會(huì)議管理規(guī)定

會(huì)議管理規(guī)定

為規(guī)范規(guī)范公司內(nèi)部會(huì)議的召開(kāi)程序和紀(jì)律管理，保證會(huì)議資料和信息的安全性，提高會(huì)議的質(zhì)量和效率，確保有效溝通和決策，加強(qiáng)決策執(zhí)行力度和監(jiān)督機(jī)制，特制定本規(guī)定。

1．會(huì)議分類及定義

1.1公司級(jí)會(huì)議

1.1.1系由公司組織、由多部門(mén)人員參加的會(huì)議。

1.1.2主要包括股東會(huì)議、監(jiān)事會(huì)議、CST會(huì)議和周（月/季/年度）例會(huì)等。

CST會(huì)議：指每月定期召開(kāi)的經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議。CST是英文CoreStrategicTeam的縮寫(xiě)，意為核心戰(zhàn)略團(tuán)隊(duì)。

公司周例會(huì)時(shí)間為每周一上午八點(diǎn)，由總經(jīng)理主持。周例會(huì)會(huì)側(cè)重于各部門(mén)本周工作計(jì)劃安排及總體工作部署和上周工作完成情況以及各部門(mén)間需溝通協(xié)調(diào)事宜。部門(mén)例

會(huì)可放在周一公司例會(huì)后召開(kāi)以便于傳達(dá)公司指示。

1.2專業(yè)會(huì)議

系公司的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)議，包括項(xiàng)目開(kāi)發(fā)計(jì)劃討論會(huì)、營(yíng)銷推廣/分析/總結(jié)會(huì)、工程質(zhì)量分析會(huì)、工程進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)、設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)、安全工作會(huì)議等。

1.3部門(mén)會(huì)議

系由各部門(mén)自行組織、參與的會(huì)議，包括部門(mén)經(jīng)營(yíng)會(huì)議、專題討論會(huì)、例行會(huì)議等。

2.工作職責(zé)

2.1會(huì)議主持人

負(fù)責(zé)確定議題、召集、主持會(huì)議、審核會(huì)議紀(jì)要和跟進(jìn)會(huì)議決議完成情況等。

2.2會(huì)議秘書(shū)

2.2.1協(xié)助會(huì)議主持人草擬會(huì)議通知、召集會(huì)議、收集和整理會(huì)議資料、處理全程會(huì)務(wù)、負(fù)

責(zé)記錄和編寫(xiě)、分發(fā)、歸檔會(huì)議紀(jì)要、收集會(huì)議決議完成情況等；2.2.2對(duì)于會(huì)議內(nèi)容和參會(huì)人數(shù)較多的大型會(huì)議，應(yīng)指定會(huì)議組織部門(mén)履行會(huì)議秘書(shū)的工作

職責(zé)。

3.會(huì)議的組織原則

3.1應(yīng)避免會(huì)議過(guò)多和重復(fù)，因此經(jīng)常召開(kāi)的同類會(huì)議應(yīng)一律納入例會(huì)制。原則上例會(huì)應(yīng)按規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)組織召開(kāi)。

3.2與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)前就議題進(jìn)行充分研究和溝通；主持人應(yīng)良好掌控會(huì)議節(jié)奏，以提高會(huì)議效率、縮短開(kāi)會(huì)時(shí)間。

3.3會(huì)議的目的、程序、結(jié)論均應(yīng)明確。如無(wú)法當(dāng)次達(dá)成一致結(jié)論，應(yīng)于會(huì)后繼續(xù)深入研究、

溝通和協(xié)調(diào)，并另行組織專題會(huì)議討論。

3.4對(duì)于準(zhǔn)備不充分、內(nèi)容重復(fù)和作用不大的會(huì)議，應(yīng)予以取消；對(duì)于參加人員重復(fù)、內(nèi)容

接近、時(shí)間相適的會(huì)議，應(yīng)安排合并召開(kāi)。3.5各種會(huì)議出現(xiàn)交叉時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體的原則。

3.6涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的討論，應(yīng)召開(kāi)專門(mén)會(huì)議，限制參會(huì)人員，以防泄露機(jī)密。

4.會(huì)議的組織程序4.1會(huì)議的召集4.1.1會(huì)議發(fā)起人應(yīng)向相關(guān)主管（如有）口頭提報(bào)會(huì)議計(jì)劃，批準(zhǔn)后由會(huì)議主持人指定會(huì)議秘書(shū)實(shí)施；

4.1.2根據(jù)會(huì)議主持人的授意，會(huì)議秘書(shū)原則上應(yīng)于大型會(huì)議前7個(gè)工作日、小型會(huì)議前2

