PPT的三大工作區(qū)域及應(yīng)用-一大綱區(qū)的應(yīng)用

PPT的三大工作區(qū)域及應(yīng)用

在演示文稿中，主要以編輯區(qū)、備注區(qū)和大綱區(qū)三個可編輯文字的區(qū)域為主，它們是PowerPoint的工作環(huán)境。

編輯區(qū)、備注區(qū)和大綱區(qū)的大小可以通過顯示比例分別進行調(diào)整。以O(shè)ffice201*版辦公軟件為例，顯示比例實際是針對不同區(qū)域進行調(diào)整。如果把光標定在大綱區(qū)，就可以針對縮略圖或者大綱所占區(qū)域大小調(diào)整顯示比例；把光標定在備注區(qū)，可以針對備注文字大小調(diào)整顯示比例；如果把光標定在編輯區(qū)，就可以針對編輯區(qū)大小調(diào)整顯示比例的大小。

演示文稿的制作方式主要有兩種：一種是以編輯備注為主的工作模式，當(dāng)鼠標拖動備注區(qū)的時候，就可以把幻燈片的編輯區(qū)縮小；另一種是以大綱為導(dǎo)向制作演示文稿的方式，把大綱區(qū)拉大，幻燈片就會變小。

一、大綱區(qū)的應(yīng)用

演示文稿的制作最終會形成幻燈片的流程和模式，僅在大綱區(qū)就能夠?qū)崿F(xiàn)整個演示文稿的大綱文字和結(jié)構(gòu)效果。

1.大綱中的快捷鍵使用

以大綱為導(dǎo)向制作演示文稿，需要用到兩組快捷鍵：第一組是Ctrl+Enter（回車）鍵或者直接是Enter鍵；第二組是Tab（table的縮寫）鍵或者Shift+Tab鍵。其中，第二組快捷鍵在大綱中應(yīng)用得非常廣泛。

Ctrl+Enter鍵和Enter鍵的使用

首先，打開大綱，把范圍拉大，光標定位在大綱區(qū)，文字的位置已經(jīng)確定，用快捷鍵代替鼠標，直接編輯大標題，按Ctrl+回車鍵把光標切換到副標題，填寫副標題的部門、姓名、年月日等信息。接著，建第二張幻燈片。通常每張新建的幻燈片都是由標題和文本兩個文字框組成，即標題框和文本框，只要用Ctrl+Enter鍵就可以打開第二張幻燈片。文字框從副標題到下一個文字框，就是新幻燈片的大標題。當(dāng)完成大標題的文字，想把光標移到下方的文本時，還是用Ctrl+Enter鍵，把光標從上一框移動到下一框。同樣，當(dāng)把文本做完，需要將光標移到下一個標題時，還是按Ctrl+Enter鍵。

Ctrl+Enter鍵，實際是讓光標的位置隨著標題和文本框向下移動。如果光標在幻燈片的大標題，向下移動就到了文本，再讓光標向下一個文字框移動，實際就是到了下一張幻燈片的大標題。在大標題打字，Ctrl+回車把光標挪到文本，當(dāng)前的文本會帶有一個黑點。這種文本是有級別的，設(shè)置了項目符號，叫做一級文本。

Table鍵和Shift+Tab鍵的使用

把光標還原到左邊的大綱，每次回車都是一個新級層。事實上，文本是可以做成多層級的，想讓文本進行升級或者降級，需要用到第二組快捷鍵，即Shift+Tab鍵。先按回車鍵，之后可以看到一級文本的黑點，然后在打字之前按Table鍵，此時的文本就變成了二級。需要降到三級，就在Enter之后按Table鍵。如果想要升級，就在Enter之后按Shift+Tab鍵，文本就回到二級，Enter之后繼續(xù)按Shift+Tab，文本就回到一級。這種帶層級的幻燈片會更清晰和突出重點，讓人一目了然。

