作規(guī)程、考核辦法、操作技能標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)生分組名單及其它具體要求事項(xiàng)�？衫m(xù)頁(yè)。）一、實(shí)訓(xùn)目的為了貫徹理論聯(lián)系實(shí)際的教學(xué)原則，加強(qiáng)教學(xué)的實(shí)踐性和操作性，使學(xué)生通過技能訓(xùn)練，運(yùn)用課堂知識(shí)，熟悉和掌握秘書工作的規(guī)范和程序，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，以培養(yǎng)從事秘書常規(guī)管理工作的服務(wù)型人才。二、實(shí)訓(xùn)內(nèi)容1.熟悉秘書部門（辦公室）常規(guī)事務(wù)管理工作的具體內(nèi)容；2.辦公室文書的撰擬、運(yùn)轉(zhuǎn)、管理；3.辦公室資料的收集、整理；4.來訪者的接待工作；5.協(xié)助做好督查及調(diào)研工作；6.會(huì)議的籌備組織及會(huì)務(wù)服務(wù)工作；7.維護(hù)辦公室的良好環(huán)境；8.熟練進(jìn)行辦公設(shè)備及辦公系統(tǒng)的操作；9.做好辦公室印信使用工作；10.指導(dǎo)老師臨時(shí)交辦的其他辦公室事務(wù)工作。上述實(shí)訓(xùn)內(nèi)容，各實(shí)訓(xùn)單位可視具體情況參照?qǐng)?zhí)行。三、實(shí)訓(xùn)時(shí)間與地點(diǎn)時(shí)間：201*年9月－201*年6月課余時(shí)間地點(diǎn)：校內(nèi)各部門四、實(shí)訓(xùn)紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守所在實(shí)習(xí)單位的規(guī)章制度；2.遵守實(shí)習(xí)單位作息時(shí)間，原則上不準(zhǔn)請(qǐng)假，如有特殊情況，須經(jīng)指導(dǎo)老師批準(zhǔn)；3.服從指導(dǎo)老師的安排和管理，保質(zhì)保量完成實(shí)訓(xùn)任務(wù)；4.待人文明禮貌，著裝規(guī)范，注意儀表，同學(xué)之間團(tuán)結(jié)友愛，互相幫助；5.注意安全，不要隨便外出；6.實(shí)訓(xùn)時(shí)間不得進(jìn)行與實(shí)訓(xùn)無關(guān)的事務(wù)；7.未盡事宜由實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)老師另行通知。（續(xù)上頁(yè)。）五、指導(dǎo)老師職責(zé)1．對(duì)在本單位實(shí)訓(xùn)的學(xué)生要嚴(yán)格要求，全面負(fù)責(zé)。2．認(rèn)真做好學(xué)生的考勤工作，監(jiān)督學(xué)生在實(shí)訓(xùn)日志上如實(shí)記錄實(shí)訓(xùn)時(shí)間和實(shí)訓(xùn)內(nèi)容，并簽名。3．及時(shí)向?qū)嵱?xùn)學(xué)生介紹相關(guān)實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目的理論、原則等基本基礎(chǔ)知識(shí)。4．給實(shí)訓(xùn)學(xué)生起示范作用，在實(shí)訓(xùn)期間，跟進(jìn)并樂于參與到學(xué)生的實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目中。5．給實(shí)訓(xùn)學(xué)生以業(yè)務(wù)上的耐心指導(dǎo)與幫助。6．及時(shí)了解實(shí)訓(xùn)學(xué)生的項(xiàng)目進(jìn)程，有方向性錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)講評(píng)指正。7．及時(shí)與師范學(xué)院帶隊(duì)教師交換意見。8．及時(shí)寫出每個(gè)實(shí)訓(xùn)學(xué)生的實(shí)訓(xùn)評(píng)語(yǔ)，并評(píng)定實(shí)訓(xùn)成績(jī)。9．幫助實(shí)訓(xùn)學(xué)生妥善處理好實(shí)訓(xùn)中出現(xiàn)的偶發(fā)事件。六、帶隊(duì)老師職責(zé)1．根據(jù)實(shí)訓(xùn)教學(xué)大綱和實(shí)施計(jì)劃，做好實(shí)訓(xùn)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作；2．督促學(xué)生遵守實(shí)訓(xùn)單位的各項(xiàng)管理制度，防止意外事故的發(fā)生；3．嚴(yán)格執(zhí)行考勤制度，加強(qiáng)實(shí)訓(xùn)學(xué)生的業(yè)余生活管理；4．帶隊(duì)教師要深入實(shí)訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)，了解實(shí)訓(xùn)情況，協(xié)調(diào)處理實(shí)訓(xùn)中的各種問題；5．