備品備件采購(gòu)管理規(guī)定

為了加強(qiáng)物資管理，規(guī)范備品備件采購(gòu)行為，確保正常備品備件供應(yīng)，控制采購(gòu)成本降低生產(chǎn)成本，特制定本采購(gòu)規(guī)定。

1、嚴(yán)格遵守《東營(yíng)正和木業(yè)有限公司物資采購(gòu)管理規(guī)定》。

2、生產(chǎn)或使用部門(mén)根據(jù)需要提出備品備件需求計(jì)劃。正常檢修需求計(jì)劃需提前三天提出；大修計(jì)劃七天提出。

3、檢修需求計(jì)劃經(jīng)生產(chǎn)部或技術(shù)部審核后，報(bào)分管生產(chǎn)副總批準(zhǔn)。

4、臨時(shí)需求計(jì)劃由車(chē)間或使用部室提出，生產(chǎn)管理部門(mén)審核。

5、需求計(jì)劃的提出車(chē)間或部室將審核無(wú)誤的需求計(jì)劃報(bào)分管供應(yīng)副總審批后，交供應(yīng)部由供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購(gòu)。

6、供應(yīng)部堅(jiān)持多方詢(xún)價(jià)、貨比三家、擇優(yōu)定點(diǎn)的采購(gòu)原則進(jìn)行備品備件的采購(gòu)。

7、國(guó)外備件或技術(shù)要求高的備品備件采購(gòu)需技術(shù)部門(mén)會(huì)同采購(gòu)。

8、備品備件采購(gòu)?fù)瓿�，�?yīng)及時(shí)按照財(cái)務(wù)規(guī)定索要發(fā)票辦理入庫(kù)手續(xù)。及時(shí)到財(cái)務(wù)辦理結(jié)算及掛帳手續(xù)。

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備品備件采購(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)

1范圍

1.1本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了設(shè)備備品備件采購(gòu)內(nèi)容與要求、檢查與考核。1.2本標(biāo)準(zhǔn)適用于設(shè)備部備品備件采購(gòu)。

2引用標(biāo)準(zhǔn)（略）

3設(shè)備及備品備件的分類(lèi)方法設(shè)備及備品備件分為A、B、C三類(lèi)。a.A類(lèi)為重要設(shè)備。

b.B類(lèi)為一般設(shè)備及備件。

c.C類(lèi)為各種標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品、各種材料及雜品。

4供貨商的選用與管理

4.1采購(gòu)員負(fù)責(zé)收集供貨商的技術(shù)力量、加工制造能力、供貨質(zhì)量及周期等信息。

4.2盡量選擇已獲得ISO9000證書(shū)以及質(zhì)量業(yè)績(jī)出色的供貨商進(jìn)行供貨。4.3若候選的供貨商已獲得ISO9000證書(shū)、可免去審核。對(duì)未獲得ISO9000證書(shū)的供貨商必要時(shí)進(jìn)行書(shū)面審查及實(shí)地調(diào)查。

a.書(shū)面審查：審閱供貨商提供的資料,如產(chǎn)品樣本、資質(zhì)證明、單位概況及用戶(hù)反饋意見(jiàn)等。b.實(shí)地調(diào)查：到供貨商現(xiàn)場(chǎng)考察其技術(shù)力量、加工制造能力、供貨質(zhì)量及周期等。4.4對(duì)于A類(lèi)物資的供貨商，采購(gòu)員要填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)定記錄》，經(jīng)設(shè)備部長(zhǎng)批準(zhǔn)后，建立合格供貨商檔案,檔案中要有產(chǎn)品質(zhì)量業(yè)績(jī)證明等內(nèi)容。必要時(shí)設(shè)備部會(huì)同使用部門(mén)、到供貨商現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察,并寫(xiě)出考察報(bào)告,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，再采購(gòu)其產(chǎn)品。

4.5對(duì)于B類(lèi)物資的供貨商，由采購(gòu)員進(jìn)行評(píng)定，擇優(yōu)選用，必要時(shí)填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)定記錄》報(bào)設(shè)備部部長(zhǎng)批準(zhǔn)。