對大綱中的文本進行升降級，應(yīng)該在打字之前使用快捷鍵，升級使用Shift+Tab鍵，降級直接按Tab鍵。這兩組快捷鍵不僅應(yīng)用到幻燈片大綱中，在實際工作中也會經(jīng)常用到。比如，Office中常用的Word軟件，同樣也有級別問題。在Word中做了多級文本，想進行升降級也是用這兩個快捷鍵來完成。

在大綱中使用快捷鍵的目的，是為了解大綱的應(yīng)用，更重要的是應(yīng)用規(guī)律。在實際辦公時，使用快捷鍵可以節(jié)省很多時間，從而提高工作效率。

2.幻燈片中的快捷鍵使用

快捷鍵在幻燈片中一樣可以使用。在幻燈片中，選取帶有級別的文字，把光標放在一個地方按Table鍵，把當(dāng)前文本進行降級，再按Table鍵又降一級，直至降為一級。想升層級時，按Shift+Tab鍵。這些快捷鍵在Word中也可以同樣使用，但是要注意前提必須有級別，否則升降級就沒有意義。工具欄中有一個項目符號和編號的按鈕，在使用時用光標點擊整個文本框，取消當(dāng)前的項目符號，文本就沒有級別，再升降級層都沒有任何意義，只能讓文字進行跳動。也就是說，只有在項目符號或者項目編號的狀態(tài)下才能進行升降級。

通常情況下，第一張幻燈片默認的是標題版式，即上面是大標題，下面是副標題，根本就用不到升降級，只有對于上面是標題，下面是有級別的文本框的幻燈片，才需要用快捷鍵來完成。

輸入標題時快捷鍵的使用

光標放到大綱處，在文本框打字，按Ctrl+Enter鍵會再建一個新幻燈片，不排除光標又跑到標題的可能。在做幻燈片時經(jīng)常會出現(xiàn)這樣一種情況：幻燈片只有一個大標題，下面不是文本，而是圖表、表格、圖片或者流程圖，這時只要光標在標題框直接按Enter鍵，就會換到下一張新建幻燈片的標題。

在Enter、Ctrl+Enter和Table、Shift+Tab兩組快捷鍵中，前者的作用是讓光標位置進行移動，從一個框到另一個框的移動，一個標題到下一個標題移動；后者的作用是把下方的文本進行層次級別的改變。掌握好這兩組快捷鍵，就能既控制光標的位置，又控制文本的級別。有人曾總結(jié)：“光標如果在下方文本，按Enter鍵會進入下一個文本，也就是下一行、下一段；如果光標在標題，按Enter鍵就會進入下一個標題，也就是下一張幻燈片�！�

添加對象內(nèi)容時快捷鍵的使用

所有幻燈片的文字完成之后，接下來回到縮略圖，為每張幻燈片添加不同對象和內(nèi)容。以在幻燈片下方插入圖表為例。操作是這樣的：首先，插圖圖表不需要文字框，可以通過“格式”菜單選擇“幻燈片版式”，此時幻燈片的右邊會出現(xiàn)幻燈片版式的調(diào)整和選擇，選擇只有標題的版式，把文字框取消。根據(jù)幻燈片內(nèi)容更改版式，這是非常重要的。接著，在Excel中把圖表復(fù)制粘貼或者直接在PowerPoint中選擇插入圖表：在Excel窗口中修改圖表數(shù)據(jù)和內(nèi)容，然后點擊空白處，圖表就會直接出現(xiàn)在幻燈片中；在幻燈片下方插入表格，通過工具欄中“插入圖表”的方式畫一個所需要行列數(shù)的表格，松開鼠標后就可以看到一個表單出現(xiàn)在幻燈片里，然后填寫內(nèi)容就可以了。

模板設(shè)置時快捷鍵的使用

在整個幻燈片內(nèi)容做完之后，打開“設(shè)計”菜單里的“幻燈片模板”選項，可以從中選擇自己喜歡的模板（很多模板都是微軟自帶的，也可以把自己企業(yè)和常用的一些模板放入。）隨便選擇一個效果，通過點擊，幻燈片的背景、文字格式和顏色風(fēng)格會形成整體一致的變化，只有封面幻燈片是與眾不同的。