及時(shí)向本院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)學(xué)生實(shí)訓(xùn)情況，評(píng)價(jià)學(xué)生實(shí)訓(xùn)的平時(shí)表現(xiàn)，對(duì)在實(shí)訓(xùn)過程中嚴(yán)重違反實(shí)訓(xùn)紀(jì)律或造成重大事故造成不良影響的學(xué)生提出處理意見，并及時(shí)上報(bào)處理；6．組織學(xué)生做好實(shí)訓(xùn)結(jié)束工作，對(duì)實(shí)訓(xùn)效果作出書面總結(jié)；7．負(fù)責(zé)學(xué)生實(shí)訓(xùn)成績(jī)的統(tǒng)計(jì)和錄入工作，及時(shí)收集實(shí)訓(xùn)過程資料（學(xué)生實(shí)訓(xùn)手冊(cè)或?qū)嵱?xùn)報(bào)告、實(shí)訓(xùn)總結(jié)等）并上交歸檔。七、考核辦法考核成績(jī)分為：優(yōu)秀（90-100）、良好（80-89）、中等（70-79）、合格（60-69）不合格（60以下）五個(gè)等級(jí)�？己隧�(xiàng)目指導(dǎo)老師評(píng)分（70%）出勤率（20分）禮儀儀表（10分）工作態(tài)度（20分）工作能力（10分）工作量（10分）專業(yè)老師評(píng)分（30%）實(shí)習(xí)作業(yè)（15%）實(shí)習(xí)總結(jié)（15%）考核標(biāo)準(zhǔn)紀(jì)律性強(qiáng)，無遲到、早退、曠工情況發(fā)生，有事請(qǐng)假。每學(xué)期至少實(shí)習(xí)30次。穿戴得體（6分），待人熱情，講究文明禮貌（6分），同學(xué)之間團(tuán)結(jié)友愛（8分）。服從工作安排（5分），做事積極主動(dòng)（5分）、認(rèn)真負(fù)責(zé)（5分），互助協(xié)作（5分），虛心好學(xué)（5分）。能熟練運(yùn)用所學(xué)的知識(shí)解決和處理實(shí)際問題（5分）；具有一定的工作方法與技巧，具有一定的創(chuàng)新能力（5分）。根據(jù)學(xué)生工作量和工作難度酌情評(píng)分。獨(dú)立完成，內(nèi)容詳實(shí)，表述通順，結(jié)構(gòu)完整，并有自己獨(dú)到的見解。酌情評(píng)分。以下情形之一的，實(shí)訓(xùn)成績(jī)?yōu)椴缓细瘢?.嚴(yán)重違反實(shí)習(xí)紀(jì)律而屢教不改者；2.實(shí)習(xí)時(shí)間不足三分之二者。3．實(shí)習(xí)期間不服從部門指導(dǎo)老師意圖者；4．實(shí)習(xí)表現(xiàn)受到指導(dǎo)老師點(diǎn)名批評(píng)者。實(shí)訓(xùn)安排表

實(shí)習(xí)單位學(xué)生名單單位指聯(lián)系方式帶隊(duì)老師導(dǎo)老師基地辦徐炎、羅敏呂美巧685756傅軍宣傳部王美玲、何余帆、方敏686310650503凌豪杰馮院葉余芬馮院教務(wù)處秦姣娜高潔682965科技處吳凱嬌王瑞敏686628總院工會(huì)尹熠熠朱主席688015總院督導(dǎo)處楊妙青潘衛(wèi)明687616組織部陸鑫、潘邵敏、丁文剛688776金曉曉院長(zhǎng)辦公室周玉麗占建青688832成教學(xué)院辦公室蔣霜吳瑞清664978醫(yī)用電子儀器林美華、梁春艷劉子堅(jiān)686852校檔案館王發(fā)頂、陳潔靜、杜老師670635葉曉秋、周潔、俞露露、李麗素、費(fèi)娜、謝林健藝術(shù)學(xué)院李潔、汪美紅、周睿688992張蒙蒙葉向軍藝術(shù)教科辦戴婉瓊、朱康麗、周翔680594675155阮依婷藝術(shù)服裝鄧炎麗、湯飄飄胡雅麗682202電子商務(wù)陳曉東胡華江688933法律陳家琪單盈681817建工學(xué)院辦公室徐思思、馬小燕包老師683166建工學(xué)院教科辦童寶飛、彭美萍周宏681206建工學(xué)院團(tuán)委藍(lán)易園、王燕子包靚683166

實(shí)習(xí)單位學(xué)生名單單位指聯(lián)系方式帶隊(duì)老師導(dǎo)老師建工學(xué)院學(xué)工辦童卓文吳樂央680102建筑工程專業(yè)盛依琳程顯風(fēng)689592旅游學(xué)院教科辦杜春怡、李政凱石秀珍691604會(huì)展專業(yè)劉富五麻益軍681182申屠信息學(xué)院教科辦郁利宗、俞艷紅花有清683878671516計(jì)算機(jī)應(yīng)用楊琳麗樓小明684320計(jì)算機(jī)楊衛(wèi)宣翠仙689650通信與網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目洪一萍趙敏笑684426電氣自動(dòng)化技術(shù)專業(yè)徐挺挺張小杭83279733689851機(jī)電教科辦曹月紅、陳文巧、劉正懷681156趙云芝、萬(wàn)瑪措機(jī)電莊夢(mèng)潔楊杭旭664983應(yīng)電專業(yè)林杏美余紅娟686839模具專業(yè)樂春燕王老師635110機(jī)制鄭彥嫣戴