會議管理規(guī)定

會議管理規(guī)定

為規(guī)范規(guī)范公司內部會議的召開程序和紀律管理，保證會議資料和信息的安全性，提高會議的質量和效率，確保有效溝通和決策，加強決策執(zhí)行力度和監(jiān)督機制，特制定本規(guī)定。

1．會議分類及定義

1.1公司級會議

1.1.1系由公司組織、由多部門人員參加的會議。

1.1.2主要包括股東會議、監(jiān)事會議、CST會議和周（月/季/年度）例會等。

CST會議：指每月定期召開的經營管理會議。CST是英文CoreStrategicTeam的縮寫，意為核心戰(zhàn)略團隊。

公司周例會時間為每周一上午八點，由總經理主持。周例會會側重于各部門本周工作計劃安排及總體工作部署和上周工作完成情況以及各部門間需溝通協(xié)調事宜。部門例

會可放在周一公司例會后召開以便于傳達公司指示。

1.2專業(yè)會議

系公司的技術、業(yè)務綜合會議，包括項目開發(fā)計劃討論會、營銷推廣/分析/總結會、工程質量分析會、工程進度協(xié)調會、設計聯(lián)絡會、安全工作會議等。

1.3部門會議

系由各部門自行組織、參與的會議，包括部門經營會議、專題討論會、例行會議等。

2.工作職責

2.1會議主持人

負責確定議題、召集、主持會議、審核會議紀要和跟進會議決議完成情況等。

2.2會議秘書

2.2.1協(xié)助會議主持人草擬會議通知、召集會議、收集和整理會議資料、處理全程會務、負

責記錄和編寫、分發(fā)、歸檔會議紀要、收集會議決議完成情況等；2.2.2對于會議內容和參會人數(shù)較多的大型會議，應指定會議組織部門履行會議秘書的工作

職責。

3.會議的組織原則

3.1應避免會議過多和重復，因此經常召開的同類會議應一律納入例會制。原則上例會應按規(guī)定的時間、地點組織召開。

3.2與會人員應在會前就議題進行充分研究和溝通；主持人應良好掌控會議節(jié)奏，以提高會議效率、縮短開會時間。

3.3會議的目的、程序、結論均應明確。如無法當次達成一致結論，應于會后繼續(xù)深入研究、

溝通和協(xié)調，并另行組織專題會議討論。

3.4對于準備不充分、內容重復和作用不大的會議，應予以取消；對于參加人員重復、內容

接近、時間相適的會議，應安排合并召開。3.5各種會議出現(xiàn)交叉時，應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。

3.6涉及商業(yè)秘密內容的討論，應召開專門會議，限制參會人員，以防泄露機密。

4.會議的組織程序4.1會議的召集4.1.1會議發(fā)起人應向相關主管（如有）口頭提報會議計劃，批準后由會議主持人指定會議秘書實施；

4.1.2根據(jù)會議主持人的授意，會議秘書原則上應于大型會議前7個工作日、小型會議前2

個工作日填寫并向參會人員發(fā)送《會議邀請函/反饋表》。

4.1.3參會人員應于收到邀請函后1個工作日內向會議秘書及時回復是否參會和對會議議題、時間和地點的意見和建議以及前次會議決議（如有）的執(zhí)行情況。

4.1.4對于CST等大型會議，會議主持人應根據(jù)會議秘書收集的反饋意見發(fā)布正式的會議通知，發(fā)布時間原則上不晚于會前5個工作日。

4.1.5會議秘書應確保將會議邀請函和/或會議通知送達每位參會人員，并及時收集反饋信息

后提報會議主持人。

4.1.6小型會議和例行會議應簡化會議召集程序。4.2會前準備

4.2.1會議主持人、組織部門和與會人員都應分別作好參會準備工作。

4.2.2匯報人如需編制會議報告，應認真準備、及時完成，并于會前2個工作日將報告電子版發(fā)送會議秘書。

4.2.3會議秘書至少應于會前1個工作日完成會議資料的匯總、整理工作并發(fā)送參會人員參閱。如會議需要，應打印、復印或裝訂成冊。

4.2.4參會人員或議題匯報人應于會前認真研讀會議資料，必要時應組織相關部門及時、充

分溝通，以提高會議效率。4.2.5小型會議可適當簡化會前準備工作程序。

5.會議紀律

5.1參會人員應按時到會，并在《會議簽到表》上簽到（當有公司外部人員參加時）。

5.2因故缺席者須向主管領導申請批準、委托參會代表后通過回復《會議邀請函/反饋表》通

知會議秘書。5.3參會人員應以彼此尊重的態(tài)度認真傾聽他人發(fā)言并積極發(fā)表個人意見。5.4所有參會人員應關閉手機鈴聲；有重要電話應在會場外接聽。