添加動畫時快捷鍵的使用

對于演示文稿，添加動畫也是必備的動作之一。動畫的添加和模板的設(shè)置沒有順序性，先套用模板或者先做動畫都是可以的。如果選好模板后再加動畫，在最后放映之前應(yīng)該從上到下把每張幻燈片的動畫逐一做好。

放映時快捷鍵的使用

完成內(nèi)容、背景、格式和動畫后，接下來需要的就是放映技巧和經(jīng)驗。把這些都合在一起，就是完美演示文稿的制作過程，而且效率是最高的。

很多人建立演示文稿，在標題框打字需要轉(zhuǎn)行把字縮小的時候，會選擇用“字號”來調(diào)節(jié)。實際上，更簡單的方式是使用快捷鍵“Ctrl+中括號”，左邊的中括號使文字縮小，右邊的中括號使文字放大。用快捷鍵代替鼠標選“字號”調(diào)整文字大小，會節(jié)省很多工作時間。通常情況下，字體、字號都是根據(jù)情況掌握，不要機械、死板地記憶，選擇快捷鍵調(diào)整要比“字號”靈活方便。

在日常工作中，很多人的做法是，建一張幻燈片，輸入文字，改字號大小，改背景顏色，設(shè)計動畫，接著建立第二張幻燈片，輸入文字，做格式美化，設(shè)計動畫，再建第三張幻燈片每張新建幻燈片如此循環(huán)，多一張幻燈片，整個工作都要做一個循環(huán)。這種方式的工作效率非常低，是不可取的。在公司，之所以分部門工作，就是要形成一條流水線，每個部門都做各自的事情，不干涉其他部門工作，協(xié)調(diào)一致才能夠穩(wěn)步向前。因此，幻燈片設(shè)置和應(yīng)用也要考慮這樣的方式，切忌做低效率的事情。

擴展閱讀：張劍悅-PPT的三大工作區(qū)域及應(yīng)用

PPT的三大工作區(qū)域及應(yīng)用

張劍悅

學(xué)習(xí)導(dǎo)航

通過學(xué)習(xí)本課程，你將能夠：●學(xué)會大綱中快捷鍵的使用；●懂得應(yīng)用放映顯示區(qū)；●掌握打印備注的操作方法。

PPT的三大工作區(qū)域及應(yīng)用

在演示文稿中，主要以編輯區(qū)、備注區(qū)和大綱區(qū)三個可編輯文字的區(qū)域為主，它們是PowerPoint的工作環(huán)境。

編輯區(qū)、備注區(qū)和大綱區(qū)的大小可以通過顯示比例分別進行調(diào)整。以O(shè)ffice201*版辦公軟件為例，顯示比例實際是針對不同區(qū)域進行調(diào)整。如果把光標定在大綱區(qū)，就可以針對縮略圖或者大綱所占區(qū)域大小調(diào)整顯示比例；把光標定在備注區(qū)，可以針對備注文字大小調(diào)整顯示比例；如果把光標定在編輯區(qū)，就可以針對編輯區(qū)大小調(diào)整顯示比例的大小。

演示文稿的制作方式主要有兩種：一種是以編輯備注為主的工作模式，當(dāng)鼠標拖動備注區(qū)的時候，就可以把幻燈片的編輯區(qū)縮小；另一種是以大綱為導(dǎo)向制作演示文稿的方式，把大綱區(qū)拉大，幻燈片就會變小。一、大綱區(qū)的應(yīng)用