4.6對(duì)于C類(lèi)物資的供貨商，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，采購(gòu)員可以直接看樣品決定是否采購(gòu)。以后根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果、實(shí)際使用效果及使用人反饋意見(jiàn)，確定其是否為合格供貨商。4.7對(duì)于出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量的供貨商，視情節(jié)輕重，采購(gòu)員可隨時(shí)取消其供貨資格。

5制定采購(gòu)計(jì)劃

5.1采購(gòu)員根據(jù)設(shè)備及備品備件數(shù)據(jù)庫(kù)、各部門(mén)申請(qǐng)、大中小修計(jì)劃、設(shè)備事故（故障）報(bào)告單、生產(chǎn)實(shí)際消耗情況、技術(shù)改造文件及公司發(fā)展需要等。向合格供貨商詢(xún)價(jià)后編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃報(bào)設(shè)備部部長(zhǎng)、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5.2C類(lèi)物資中的工器具、低值易耗品；B類(lèi)物資中的鏟車(chē)備件及各種非常規(guī)物資的采購(gòu)，事先由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《備品備件及一般物品申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，采購(gòu)員再編制采購(gòu)計(jì)劃。

5.3緊急需要的各類(lèi)物資，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)口頭批準(zhǔn)后，可先采購(gòu)，事后3日內(nèi)，由申請(qǐng)者補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。

5.4根據(jù)公司要求，按時(shí)上報(bào)年度采購(gòu)計(jì)劃（預(yù)算）。

5.5采購(gòu)A類(lèi)物資或合同金額在壹萬(wàn)元以上（含壹萬(wàn)元）時(shí)，如果條件允許，采購(gòu)員需向選擇的三家以上合格供貨商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)、詢(xún)價(jià)后，整理好報(bào)價(jià)材料,調(diào)查市場(chǎng)行情,選擇議價(jià)對(duì)

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象,研擬采購(gòu)條件,全面公開(kāi)比價(jià),研擬底價(jià),核對(duì)資金預(yù)算,經(jīng)過(guò)價(jià)格及質(zhì)量各方面比較后,選定供貨商。

5.6采購(gòu)員應(yīng)按設(shè)備及備品備件采購(gòu)技術(shù)文件要求合理填寫(xiě)采購(gòu)計(jì)劃中各項(xiàng)物品的規(guī)格型號(hào)供貨,保證準(zhǔn)確無(wú)誤。

5.7編制采購(gòu)計(jì)劃,考慮要周全,要力求合理。不得有影響檢修的漏洞。根據(jù)工藝規(guī)定要求,正確選型,防止品種、規(guī)格錯(cuò)誤,并減少庫(kù)存積壓。

6采購(gòu)合同

采購(gòu)員根據(jù)業(yè)務(wù)需要起草采購(gòu)合同，采購(gòu)合同條款要符合國(guó)家法律規(guī)定。6.1.采購(gòu)A類(lèi)物資需簽定采購(gòu)合同。

6.2.需要支付預(yù)付款、產(chǎn)品質(zhì)量有較高要求的采購(gòu)業(yè)務(wù)需簽定采購(gòu)合同。6.3.采購(gòu)合同由設(shè)備部部長(zhǎng)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.4.采購(gòu)合同批準(zhǔn)后由具體經(jīng)辦人實(shí)施。

7采購(gòu)實(shí)施

7.1原則上采購(gòu)計(jì)劃或采購(gòu)合同批準(zhǔn)后，方可采購(gòu)。急用物品可憑主管領(lǐng)導(dǎo)審批的《備品備件及一般物品申請(qǐng)表》或主管領(lǐng)導(dǎo)口頭批準(zhǔn)，事后補(bǔ)簽采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同。7.2有采購(gòu)合同的，要嚴(yán)格履行采購(gòu)合同中的條款。

7.3無(wú)采購(gòu)合同的，采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)員要向選擇的供貨商詳細(xì)說(shuō)明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、付款規(guī)定、交貨期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、付款辦法等,必要時(shí)應(yīng)有傳真、電子郵件等書(shū)面依據(jù)。7.4在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)員要隨時(shí)掌握供貨進(jìn)度，必要時(shí)到供貨商現(xiàn)場(chǎng)了解供貨工期并檢查產(chǎn)品質(zhì)量，促其按期保質(zhì)保量交貨。