5.5不可大聲喧嘩或交頭接耳；不應頻繁出入會場、無故離席或早退。

5.6會議結束后，參會人員應自覺將座椅歸位，將茶杯、紙巾等個人用品帶離會場。5.7公司的股東會議、監(jiān)事會議、CST會議、年度計劃總結會等正式會議應著正裝。

6會議紀要的編制、發(fā)送和歸檔

6.1會議秘書負責做好會議記錄和紀要。

6.2會議紀要內容應實事求是、簡明扼要、準確完整，切忌做成冗長繁雜、不明重點的簡單記錄。

6.3涉及公司商業(yè)秘密的文字信息應予以刪略。

6.4會議紀要應在會后3個工作日內編寫完成、提交會議主持人審核后送相關人員簽署（如果需要）并發(fā)送參閱人員。

6.5一般會議的會議紀要需發(fā)送所有參會人員參閱；例行會議的會議紀要需發(fā)送所有固定參會人員，對于臨時參會人員，應視實際需要發(fā)送相關內容。

6.6會議紀要由會議主持人指定人員歸檔。歸檔管理參見公司《檔案管理規(guī)定》。

7會議決議執(zhí)行情況的跟蹤

7.1對會議形成的決議和決定必須認真貫徹執(zhí)行，由會議指定的負責人和負責部門組織實施，并及時將執(zhí)行情況報告主管領導；

7.2例行會議的會議秘書應協(xié)助主持人跟進會議決議的執(zhí)行情況，并記錄在會議紀要或下次

《會議邀請函/反饋表》中的《前次會議決議事項執(zhí)行情況反饋表》，及時提交會議主持人。

8．相關文件

《檔案管理規(guī)定》

《會議邀請函/反饋表》《周例會紀要示范格式》

擴展閱讀：辦公室會議管理制度

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辦公室會議管理制度

目的

為規(guī)范企業(yè)會議管理，提高會議質量，特制定本制度。

第一章會議類別

公司級會議：1、每周例會

（1）會議時間：每周六下午。

（2）參加人員為公司中層管理以上員工。

（3）各部門本著真實的原則，向會議總結上周工作內容、重點，根據(jù)實際工作需要，提出本周工作可行性計劃并以書面形式上交綜合管理處匯總，上交時間為周五下午3:00前。（4）會議紀要由綜合辦負責整理，并作存檔，各相關部門負責落實會議決議。2、專題會議：

（1）系全公司性的業(yè)務綜合會、運營會議，由總經理批準，主管業(yè)務部門負責組織。（2）主管部門負責通知、組織各與會人員，并作會議紀要，經會議主持人簽字確認后，報

綜合辦存檔。

第二章會議秩序和紀律

1、嚴格遵守開會時間，不得無故遲到或早退，特殊情況，需由會議主持人批準。2、會議期間手機應調至靜音狀態(tài)，特別事情到會議室外接聽。

3、會議發(fā)言應簡明扼要，避免發(fā)表與會議無關的話題，會議主持者有權提示發(fā)言人，其他人員無權打斷發(fā)言人講話。

4、凡是違反會議秩序者，會議主持人有權給予通報批評。

5、會議應按規(guī)定時間準時召開，組織會議的科室會前應準備好會議議程及有關內容，并負責維護會議紀律。

6、會議涉及機密事件，所有與會者要嚴守保密制度，不得外傳泄密，否則按有關規(guī)定處理。7、會議形成的決議應由牽頭部門及時書面通知有關執(zhí)行部門，并負責監(jiān)督落實情況。1、會議記錄原則

會議記錄由專人記錄。對會議內容做真實全面客觀的記錄。

第三章會議記錄2、會議記錄員應遵守的規(guī)定

（1）做好會議的原始記錄及會議的考勤記錄，會后需要整理《會議紀要》。（2）對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

第四章會議室管理

1、管理和使用權限

（1）會議室由綜合辦負責管理，各科室如因會議需要使用會議室，須事先向綜合辦申請，由綜合辦統(tǒng)籌安排。

（2）會議室衛(wèi)生由綜合辦安排人員負責進行，在每次會議召開前后均要進行衛(wèi)生打掃，并做好日常保潔。2、會議室設備管理

會議室相關設備的管理、使用和維護由專人負責，其他人不得隨意操作，否則造成設備損壞應按價予以賠償。

第五章附則1、本制度由綜合辦負責解釋。

2、本制度由總經理批準后生效，自頒布之日起執(zhí)行。

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會議簽到表

會議主題會議時間會議記錄人員序號

部門姓名序號部門2

姓名九華大愿文化有限公司

會議記錄

會議主題：會議時間參會人員會議記錄員參會人員會議內容

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