欣平687020化工與制藥學(xué)院繼教魯靈楠、龔丹丹陶曉敏683479部農(nóng)學(xué)院辦公室楊芳芳、裘婷婷吳楊偉669352農(nóng)學(xué)院學(xué)工辦朱玲娜、姚葉英、楊衛(wèi)韻688666高玲紅、何航琴農(nóng)學(xué)院繼教部楊瑜瑩楊衛(wèi)韻688666畜牧獸醫(yī)陳玲娟馬美蓉660889師范學(xué)院教科辦湯夏蘭、李巧夢(mèng)方衛(wèi)飛687610浙師大教學(xué)點(diǎn)辦公室孫燕何曉云688842黃建聰師范學(xué)院辦公室朱羽菲呂鋒華681549685296師范學(xué)院繼教部吳卓婷、樂瑜嬌徐展鋒663555學(xué)前專業(yè)柯萍萍、孫曉云許興建679169文秘專業(yè)韓仿婷、張國(guó)炎黃建聰685296教師技能實(shí)訓(xùn)中心柴云春盧玉珍82232806商務(wù)學(xué)院教科辦陳如薇、倪依培鄭春燕652797

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教師備課首頁(yè)

第1頁(yè)

課型課題授課班級(jí)秘書實(shí)務(wù)11上司的日程安排商英06B1，商英06B2新授授課時(shí)數(shù)2教學(xué)目標(biāo)1、了解安排上司日程的意義2、掌握制定各種日程表的方法3、安排日程表的注意事項(xiàng)1、掌握制定各種日程表的方法2、安排日程表的注意事項(xiàng)安排日程表的注意事項(xiàng)學(xué)生大多有制定學(xué)習(xí)計(jì)劃的經(jīng)歷。其實(shí)制定學(xué)習(xí)計(jì)劃和日程表有類似之處，可以作為學(xué)習(xí)新課的一個(gè)知識(shí)基礎(chǔ)現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)事情多而雜，秘書的很大職責(zé)就是采取各種形式把這些多而雜的問題和事情安排好，每天、每月，甚至每季度、每年都應(yīng)該有計(jì)劃安排表，還應(yīng)該有日志、臺(tái)歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)臺(tái)式日志等辦公室輔助手段，這樣才能把事情安排得有條不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上。教學(xué)重點(diǎn)教學(xué)難點(diǎn)學(xué)情分析教學(xué)效果教后記蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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第2頁(yè)

第一節(jié)概述一．日程安排與文秘人員二．日程安排的意義第二節(jié)安排上司的工作日程的原則一、如何兼顧效率與健康二.適當(dāng)保密三.事先確認(rèn)第三節(jié)制定日程表的方法一、長(zhǎng)期與短期工作安排二、各種日程表的制定第四節(jié)制定日程表的注意事項(xiàng)1.時(shí)間上留有充分的余地2.提高效率3.內(nèi)外兼顧第五節(jié)如何節(jié)約上司的時(shí)間一.約請(qǐng)他人二.接受約請(qǐng)三、按計(jì)劃辦事板書蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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第3頁(yè)案例導(dǎo)入：現(xiàn)代社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，公司之間的競(jìng)爭(zhēng)也在加劇。秘書對(duì)公司的發(fā)展負(fù)有重大責(zé)任嗎？下面是一個(gè)小例子，希望秘書們看了能有所啟發(fā)：經(jīng)理按鈴叫秘書進(jìn)來，想知道上午有什么必須匯報(bào)給他的事情。今天是新來的秘書鄒小姐，她性格開朗，辦事風(fēng)風(fēng)火火，一進(jìn)門，她就大聲問：“什么事？老總？”“請(qǐng)把上午重要來電講一下，鄒小姐。”“噢，藍(lán)星公司經(jīng)理來電，說他剛從德國(guó)訪問回來，只是告訴您一下。還讓您問張副經(jīng)理好。”“嗯？”經(jīng)理翻了一下眼皮，又問：“還有嗎？”“您太太中午來過電話�！薄笆裁词�？”“讓您回電話，兩點(diǎn)以前，別忘了�！薄皼]有啦？”“沒有了。”鄒小姐看看記錄�！凹s黃星公司看房的時(shí)間定下來了沒有？”“啊呀，糟糕，忘了聯(lián)絡(luò)了。”“馬上去聯(lián)系！”經(jīng)理?yè)]揮手，自己又忙著處理其他事務(wù)了。鄒小姐跑起來鞋跟叮叮直響，她迅速去打那個(gè)險(xiǎn)些誤了事的聯(lián)系電話。周末工作會(huì)上，經(jīng)理要求人事部門重新聘?jìng)�(gè)稱職的秘書來。鄒小姐感到委屈，她莫名其妙地問：“我怎么了？”秘書朋友，鄒小姐的問題“我怎么了”，您能回答嗎？