7.5特殊情況下,若有無(wú)法按需用日期采購(gòu)到的物品或遇到無(wú)法完成的采購(gòu)工作或合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題,采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)并向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),以便做出合理安排。

8到貨驗(yàn)收

8.1必要時(shí)采購(gòu)員可報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同檢驗(yàn)人員或使用人員或技術(shù)人員到供貨商現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收。一般情況下，貨到我公司后再進(jìn)行驗(yàn)收。

8.2到貨的設(shè)備及備品備件由采購(gòu)人員或采購(gòu)代理人送到其存放倉(cāng)庫(kù)交給保管員，必要時(shí)保管員按實(shí)際數(shù)量向采購(gòu)員開(kāi)出收貨憑證，證明貨物已由庫(kù)房接收。做為以后入庫(kù)的憑證。

8.3有圖紙的各類(lèi)物資由采購(gòu)員填寫(xiě)《設(shè)備及備品備件驗(yàn)收單》報(bào)設(shè)備部技術(shù)人員驗(yàn)收；無(wú)圖紙的各類(lèi)物資由采購(gòu)員口頭通知設(shè)備部主管，倉(cāng)庫(kù)保管員點(diǎn)貨驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購(gòu)員再填寫(xiě)《材料入庫(kù)驗(yàn)收單》報(bào)保管員辦理入庫(kù)手續(xù)。

8.4采購(gòu)員在備品備件驗(yàn)收合格后三日內(nèi)，按如下要求填好入庫(kù)單：編碼、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、金額、供貨廠商等，憑入庫(kù)單、出廠合格證、收貨憑證或其它證明到庫(kù)房辦理入庫(kù)手續(xù)，保管員在入庫(kù)單上簽字，并收回收貨憑證，如無(wú)特殊情況，采購(gòu)員應(yīng)在到貨三個(gè)工作日內(nèi)辦理入庫(kù)手續(xù)，最長(zhǎng)期限為本地不超過(guò)一個(gè)工作周，外地不超過(guò)三個(gè)工作周。

8.5對(duì)于新購(gòu)入的無(wú)編碼的備品備件，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)和保管員聯(lián)系，共同為其增加合適的編碼。8.6入庫(kù)手續(xù)辦完后，將數(shù)據(jù)錄入《備品備件、材料登記簿》。

8.7到貨后不經(jīng)入庫(kù)直接投入使用的固定資產(chǎn)，采購(gòu)員填寫(xiě)《固定資產(chǎn)購(gòu)置驗(yàn)收單》，報(bào)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人、設(shè)備部部長(zhǎng)審批。

9采購(gòu)付款及報(bào)銷(xiāo)

9.1堅(jiān)持原則,以公司利益為重,貨物檢驗(yàn)合格,才具備了付清全款的條件。9.2檢查發(fā)票及內(nèi)容是否正確。

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9.3檢查發(fā)票金額是否與定價(jià)相符。

9.4結(jié)帳時(shí)必須搞清楚是否需要扣款,是否有預(yù)付款,做好帳務(wù)處理。9.5采購(gòu)員填寫(xiě)付款單據(jù)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。

10采購(gòu)員基本要求

10.1遵守公司和設(shè)備部的各項(xiàng)規(guī)章制度，一切行動(dòng)聽(tīng)指揮。10.2保證產(chǎn)品質(zhì)量,杜絕三無(wú)產(chǎn)品進(jìn)廠。

10.3嚴(yán)格履行設(shè)備及備品備件驗(yàn)收程序，驗(yàn)收合格后，方可辦理入庫(kù)手續(xù)；若采購(gòu)的產(chǎn)品經(jīng)檢驗(yàn)不合格,應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供貨商進(jìn)行修理或更換,必要時(shí)進(jìn)行索賠。10.4及時(shí)做好帳務(wù)處理,避免帳目不清。

11檢查與考核

11.1本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況由設(shè)備部長(zhǎng)進(jìn)行檢查。11.2按照公司《績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行考核。

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