信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法(討論稿)

長興諾力小額貸款有限責(zé)任公司信貸檔案管理實(shí)施辦法（討論稿）

為規(guī)范信貸檔案管理，做到妥善歸卷、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都能有據(jù)可查、責(zé)任明確，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)公司研究，特制定本辦法。

一、信貸檔案的概念

信貸檔案是指所經(jīng)辦的全部貸款和已歸還的貸款資料或信用結(jié)束全過程的信貸管理行為所有記錄的總和。

二、信貸檔案管理的基本要求

1、信貸檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、逐級(jí)建檔的管理原則。2、信貸檔案要設(shè)專人或兼職人員管理

3、信貸員要建立一戶一檔，包括客戶基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、信用全過程的所有記錄復(fù)印件、辦理擔(dān)保保全措施的復(fù)印件、還貸收息記錄憑證復(fù)印件等相關(guān)資料進(jìn)行編號(hào)歸檔。按月將當(dāng)月已結(jié)清貸款本息的客戶檔案移交部門經(jīng)理或分管副總經(jīng)理

4、部門經(jīng)理或分管副總經(jīng)理收集保管信用全過程中的原始記錄，主要包括借款合同、客戶借款的確定件和權(quán)利證書原件等；保管信貸人員移交的已結(jié)清貸款本息的檔案資料；保管信貸文件；保管信貸報(bào)表等資料。

5、信貸檔案要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一收集，集中保管的辦法。

6、信貸檔案要在本公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，同時(shí)接受上級(jí)管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

7、按照信貸檔案歸卷要求，對(duì)每筆貸款要求做到資料完整，裝訂前仔細(xì)審查。

8、各類資料要按月裝訂，當(dāng)月資料較多的，可裝訂多卷。對(duì)卷內(nèi)的資料要逐頁編寫順序頁碼，位置在每頁的右上角，同時(shí)填寫每卷的封面目錄和封底，填寫時(shí)須用藍(lán)色或黑色墨水書寫或打印，不得使用圓珠筆填寫。

三、信貸檔案的內(nèi)容

1、文件類：各類金融法律、法規(guī)，信貸管理制度、辦法，競(jìng)賽通知，領(lǐng)導(dǎo)講話等。

2、申請(qǐng)書類：各類借款的申請(qǐng)、審批表，貸款展期申請(qǐng)書及審批表、借款人、擔(dān)保人身份證件（復(fù)印件）。

3、合同類：各類借款合同，擔(dān)保合同，抵（質(zhì)）押清單、房產(chǎn)土地、船泊、他項(xiàng)權(quán)利證書復(fù)印件等。

4、、報(bào)表類：期限管理類報(bào)表，再貸款管理類報(bào)表、貸款質(zhì)量分析類報(bào)表、貸款信息咨詢類報(bào)表、五級(jí)分類報(bào)表、不良貸款監(jiān)測(cè)類報(bào)表等

5、臺(tái)帳類：貸款期限類管理臺(tái)帳，五級(jí)分類臺(tái)帳，不良貸款管理類臺(tái)帳，抵債資產(chǎn)類等臺(tái)帳。

6、其它類：客戶經(jīng)理的貸款調(diào)查報(bào)告，會(huì)議記錄薄，貸后檢查報(bào)告、催收通知書，五級(jí)分類分析表、認(rèn)定表，企業(yè)基礎(chǔ)資料、財(cái)務(wù)

報(bào)表，訴訟保全類資料，抵債資產(chǎn)資料，已核銷呆帳貸款臺(tái)帳、房產(chǎn)承租協(xié)議等。

四、信貸檔案的裝訂

1、裝訂的信貸檔案，每卷要以A4紙面為標(biāo)準(zhǔn)長寬，凡合同書、申請(qǐng)審批書等均應(yīng)將有文字的面向外，對(duì)折后裝訂要求每卷加裝封面、目錄和封底，左邊和下邊雙邊整齊，于左邊采用三孔一線法裝訂，裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁，不壓字，不破損，不妨礙閱讀。

2、一份文件如果既屬于信貸檔案范圍，又屬于文書檔案范圍，其原件首先滿足文書檔案的需要，信貸檔案可采用復(fù)印件或摘錄主要內(nèi)容、文號(hào)的方法收集歸案。