像前面所說的，上司的事情多而雜，秘書的很大職責(zé)就是采取各種形式把這些多而雜的問題和事情安排好，每天、每月，甚至每季度、每年都應(yīng)該有計(jì)劃安排表，還應(yīng)該有日志、臺(tái)歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)臺(tái)式日志等辦公室輔助手段，這樣才能把事情安排得有條不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上，而不是為今天先做什么，后做什么，做哪些事情而煩惱分神。鄒小姐連一天的工作都安排不好，難怪經(jīng)理要辭退她了。第一節(jié)概述一．日程安排與文秘人員管理者所作的行動(dòng)計(jì)劃有兩個(gè)部分：一是自行決定的部分；二是與企業(yè)內(nèi)外的人有關(guān)系的部分，如會(huì)議、面談、出差、訪問等，需要獲得有關(guān)人員同意才能執(zhí)行。一般來說，關(guān)于日程安排計(jì)劃的制作和管理并不十分困難，但與有關(guān)人員的聯(lián)絡(luò)、調(diào)整等事項(xiàng)，則是個(gè)大問題。因此，若有人能夠代替這些聯(lián)絡(luò)、調(diào)整或輔佐工作，則管理者的工作效率就可顯著地提高。如某經(jīng)理在某天下午2點(diǎn)要與業(yè)務(wù)部開會(huì)討論銷售工作，這項(xiàng)銷售任務(wù)的安排關(guān)系到本年度的銷售預(yù)算能否完成。下午4點(diǎn)又要和某位客戶商洽一筆重要的合同，經(jīng)理準(zhǔn)備在5點(diǎn)結(jié)束。但是這天上午公司收到了政府某個(gè)部蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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門的臨時(shí)開會(huì)通知，寫明開會(huì)時(shí)間是下午3點(diǎn)，經(jīng)理必須親自參加。會(huì)議將持續(xù)多少時(shí)間沒有標(biāo)明。這樣一來，2點(diǎn)的會(huì)議到3點(diǎn)無法結(jié)束，而3點(diǎn)的會(huì)議可能會(huì)影響到4點(diǎn)的約會(huì)。這時(shí)，文秘人員就能為經(jīng)理出主意了。她可以將經(jīng)理下午的會(huì)議安排調(diào)整為：2點(diǎn)和客戶談合同，3點(diǎn)參加政府機(jī)關(guān)的會(huì)議，4點(diǎn)半或5點(diǎn)，召開銷售會(huì)議。只要經(jīng)理同意，文秘人員想辦法求得那位客戶的諒解，變更約會(huì)時(shí)間，并通知公司內(nèi)的業(yè)務(wù)部人員，將討論會(huì)延后。這樣既保證了政府部門的會(huì)議，又不致于失掉一份合同，只是拖延了內(nèi)部工作人員的下班時(shí)間，影響不大。由此可見，能夠適當(dāng)支配管理者的時(shí)間，制造充裕的時(shí)間，以及輔佐管理者有效率地完成主要工作的，就是文秘人員。二．日程安排的意義所謂日程安排，就是“關(guān)于管理者的會(huì)議、面談、出差、訪問等作計(jì)劃、實(shí)行、變更及調(diào)整”。概括地說，是指“秘書為使管理者（上司）能夠有效發(fā)揮其功能所作的輔佐活動(dòng)”。管理者對(duì)于有限時(shí)間的如何分配及活用，可以說是與該企業(yè)的業(yè)績(jī)息息相關(guān)，所以日程安排計(jì)劃的制作、管理都有很大的意義。通常上司對(duì)于應(yīng)該從事的各種活動(dòng)，先判斷其緊急和重要程度之后，再編進(jìn)日程計(jì)劃中。文秘人員所扮演的是輔佐管理者活動(dòng)、增加管理者管理能力等這類的角色，其工作包括把會(huì)議或訪問等編入日程計(jì)劃中，實(shí)行、變更和必要的聯(lián)系、調(diào)整。同時(shí)文秘人員也必須具備良好的判斷能力和敏捷的行動(dòng)能力。第二節(jié)安排上司的工作日程的原則一、如何兼顧效率與健康作為現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人，他們工作的一個(gè)最大特點(diǎn)就是“忙”，從內(nèi)部的人事安排到外部的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，幾乎是無所不包，可以說是千頭萬(wàn)緒。因此，為了抓住大事、抓住重點(diǎn)，提高工作效率，他們的工作本身也需要有個(gè)計(jì)劃，否則，在繁雜的事務(wù)中就會(huì)出現(xiàn)紊亂，顧了這頭忘了那頭，撿了芝麻丟了西瓜，從而使企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中敗下陣來。所以，作為上司的助手，為上司安排工作日程是秘書一項(xiàng)很重要的工作。如果說秘書的工作難，那就是難在這個(gè)工作日程的安排上，因?yàn)樗�要花費(fèi)秘書很大一部分精力。工作日程的安排，通常是按時(shí)間來劃分的。如下周工作安排，本月工作安排，第二季度工作安排，等等。