個(gè)工作日填寫(xiě)并向參會(huì)人員發(fā)送《會(huì)議邀請(qǐng)函/反饋表》。

4.1.3參會(huì)人員應(yīng)于收到邀請(qǐng)函后1個(gè)工作日內(nèi)向會(huì)議秘書(shū)及時(shí)回復(fù)是否參會(huì)和對(duì)會(huì)議議題、時(shí)間和地點(diǎn)的意見(jiàn)和建議以及前次會(huì)議決議（如有）的執(zhí)行情況。

4.1.4對(duì)于CST等大型會(huì)議，會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議秘書(shū)收集的反饋意見(jiàn)發(fā)布正式的會(huì)議通知，發(fā)布時(shí)間原則上不晚于會(huì)前5個(gè)工作日。

4.1.5會(huì)議秘書(shū)應(yīng)確保將會(huì)議邀請(qǐng)函和/或會(huì)議通知送達(dá)每位參會(huì)人員，并及時(shí)收集反饋信息

后提報(bào)會(huì)議主持人。

4.1.6小型會(huì)議和例行會(huì)議應(yīng)簡(jiǎn)化會(huì)議召集程序。4.2會(huì)前準(zhǔn)備

4.2.1會(huì)議主持人、組織部門(mén)和與會(huì)人員都應(yīng)分別作好參會(huì)準(zhǔn)備工作。

4.2.2匯報(bào)人如需編制會(huì)議報(bào)告，應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、及時(shí)完成，并于會(huì)前2個(gè)工作日將報(bào)告電子版發(fā)送會(huì)議秘書(shū)。

4.2.3會(huì)議秘書(shū)至少應(yīng)于會(huì)前1個(gè)工作日完成會(huì)議資料的匯總、整理工作并發(fā)送參會(huì)人員參閱。如會(huì)議需要，應(yīng)打印、復(fù)印或裝訂成冊(cè)。

4.2.4參會(huì)人員或議題匯報(bào)人應(yīng)于會(huì)前認(rèn)真研讀會(huì)議資料，必要時(shí)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)及時(shí)、充

分溝通，以提高會(huì)議效率。4.2.5小型會(huì)議可適當(dāng)簡(jiǎn)化會(huì)前準(zhǔn)備工作程序。

5.會(huì)議紀(jì)律

5.1參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到會(huì)，并在《會(huì)議簽到表》上簽到（當(dāng)有公司外部人員參加時(shí)）。

5.2因故缺席者須向主管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)批準(zhǔn)、委托參會(huì)代表后通過(guò)回復(fù)《會(huì)議邀請(qǐng)函/反饋表》通

知會(huì)議秘書(shū)。5.3參會(huì)人員應(yīng)以彼此尊重的態(tài)度認(rèn)真傾聽(tīng)他人發(fā)言并積極發(fā)表個(gè)人意見(jiàn)。5.4所有參會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)鈴聲；有重要電話應(yīng)在會(huì)場(chǎng)外接聽(tīng)。

5.5不可大聲喧嘩或交頭接耳；不應(yīng)頻繁出入會(huì)場(chǎng)、無(wú)故離席或早退。

5.6會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)將座椅歸位，將茶杯、紙巾等個(gè)人用品帶離會(huì)場(chǎng)。5.7公司的股東會(huì)議、監(jiān)事會(huì)議、CST會(huì)議、年度計(jì)劃總結(jié)會(huì)等正式會(huì)議應(yīng)著正裝。

6會(huì)議紀(jì)要的編制、發(fā)送和歸檔

6.1會(huì)議秘書(shū)負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄和紀(jì)要。

6.2會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)實(shí)事求是、簡(jiǎn)明扼要、準(zhǔn)確完整，切忌做成冗長(zhǎng)繁雜、不明重點(diǎn)的簡(jiǎn)單記錄。

6.3涉及公司商業(yè)秘密的文字信息應(yīng)予以刪略。

6.4會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)后3個(gè)工作日內(nèi)編寫(xiě)完成、提交會(huì)議主持人審核后送相關(guān)人員簽署（如果需要）并發(fā)送參閱人員。

6.5一般會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要需發(fā)送所有參會(huì)人員參閱；例行會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要需發(fā)送所有固定參會(huì)人員，對(duì)于臨時(shí)參會(huì)人員，應(yīng)視實(shí)際需要發(fā)送相關(guān)內(nèi)容。

6.6會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議主持人指定人員歸檔。歸檔管理參見(jiàn)公司《檔案管理規(guī)定》。

7會(huì)議決議執(zhí)行情況的跟蹤

7.1對(duì)會(huì)議形成的決議和決定必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行，由會(huì)議指定的負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)部門(mén)組織實(shí)施，并及時(shí)將執(zhí)行情況報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)；