3、屬于國家秘密或本公司商業(yè)秘密的文件，信貸員、信貸業(yè)務(wù)部門信貸檔案管理員應(yīng)在檔案目錄“備注”欄內(nèi)注明密級(jí)或保密期限，以免造成泄密、失密現(xiàn)象。

4、案卷封面及案卷脊背各項(xiàng)應(yīng)逐項(xiàng)填寫清楚。5、當(dāng)月的信貸檔案應(yīng)于下月的上旬前裝訂完畢。五、信貸檔案的期限管理

1、永久保管檔案。主要包括：貸款核銷審批資料及清單、信貸檔案銷毀核準(zhǔn)書及清單、未收清貸款的借款申請(qǐng)書、合同書及清單、貸款審查委員會(huì)決策記錄。

2、長期保管檔案，保管期限為15年。主要包括：借款合同、擔(dān)保合同等。

六、信貸檔案的調(diào)閱

1、內(nèi)部調(diào)閱檔案的控制：應(yīng)由調(diào)閱人出具《檔案調(diào)閱單》、經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并登記《檔案調(diào)閱登記簿》、借閱的信貸檔案不得傳閱、涂改或拆散等，并按借閱期限歸還。信貸檔案的借閱時(shí)間、借閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)管人員必須在《檔案調(diào)閱登記簿》上登記。

2、外部調(diào)閱檔案的控制：公安、稅務(wù)、工商、司法等部門在查處案件需要查閱檔案時(shí)，必須持有縣級(jí)以上司法機(jī)關(guān)的正式公文或文書方可查閱。經(jīng)核準(zhǔn)查閱的檔案，由檔案管理人員登記《檔案調(diào)閱登記簿》，查閱時(shí)檔案管理人員必須在場(chǎng)陪同，不準(zhǔn)將信貸檔案交給調(diào)閱人帶走，未經(jīng)批準(zhǔn)不得在檔案資料上復(fù)制、照像、圈劃。查閱檔案介紹信、《檔案調(diào)閱單》和《檔案調(diào)閱登記簿》一并保管。

七、信貸檔案的銷毀

信貸檔案的銷毀工作由公司統(tǒng)一辦理，公司檔案管理人員登記《檔案銷毀登記簿》，將已核準(zhǔn)銷毀的信貸檔案整理裝箱后，報(bào)送公司主管部門進(jìn)行銷毀，銷毀工作必須由三人以上參加，監(jiān)銷人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量，并在《檔案銷毀核準(zhǔn)單》上簽名后，到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。凡需銷毀的信貸檔案一律不得作為廢紙出售。

八、本實(shí)施細(xì)則由長興諾力小額貸款有限責(zé)任公司制訂，解釋權(quán)亦同。

九、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

附件11

信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱單

調(diào)閱單位調(diào)閱人調(diào)閱日期調(diào)閱內(nèi)容調(diào)閱用途

審批人簽字檔案管理員簽字

年月年5

日日月

附件12

信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)

檔案類別歸檔號(hào)內(nèi)容檔案形成日期頁數(shù)應(yīng)保管年數(shù)已保管年限監(jiān)銷人簽章監(jiān)銷人簽章

6

監(jiān)銷日期

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**縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社

信貸檔案管理辦法討論稿

第一章總則

第一條為實(shí)現(xiàn)我縣農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案的科學(xué)管理，做好信貸管理基礎(chǔ)工作，促進(jìn)信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作制度化，有效防范信貸風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)我縣農(nóng)村信用社的信貸業(yè)務(wù)檔案管理，確保信貸資料的完整性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《三個(gè)辦法一個(gè)指引》、省聯(lián)社信貸管理制度及**縣聯(lián)社信貸管理辦法，結(jié)合實(shí)際，特制定本辦法。

第二條信貸業(yè)務(wù)檔案是指各社在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程及與信貸客戶關(guān)系的重要文件、憑據(jù)、聲像等資料。主要由借款人的基本信息資料、信貸業(yè)務(wù)中的相關(guān)契約和信貸管理資料等組成。

第三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理是綜合檔案管理體系的一部分，各社（包括有貸款業(yè)務(wù)的分社）對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案按照“集中統(tǒng)一”的原則進(jìn)行規(guī)范化管理，須設(shè)置信貸檔案室并明確專人管理。信貸檔案管理員負(fù)責(zé)收集、整理、裝訂、立卷、歸檔、保管和日常維護(hù)等工作，并對(duì)檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)。并對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負(fù)責(zé)。