在安排工作日程時(shí)，要考慮各項(xiàng)工作的輕重緩急，各項(xiàng)工作之間的聯(lián)系，特別是要考慮如何提高工作效率！但是，在安排工作日程時(shí)，不能只顧工作的效率，因?yàn)樯纤镜哪挲g一般偏高，還必須考慮上司本身對(duì)工作的承受能力，所以要講究弛張之道。上司也是人，也是血肉之軀，而且年齡一般都偏大，所以上司在體力上連續(xù)作戰(zhàn)的能力是有限的。如果不注意有張有馳，勞逸結(jié)合，影響了身體健康，最終的工作效率也無從談起。因此，秘書在為上司安排工作日程時(shí)，既要考慮如何最大限度地提高工作效率，又要在時(shí)間上留有充分的余地，有利于上司的身體健康，充分做到勞逸結(jié)合�？梢哉f，能否統(tǒng)一工作效率與時(shí)間寬裕這一蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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對(duì)矛盾，是評(píng)價(jià)一個(gè)工作日程表是否科學(xué)合理的標(biāo)志。二.適當(dāng)保密上司的工作日程安排，一般都是畫成一覽表形式，因?yàn)樗��?jiǎn)單明了。打印好的日程表給上司本人一份，給秘書部門負(fù)責(zé)人或其他綜合部門負(fù)責(zé)人一份，再就是給有關(guān)部門和汽車司機(jī)復(fù)印幾份。不過，給業(yè)務(wù)部門和司機(jī)的日程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)。比如上司某月某日出差，在這前一天的上午與天地公司的李總會(huì)談等等，只有秘書自己和上司本人手中的日程表才允許這么詳細(xì)，因?yàn)槿粘瘫硭偷迷蕉啵�泄密的可能性就越大。如果業(yè)務(wù)部門的人在與客人洽談業(yè)務(wù)時(shí)，無意之中讓對(duì)方看到了上司詳細(xì)的日程表，后果就難以設(shè)想了，所以，給這部分人的日程表，只要與他們業(yè)務(wù)有關(guān)的部分詳細(xì)一點(diǎn)就行了。因此，在制定日程表時(shí)要使用一些表示特定工作內(nèi)容的符號(hào)，但是，這些符號(hào)所代表的內(nèi)容在公司內(nèi)要統(tǒng)一，不僅負(fù)責(zé)制定日程表的秘書要明白，而且要讓其他秘書也能看得懂。另外，日程表旁邊最好還要留一定的空白，以便隨時(shí)能用鉛筆增增減減或作特定的標(biāo)記。三.事先確認(rèn)在安排上司的日程時(shí)，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因?yàn)樯纤驹趯徍巳粘瘫淼倪^程中，往往會(huì)根據(jù)自己以往的經(jīng)驗(yàn)來考慮應(yīng)該采取什么方法處理，是否要安排專門的時(shí)間，而這些也正是秘書所要掌握的。但是，也不能完全聽任上司的主觀意思去做，把計(jì)劃丟在一邊，如果是這樣，秘書就有可能不知道下一步應(yīng)該干什么，使日程表變成了一張廢紙。幾乎所有的秘書都是這樣的：在本月末安排下月的工作；周末安排下一周的工作；在前一天下午或當(dāng)天早晨的第一件事，是安排當(dāng)天各項(xiàng)工作的時(shí)間與具體步驟，與有關(guān)方面打好招呼，保證各項(xiàng)工作按計(jì)劃順利進(jìn)行。第三節(jié)制定日程表的方法一、長(zhǎng)期與短期工作安排上司的日程安排可分為年度計(jì)劃、本月計(jì)劃、本周計(jì)劃以及當(dāng)天計(jì)劃等形式。計(jì)劃是安排得越細(xì)越好還是越粗越好，這主要是根據(jù)上司的實(shí)際需要而定，一般來說，由于客觀的變化和許多不可預(yù)料因紊的影響，中長(zhǎng)期計(jì)劃是宜粗不宜細(xì)的。現(xiàn)在大多是這樣，年前制訂年度計(jì)劃，年度計(jì)劃主要是將來年的工作大致描個(gè)輪廓，比如為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)重要目標(biāo)而要抓哪幾項(xiàng)工作，或接規(guī)定要開哪幾個(gè)例行的大會(huì)；根據(jù)年度計(jì)劃的設(shè)想，安排當(dāng)月的計(jì)劃；而本周的計(jì)劃就是實(shí)施，星期一上午與天地公司李總會(huì)談，星期二下午召集哪些人開研討會(huì)……不僅如此，還要根據(jù)實(shí)際情況的變化隨時(shí)調(diào)整、充實(shí)計(jì)劃，使之更具體、更詳細(xì)。在所有的日程表中，當(dāng)天的日程表要非常具體，如上司外出辦事，在把日程表交給上司時(shí)，提醒他不要忘了約會(huì)等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認(rèn)；當(dāng)天早晨上班后，復(fù)印一份讓上蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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司再次確認(rèn)；對(duì)于經(jīng)常外出的上司，還要復(fù)印一份讓上司自己帶在身上，把對(duì)方的電話號(hào)碼等一些注意事項(xiàng)記在上面。