7.2例行會(huì)議的會(huì)議秘書(shū)應(yīng)協(xié)助主持人跟進(jìn)會(huì)議決議的執(zhí)行情況，并記錄在會(huì)議紀(jì)要或下次

《會(huì)議邀請(qǐng)函/反饋表》中的《前次會(huì)議決議事項(xiàng)執(zhí)行情況反饋表》，及時(shí)提交會(huì)議主持人。

8．相關(guān)文件

《檔案管理規(guī)定》

《會(huì)議邀請(qǐng)函/反饋表》《周例會(huì)紀(jì)要示范格式》

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辦公室會(huì)議管理制度

目的

為規(guī)范企業(yè)會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。

第一章會(huì)議類別

公司級(jí)會(huì)議：1、每周例會(huì)

（1）會(huì)議時(shí)間：每周六下午。

（2）參加人員為公司中層管理以上員工。

（3）各部門(mén)本著真實(shí)的原則，向會(huì)議總結(jié)上周工作內(nèi)容、重點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際工作需要，提出本周工作可行性計(jì)劃并以書(shū)面形式上交綜合管理處匯總，上交時(shí)間為周五下午3:00前。（4）會(huì)議紀(jì)要由綜合辦負(fù)責(zé)整理，并作存檔，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議決議。2、專題會(huì)議：

（1）系全公司性的業(yè)務(wù)綜合會(huì)、運(yùn)營(yíng)會(huì)議，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，主管業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織。（2）主管部門(mén)負(fù)責(zé)通知、組織各與會(huì)人員，并作會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)會(huì)議主持人簽字確認(rèn)后，報(bào)

綜合辦存檔。

第二章會(huì)議秩序和紀(jì)律

1、嚴(yán)格遵守開(kāi)會(huì)時(shí)間，不得無(wú)故遲到或早退，特殊情況，需由會(huì)議主持人批準(zhǔn)。2、會(huì)議期間手機(jī)應(yīng)調(diào)至靜音狀態(tài)，特別事情到會(huì)議室外接聽(tīng)。

3、會(huì)議發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，避免發(fā)表與會(huì)議無(wú)關(guān)的話題，會(huì)議主持者有權(quán)提示發(fā)言人，其他人員無(wú)權(quán)打斷發(fā)言人講話。

4、凡是違反會(huì)議秩序者，會(huì)議主持人有權(quán)給予通報(bào)批評(píng)。

5、會(huì)議應(yīng)按規(guī)定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)，組織會(huì)議的科室會(huì)前應(yīng)準(zhǔn)備好會(huì)議議程及有關(guān)內(nèi)容，并負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)議紀(jì)律。

6、會(huì)議涉及機(jī)密事件，所有與會(huì)者要嚴(yán)守保密制度，不得外傳泄密，否則按有關(guān)規(guī)定處理。7、會(huì)議形成的決議應(yīng)由牽頭部門(mén)及時(shí)書(shū)面通知有關(guān)執(zhí)行部門(mén)，并負(fù)責(zé)監(jiān)督落實(shí)情況。1、會(huì)議記錄原則

會(huì)議記錄由專人記錄。對(duì)會(huì)議內(nèi)容做真實(shí)全面客觀的記錄。

第三章會(huì)議記錄2、會(huì)議記錄員應(yīng)遵守的規(guī)定

（1）做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議的考勤記錄，會(huì)后需要整理《會(huì)議紀(jì)要》。（2）對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。

第四章會(huì)議室管理

1、管理和使用權(quán)限

（1）會(huì)議室由綜合辦負(fù)責(zé)管理，各科室如因會(huì)議需要使用會(huì)議室，須事先向綜合辦申請(qǐng)，由綜合辦統(tǒng)籌安排。

（2）會(huì)議室衛(wèi)生由綜合辦安排人員負(fù)責(zé)進(jìn)行，在每次會(huì)議召開(kāi)前后均要進(jìn)行衛(wèi)生打掃，并做好日常保潔。2、會(huì)議室設(shè)備管理

會(huì)議室相關(guān)設(shè)備的管理、使用和維護(hù)由專人負(fù)責(zé)，其他人不得隨意操作，否則造成設(shè)備損壞應(yīng)按價(jià)予以賠償。

第五章附則1、本制度由綜合辦負(fù)責(zé)解釋。

2、本制度由總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效，自頒布之日起執(zhí)行。

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會(huì)議簽到表

會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議記錄人員序號(hào)

部門(mén)姓名序號(hào)部門(mén)2

姓名九華大愿文化有限公司

會(huì)議記錄

會(huì)議主題：會(huì)議時(shí)間參會(huì)人員會(huì)議記錄員參會(huì)人員會(huì)議內(nèi)容

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