第四條各社要制定有關(guān)信貸業(yè)務(wù)檔案的移交、立卷、歸檔、調(diào)閱、提取、保管、銷毀、人員交接等制度，做到科學(xué)管理、責(zé)任明確、有效利用，嚴(yán)防毀損散失，確保信貸業(yè)務(wù)檔案的完整和安全。

第五條信貸業(yè)務(wù)檔案涉及本社和客戶的相關(guān)信息，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其它相關(guān)人員均須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

第二章信貸檔案管理的職責(zé)

第六條信貸管理部是信貸業(yè)務(wù)檔案管理的職能部門，信用社信貸內(nèi)勤為信貸業(yè)務(wù)檔案管理員（無信貸內(nèi)勤的須明確兼職信貸業(yè)務(wù)檔案管理員），負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的日常管理。

第七條信貸管理部對(duì)各社的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作負(fù)有指導(dǎo)、管理、檢查、監(jiān)督、考核的職能。

第八條信用社分管信貸的副主任應(yīng)定期檢查信貸業(yè)務(wù)檔案管理的有關(guān)情況；信貸管理部對(duì)各社信貸檔案進(jìn)行定期抽查和考核。第九條各社信貸人員負(fù)責(zé)收集所轄信貸業(yè)務(wù)主體從申請(qǐng)、使用、到期、結(jié)清全部過程的有關(guān)資料，并保證資料的真實(shí)性、有效性、規(guī)范性和完整性。其主要職責(zé)如下：

(一)負(fù)責(zé)收集客戶基本資料及與借款項(xiàng)目相關(guān)的資料，按檔案形成的時(shí)間順序和有關(guān)要求進(jìn)行整理，并填寫《信貸資料目錄》，補(bǔ)充資料上交給信貸內(nèi)勤時(shí)應(yīng)同時(shí)在目錄中編號(hào)填寫。

(二)負(fù)責(zé)及時(shí)收集客戶相關(guān)信息，按要求撰寫貸前調(diào)查報(bào)告、貸后檢查報(bào)告、收集貸款通知單等資料，并送信貸內(nèi)勤歸檔。

(三)對(duì)客戶基本情況有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充更新資料，移交給信貸內(nèi)勤。(所有移交資料必須有移交手續(xù))

第十條信貸業(yè)務(wù)檔案管理員職責(zé)：

(一)負(fù)責(zé)對(duì)信貸人員移交的信貸業(yè)務(wù)資料完整性、有效性進(jìn)行檢查，對(duì)不符合聯(lián)社信貸業(yè)務(wù)檔案資料收集要求的，退回信貸人員重新收集。(二)負(fù)責(zé)接受信貸人員移交集中管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并根據(jù)《信貸資料目錄》上的事項(xiàng)核對(duì)所有文件資料無誤后，雙方在移交清單上簽字。

(三)負(fù)責(zé)按信貸業(yè)務(wù)檔案管理的要求對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案資料進(jìn)行分類、造冊(cè)、裝訂、立卷、歸檔和保管。

(四)負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案管理的合理利用及保密工作。

第三章信貸業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容

第十一條信貸業(yè)務(wù)檔案分三個(gè)管理區(qū)域：立卷區(qū)、歸檔區(qū)、權(quán)證區(qū)。

立卷區(qū)：存放執(zhí)行中業(yè)務(wù)的檔案資料。歸檔區(qū)：存放已經(jīng)執(zhí)行終了業(yè)務(wù)的檔案資料。

權(quán)證區(qū)：有價(jià)單據(jù)、其它權(quán)證類、保險(xiǎn)單必須由主出納存放于金庫，但必須雙人、雙鎖保管。

第十二條執(zhí)行中業(yè)務(wù)的貸款檔案資料包括客戶基礎(chǔ)類資料、信息類資料、合同類資料、擔(dān)保類資料、調(diào)查（檢查）類資料、不良資產(chǎn)類資料六大類：

第四章信貸檔案資料管理操作流程

第十三條收集。信貸檔案資料收集分企業(yè)信貸檔案和個(gè)人信貸檔案，內(nèi)容包括借款人基礎(chǔ)類資料、保證人基礎(chǔ)類資料、貸款合同類資料、調(diào)查類資料、信息類資料和不良資產(chǎn)類資料。信貸人員應(yīng)根據(jù)貸款管理辦法要求及時(shí)收集資料，對(duì)貸款發(fā)生后形成的檢查報(bào)告、企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表、貸后檢查報(bào)告、貸款催收通知單等資料，應(yīng)按月（季）及時(shí)撰寫并收集。