由于電腦的使用，日程表的制作、修訂和打印都己變得非常簡(jiǎn)單。要求與上司面談的人中，很多是客戶和顧客；要想全部安排見面，幾乎是不可能的，因?yàn)樯纤镜臅r(shí)間畢竟有限。因此，作為重點(diǎn)，秘書在給上司安排工作日程時(shí)，要對(duì)上司的工作進(jìn)行分類，以保證上司的工作效率。對(duì)于那些確實(shí)需要安排與上司面談的客人，秘書也需要對(duì)他們所關(guān)心的問題和與自己公司的關(guān)系作出判斷，這樣在安排約會(huì)的時(shí)間和順序的時(shí)候，做到心中有數(shù)，保證上司的日程安排科學(xué)合理。由于采用電腦作日程表，所以日程表的修改和打印非常方便。一旦日程上有什么變更，就能馬上打印出來，并通知相關(guān)人員。二、各種日程表的制定由于上司工作內(nèi)容不一樣，上司外出的次數(shù)和來訪的客人人數(shù)不一樣，因此給上司制定工作日程表也因人而異。一般來說，給上司制定工作日程表有四到五種，它們?cè)跐L動(dòng)執(zhí)行過程中相互銜接：1.年度預(yù)定日程表是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表。將股東大會(huì)、公司成立周年紀(jì)念日、法定節(jié)假日和公司其他特定紀(jì)念活動(dòng)等記載在表內(nèi)；將這個(gè)表也抄送給總務(wù)部等相關(guān)部門，必要的時(shí)候請(qǐng)他們配合。預(yù)定表是為了要能夠一目了然公司一年內(nèi)所有活動(dòng)事項(xiàng)而制作，所以，通常是由總經(jīng)理辦公室等管理全公司的部門，于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。2.月內(nèi)預(yù)定日程表月內(nèi)預(yù)定日程表，主要是根據(jù)年度預(yù)定日程表進(jìn)行安排，上面注明上司出差、開會(huì)等重大事項(xiàng)；每個(gè)月連續(xù)制定。蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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3.每周工作日程表將上司一周之內(nèi)的約會(huì)和會(huì)議等預(yù)定好的工作記入表內(nèi)，這是上司一周之內(nèi)具體工作安排的基本依據(jù)；一般是在上一周的星期五完成；表做完之后，要送給上司審閱，請(qǐng)上司確認(rèn)。4.當(dāng)天工作日程表這份表是根據(jù)每周工作日程表制定出來的。把當(dāng)天工作的一些注意事項(xiàng)記在上面，交給上司，提醒他不要忘了約會(huì)等一些重要工作；這張表必須在頭一天就讓上司確認(rèn)；當(dāng)天早晨上班后，復(fù)印一份讓上司再次確認(rèn)；對(duì)于經(jīng)蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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常外出的上司，還要復(fù)印一份讓上司自己帶在身上，把對(duì)方的電話號(hào)碼等一些注意事項(xiàng)記在上面。5.多人日程表如果同時(shí)給幾位上司制定日程表，最好也畫成一覽表形式。如果出現(xiàn)新的情況（比如需要召開全體董事緊急會(huì)議）需要調(diào)整大家的工作日程，調(diào)整起來就非常方便。這幾種日程表的制定要靈活掌握，對(duì)于上司的工作安排，既不要重復(fù)，也不要遺漏；這幾種表出來以后，要隨時(shí)注意它們之間的銜接，最好經(jīng)常把它們集中起來，相互對(duì)照。為上司制定好了工作日程安排表，秘書當(dāng)然希望能按預(yù)定的安排順利運(yùn)行，但是，在實(shí)際工作中，情況經(jīng)常發(fā)生變化，不是這里就是那里總要出現(xiàn)一些突發(fā)事件，改變上司原來的日程安排；在這種情況下，秘書要能根據(jù)具體情況，隨機(jī)應(yīng)變，采取相應(yīng)的措施：如果是在年度預(yù)定或月內(nèi)預(yù)定這種時(shí)間范圍比較長(zhǎng)的預(yù)定期間內(nèi)，出現(xiàn)新的情況，秘書應(yīng)根據(jù)這種突發(fā)事件對(duì)其他事件的影響，及時(shí)提醒上司注意；如果實(shí)在不能避免，要及時(shí)與對(duì)方和有關(guān)部門聯(lián)系，并對(duì)日程表進(jìn)行修改，請(qǐng)上司確認(rèn)；如果能夠?qū)︻A(yù)定的日程安排作相應(yīng)的調(diào)整，應(yīng)與客戶和其它有關(guān)方面進(jìn)行聯(lián)系。（如對(duì)會(huì)場(chǎng)、旅館、交通工具等的取消或變更；在變更日程表后，如果新的日期是手寫的，最好用紅筆打上記號(hào)。）如果約會(huì)時(shí)間延長(zhǎng)，影響后面的約會(huì)或其他工作，秘書要用便箋等告訴上司，聽取上司的指示。如果可能的話，在約會(huì)的前一天，用電話與對(duì)方再次確認(rèn)約會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)比較妥當(dāng)；這樣做雖然要花些時(shí)間和精力，但能提醒對(duì)方秘書別忘了，做些前期準(zhǔn)備，這樣，既能讓對(duì)方能夠感到你們重視這次約會(huì)，也等于提醒對(duì)方別忘了約會(huì)的時(shí)間。第四節(jié)制定日程表的注意事項(xiàng)每個(gè)月上旬日程安排的內(nèi)容，主要是參加公司內(nèi)和公司外的各種比較重犬的活動(dòng)，如各種會(huì)議、會(huì)談、出差、訪問等。在安排日程的過程中，要與各部門密切配合，并隨時(shí)向上司本人請(qǐng)示匯報(bào)。1.時(shí)間上留有充分的余地安排上司的工作日程，在時(shí)間上一定要留有充分的余地。有許多秘書都犯過這樣的錯(cuò)誤；為了爭(zhēng)分奪秒，上司剛開完董事會(huì)，就安排與劉先生會(huì)談……其實(shí)，這并不能提高工作的效率，其結(jié)果往往適得其反。因?yàn)樯纤緞傞_過董事會(huì)，思想不能一下子轉(zhuǎn)過彎來，加上又沒有休息，這樣與劉先生會(huì)談，能談得好嗎？如果董事會(huì)要延長(zhǎng)的話，那不白白浪費(fèi)劉先生的時(shí)間？所以，在制定日程表的過程中，最大的困難是時(shí)間的測(cè)算。董事會(huì)要開多久？與劉先生的會(huì)談需要幾個(gè)小時(shí)……如果是公司內(nèi)部的會(huì)議及其他活動(dòng)，時(shí)間的測(cè)算也許要容易一點(diǎn)，與客人的會(huì)談則不好說了。就拿簽訂合同來說吧，如果事先知道對(duì)方會(huì)提出什么條件和要求，事情也許好辦一點(diǎn)；如果事先不知道的話，雙方還需要討價(jià)還價(jià)，合同簽下來到底需要多少時(shí)間，就誰(shuí)也不蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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好說了。因此，秘書在安排日程表時(shí)，最好在每項(xiàng)工作原訂的時(shí)間之后，再加上10～15分鐘的機(jī)動(dòng)時(shí)間。2.提高效率上司要到幾家公司拜訪，是先到天地公司還是先到大地公司？是由天地公司到恒昌公司還是由大地公司到恒昌公司？對(duì)于這些問題，秘書要事先統(tǒng)籌考慮，找出最佳行車路線，減少路上耽誤的時(shí)間。當(dāng)然，如果恒昌公司提前邀請(qǐng)，那么，在時(shí)間安排上要盡可能優(yōu)先。上司經(jīng)常要乘車外出，因此秘書對(duì)乘車時(shí)間和交通狀況都要比較清楚。比如上班時(shí)、下班時(shí)交通擁擠的情況就不一樣，順行和逆行的情況不一樣，月末、周末和平時(shí)不一樣……如果對(duì)于這些胸中有數(shù)，那就能比較準(zhǔn)確地算出上司外出辦事在路上所需要的時(shí)間。3.內(nèi)外兼顧隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，上司與外界打交道的時(shí)間越來越多，但是作為公司領(lǐng)導(dǎo)必須內(nèi)外兼顧。因此，秘書在給上司安排工作日程時(shí)，一定要留出專門的時(shí)間讓上司來了解本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，及時(shí)處理業(yè)務(wù)中的各種矛盾和向題，把握本公司的發(fā)展。如果從上午8點(diǎn)半就開始開董事會(huì)，10點(diǎn)與天地公司李總會(huì)談，下午1點(diǎn)半去拜訪恒昌公司的趙經(jīng)理……一天到晚忙于這些活動(dòng)，沒有時(shí)間了解各部門的情況，對(duì)請(qǐng)示報(bào)告也不能及時(shí)批閱，那就會(huì)影響本公司的發(fā)展。如果秘書知道每過一段時(shí)間就有多少文件需要上司批閱，或各部門定期上報(bào)的材料，那么，每周至少固定安排一天到一天半專門處理內(nèi)部事務(wù)。上司出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時(shí)多，所以在上班的第一天，一般不要安排會(huì)議、約會(huì)等活動(dòng)，讓他專門處理內(nèi)部各種文件，哪怕是抽出半天也行。第五節(jié)如何節(jié)約上司的時(shí)間不管是你約請(qǐng)人家，還是你接受人家的約請(qǐng)，事先都要把約會(huì)的時(shí)間等細(xì)節(jié)問題安排好。一般來說，這些具體問題上司很少過問，怎么安排都是秘書的事。一.約請(qǐng)他人關(guān)于聯(lián)合研制新型環(huán)保涂料的問題，上司想約天地公司的李經(jīng)理來面談一次，于是，他讓秘書代他去邀請(qǐng)對(duì)方。