第十四條整理。信貸檔案資料立卷原則上使用A4紙；在整理時(shí)小于A4紙的抵（質(zhì)）押品代保管憑證（收據(jù)）等應(yīng)粘貼在A4紙上保存；凡企業(yè)與個(gè)人提供的復(fù)印件資料，需加蓋“該復(fù)印件與原件核對(duì)相符”的印章并有核對(duì)人簽名。對(duì)“賬銷案存”的貸款，按戶分筆抄列清冊(cè)，獨(dú)立建檔保管。

第十五條裝訂。執(zhí)行中的信貸業(yè)務(wù)檔案資料應(yīng)按照一定的次序進(jìn)行裝訂。信貸檔案管理員在整理客戶資料時(shí)按信貸檔案資料清單中的資料類別進(jìn)行分類裝訂，在裝訂時(shí)填寫檔案（A4紙厚）封面，信貸檔案資料清單置于立卷檔案封面內(nèi)第一頁，即：厚紙封面+信貸資料清單+具體內(nèi)容+厚紙封底。兩邊對(duì)齊，即下邊與右邊對(duì)齊。

(一)對(duì)最高額抵押貸款合同，抵押人為借款人或第三人的，最高額抵押合同統(tǒng)一放置在擔(dān)保類資料的第二部份抵押人提供資料中裝訂。第十六條補(bǔ)充與更新。信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后形成的調(diào)查、檢查報(bào)告、企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表等重要文件資料，信貸員應(yīng)按月及時(shí)收集并移交信貸內(nèi)勤歸檔�？蛻艋�礎(chǔ)類應(yīng)根據(jù)客戶實(shí)際情況，作相應(yīng)的補(bǔ)充與更新，1.對(duì)于每年都要年檢的資料，信貸人員應(yīng)根據(jù)年檢的時(shí)間及時(shí)補(bǔ)充與更新年檢后的復(fù)印件；2.對(duì)于企業(yè)變更情況，信貸人員要及時(shí)根據(jù)變更情況，及

時(shí)掌握和收集有關(guān)資料，其相應(yīng)的信貸檔案資料也應(yīng)作補(bǔ)充與更新。3.對(duì)于較短期間內(nèi)連續(xù)發(fā)生的個(gè)人（農(nóng)戶）信貸業(yè)務(wù)，前一步業(yè)務(wù)已有相應(yīng)的基本資料（如前筆業(yè)務(wù)已有借款人或法人代表身份證復(fù)印件等資料），后一筆業(yè)務(wù)可以不再提供，以避免不必要的重復(fù)。4.檔案管理人員對(duì)信貸人員移交的信貸資料在《信貸業(yè)務(wù)檔案資料移交清單》上做好登記手續(xù)。

第十七條保管與銷毀(一)保管

1.各社每年應(yīng)對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行一次全面檢查，日常采取防盜、防火、防蟲、防潮等保護(hù)措施。如有發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀等情況應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)印。

2.對(duì)本社發(fā)展具有重大保存價(jià)值或可作為示范項(xiàng)目的信貸檔案應(yīng)長期保存。對(duì)“賬銷案存”的信貸業(yè)務(wù)檔案應(yīng)當(dāng)永久保存。

3.信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限是指信用項(xiàng)目結(jié)清后，該項(xiàng)目檔案的保存時(shí)間。檔案管理人員要對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，定期檢查信貸檔案的保管情況，并作書面記錄。

(1)尚有信貸關(guān)系的信貸檔案作永久保管；結(jié)清全部貸款的客戶檔案從客戶與信用社(分社)最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保管期為三年。

(2)凡屬國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、大中型建設(shè)項(xiàng)目及地方重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、中長期信貸業(yè)務(wù)、中小企業(yè)貸款檔案從客戶與信用社（分社）最后一筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后次年的1月1日起，保存期限為十年；

(3)向人民法院起訴后（未結(jié)清）的檔案資料，包括：借款借據(jù)、借款合同、貸款審批書、貸款催收通知書及回執(zhí)、起訴書、人民法院判決（調(diào)解）書、人民法院裁定書、人民法院債權(quán)憑證等必須全部歸檔，按年裝訂成冊(cè)，作永久保管。