在你約請(qǐng)對(duì)方時(shí)，要握好5H1W原則：1.Who：約請(qǐng)誰(shuí)？2.When：什么時(shí)候？3.Where：什么地方？4.What：什么事情？5.Why：為什么事？6.Howlong：大約需要多長(zhǎng)時(shí)間？秘書在確定時(shí)間的時(shí)候，要有回旋的余地。蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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約好的第二天，天地公司的秘書突然來了個(gè)電話：“……李總明日準(zhǔn)備出差，不知約會(huì)的時(shí)間能不能提前一點(diǎn)……”為了減少來回折騰，節(jié)省時(shí)間，秘書不要這樣答復(fù)對(duì)方：“等我向經(jīng)理匯報(bào)后再通知你�！倍鴳�(yīng)該這樣回答：“改在某日上午，您看如何？”為了慎重起見，經(jīng)驗(yàn)豐富的秘書在約會(huì)的前一天或約會(huì)的當(dāng)天早晨，還會(huì)打電話問一下對(duì)方，看看對(duì)方會(huì)不會(huì)有臨時(shí)變化。對(duì)方也許會(huì)覺得你這個(gè)人太羅嗦。不過，對(duì)于秘書來說，這算不了什么。為了避免出現(xiàn)差錯(cuò)，在以下幾種情況下，一般不要給上司安排約會(huì)：上司快下班的時(shí)候；上司出差剛回來；節(jié)假日過后上司剛剛上班；上司連續(xù)召開重要會(huì)議或約會(huì)的時(shí)候；上司的身體狀況不是太好的時(shí)候；如果安排了這次會(huì)談，上司進(jìn)入下一項(xiàng)預(yù)定的工作的時(shí)間己不足十分鐘了。二.接受約請(qǐng)接不接受對(duì)方的約請(qǐng)，主要是上司在時(shí)間上是否安排得過來�！啊�…我是天地公司的李強(qiáng)，請(qǐng)問孫總在嗎？我想下個(gè)星期的星期二下午2點(diǎn)與他見面……”對(duì)方來了一個(gè)這樣的電話。不巧，孫總買好了星期二下午3點(diǎn)去上海出差的飛機(jī)票。是什么事情？要多長(zhǎng)時(shí)間？這些對(duì)方都沒說；如果按受，一個(gè)小時(shí)來得及嗎？即使來得及，上司是否愿意弄得進(jìn)么緊張？因此，秘書應(yīng)當(dāng)這樣答復(fù)A先生：“實(shí)在對(duì)不起，劉總定于下星期二下午3點(diǎn)出差，時(shí)間可能來不及，十號(hào)回來�；貋碇�后再約個(gè)時(shí)間，您看如何？”既然是這樣，對(duì)方也許愿意改期，不過，對(duì)方也許會(huì)說只要半個(gè)小時(shí)也行。在這里，秘書有一點(diǎn)要注意，那就是不能因?yàn)樽约悍矫鏁r(shí)間安排不過來而怠慢對(duì)方。如果對(duì)方要求你盡快答復(fù)的問題，你最好就在當(dāng)天答復(fù)對(duì)方，當(dāng)然，事先都要征得上司的同意。三、按計(jì)劃辦事上司工作日程表基本定好以后，送上司本人審核，如果沒有什么意見了，就畫成一覽表，根據(jù)這個(gè)表來具體安排工作。a.靈活掌握秘書安排上司的工作，在很大程度上要與為上司開車的司機(jī)(如果安排了專職司機(jī)的話)取得聯(lián)系，密切配合，把上司工作日程表的內(nèi)容簡(jiǎn)化一下，交給司機(jī)一份。表上基本上只有上司外出的時(shí)間和地點(diǎn)。關(guān)于交通方面的情況，秘書有的地方可能得向司機(jī)請(qǐng)教，不過，一些關(guān)鍵的地方還得提醒一下司機(jī)：“在某某路口，這個(gè)時(shí)候的車很擠，還不如在某某地方停車�！边@樣，盡可能地減少上司的麻煩。b.情況發(fā)生變化日程表安排好以后，不可能一成不變，因?yàn)槭虑榈陌l(fā)展有很多時(shí)候是出蘇州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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人意料的，因此一個(gè)好的日程表，要能適應(yīng)各種情況的出現(xiàn)。有時(shí)候，只因?yàn)橐粋�(gè)會(huì)議改期，就會(huì)引起一連串多米諾骨牌式的連鎖反映：上午的會(huì)議改在下午，而下午與天地公司李總的會(huì)談只能推遲到第二天上午，而原訂第二天上午的工作……面對(duì)這種突如其來的變化，在涉及到約會(huì)、拜訪客戶等對(duì)外活動(dòng)時(shí)，秘書要及時(shí)與對(duì)方聯(lián)系，盡可能誠(chéng)實(shí)地把實(shí)情告訴對(duì)方，得到他們的諒解，重新約定時(shí)間。原定的工作日程變了，那么，秘書就要及時(shí)修改自己手中的日程表。修改好自己手中的日程表之后，給上司審核一下，如果他同意，也就將他那份日程表更改過來，這樣，就可以迅速通知有關(guān)部門作相應(yīng)的調(diào)整。

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