(4)信貸內(nèi)部檔案為長期保管，保管期限為十五年；其中各類年終報(bào)告和年度匯總報(bào)表為永久保管。

(5)信貸業(yè)務(wù)檔案保管及核銷清冊(cè)為永久保管。

(6)擔(dān)保業(yè)務(wù)檔案保管期限參照借款客戶檔案期限管理。

(二)銷毀：信貸業(yè)務(wù)檔案保存期滿后，若認(rèn)定存檔資料可以銷毀時(shí)，由信用社提出正式的過期檔案銷毀申請(qǐng)，須造冊(cè)經(jīng)聯(lián)社信貸管理部及稽核審計(jì)部報(bào)聯(lián)社分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀之前，信用社檔案管理人員要對(duì)銷毀的檔案資料逐一登記造冊(cè)，經(jīng)審批后方可銷毀。未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自銷毀授信檔案，檔案銷毀后資料登記清冊(cè)必須永久保存?zhèn)洳椤?/p>

經(jīng)聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀后，信用社檔案管理人員及有關(guān)人員和信用社班子成員監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)按銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。

第十八條調(diào)閱與外借

(一)調(diào)閱。各社均應(yīng)建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度，登記調(diào)閱人姓名、日期、內(nèi)容等并由信用社主任簽字同意。

1．信貸員查閱或調(diào)閱、歸還信貸檔案時(shí)，必須辦理登記手續(xù)，在調(diào)閱登記本上簽字后方可將檔案調(diào)出，借閱時(shí)間一般不得超過一周。2．查閱人和調(diào)閱人均不得將貸款檔案材料涂改、偽造、遺失或毀損。信貸內(nèi)勤對(duì)借閱歸還的檔案要檢查其完整性和原始性。對(duì)發(fā)現(xiàn)檔案不完整或有改動(dòng)，可拒絕接受并及時(shí)報(bào)信用社主任。

3．信貸業(yè)務(wù)檔案只限內(nèi)部查閱，不得外借。當(dāng)信貸業(yè)務(wù)依法提起訴訟或發(fā)生案件時(shí)，經(jīng)信用社主任批準(zhǔn)后方可供律師、政法等相關(guān)部門等查閱復(fù)印。

(二)外借。信貸業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱原則上只能現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，如遇特殊情況，須報(bào)聯(lián)社領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫信貸業(yè)務(wù)檔案外借單。

第五章信貸檔案管理人員的責(zé)任

第十九條在信貸業(yè)務(wù)檔案管理中，經(jīng)檔案管理人員督促未收集、收集資料不全或未及時(shí)補(bǔ)充與更新信貸檔案資料的，其責(zé)任由信貸人員負(fù)責(zé)；管理人員未發(fā)現(xiàn)或未督促的，造成信貸資料不全的，其責(zé)任由管理人員負(fù)責(zé)，并按照有關(guān)規(guī)定做出相應(yīng)處罰。

第二十條對(duì)信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作中未按規(guī)定組織檢查，發(fā)現(xiàn)問題隱患未及時(shí)報(bào)告、糾正，造成不良后果的，其責(zé)任分管信貸的副主任或社主任負(fù)責(zé)，并按照有關(guān)規(guī)定做出相應(yīng)處罰。

第二十一條對(duì)與信貸檔案臺(tái)賬發(fā)現(xiàn)未登、錯(cuò)登、漏登，以及臺(tái)賬余額與管理情況不一致的，其責(zé)任由信貸檔案管理人員或信貸人員負(fù)責(zé)，并參照有關(guān)規(guī)定做出相應(yīng)處罰。

第二十二條對(duì)未按規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損壞、遺失及擅自銷毀，擅自對(duì)外提供、涂改、偽造和透露信貸業(yè)務(wù)信息的行為，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。

（信貸內(nèi)勤更換，交接不清的，視同接交人丟失檔案資料）

第六章附則

第二十三條信貸業(yè)務(wù)檔案管理所需檔案盒由信用社按規(guī)定格式統(tǒng)一購置。

第二十四條本辦法由**縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社負(fù)責(zé)解釋和修訂，并自發(fā)文之日起試行。

（應(yīng)附檔案目錄格式，以便是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)）《信貸業(yè)務(wù)檔案資料移交清單》樣式，信貸檔案登記簿、調(diào)閱登記簿聯(lián)社統(tǒng)一購置或印制。

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