演示文稿的制作最終會形成幻燈片的流程和模式，僅在大綱區(qū)就能夠?qū)崿F(xiàn)整個演示文稿的大綱文字和結(jié)構(gòu)效果。

1.大綱中的快捷鍵使用

以大綱為導(dǎo)向制作演示文稿，需要用到兩組快捷鍵：第一組是Ctrl+Enter（回車）鍵或者直接是Enter鍵；第二組是Tab（table的縮寫）鍵或者Shift+Tab鍵。其中，第二組快捷鍵在大綱中應(yīng)用得非常廣泛。

Ctrl+Enter鍵和Enter鍵的使用

首先，打開大綱，把范圍拉大，光標定位在大綱區(qū)，文字的位已經(jīng)確定，用快捷鍵代替鼠標，直接編輯大標題，按Ctrl+回車鍵把光標切換到副標題，填寫副標題的部門、姓名、年月日等信息。接著，建第二張幻燈片。通常每張新建的幻燈片都是由標題和文本兩個文字框組成，即標題框和文本框，只要用Ctrl+Enter鍵就可以打開第二張幻燈片。文字框從副標題到下一個文字框，就是新幻燈片的大標題。當(dāng)完成大標題的文字，想把光標移到下方的文本時，還是用Ctrl+Enter鍵，把光標從上一框移動到下一框。同樣，當(dāng)把文本做完，需要將光標移到下一個標題時，還是按Ctrl+Enter鍵。Ctrl+Enter鍵，實際是讓光標的位隨著標題和文本框向下移動。如果光標在幻燈片的大標題，向下移動就到了文本，再讓光標向下一個文字框移動，實際就是到了下一張幻燈片的大標題。在大標題打字，Ctrl+回車把光標挪到文本，當(dāng)前的文本會帶有一個黑點。這種文本是有級別的，設(shè)了項目符號，叫做一級文本。

Table鍵和Shift+Tab鍵的使用

把光標還原到左邊的大綱，每次回車都是一個新級層。事實上，文本是可以做成多層級的，想讓文本進行升級或者降級，需要用到第二組快捷鍵，即Shift+Tab鍵。

先按回車鍵，之后可以看到一級文本的黑點，然后在打字之前按Table鍵，此時的文本就變成了二級。需要降到三級，就在Enter之后按Table鍵。如果想要升級，就在Enter之后按Shift+Tab鍵，文本就回到二級，Enter之后繼續(xù)按Shift+Tab，文本就回到一級。這種帶層級的幻燈片會更清晰和突出重點，讓人一目了然。

對大綱中的文本進行升降級，應(yīng)該在打字之前使用快捷鍵，升級使用Shift+Tab鍵，降級直接按Tab鍵。這兩組快捷鍵不僅應(yīng)用到幻燈片大綱中，在實際工作中也會經(jīng)常用到。比如，Office中常用的Word軟件，同樣也有級別問題。在Word中做了多級文本，想進行升降級也是用這兩個快捷鍵來完成。

在大綱中使用快捷鍵的目的，是為了解大綱的應(yīng)用，更重要的是應(yīng)用規(guī)律。在實際辦公時，使用快捷鍵可以節(jié)省很多時間，從而提高工作效率。

2.幻燈片中的快捷鍵使用

快捷鍵在幻燈片中一樣可以使用。在幻燈片中，選取帶有級別的文字，把光標放在一個地方按Table鍵，把當(dāng)前文本進行降級，再按Table鍵又降一級，直至降為一級。想升層級時，按Shift+Tab鍵。這些快捷鍵在Word中也可以同樣使用，但是要注意前提必須有級別，否則升降級就沒有意義。工具欄中有一個項目符號和編號的按鈕，在使用時用光標點擊整個文本框，取消當(dāng)前的項目符號，文本就沒有級別，再升降級層都沒有任何意義，只能讓文字進行跳動。也就是說，只有在項目符號或者項目編號的狀態(tài)下才能進行升降級。

通常情況下，第一張幻燈片默認的是標題版式，即上面是大標題，下面是副標題，根本就用不到升降級，只有對于上面是標題，下面是有級別的文本框的幻燈片，才需要用快捷鍵來完成。

輸入標題時快捷鍵的使用

光標放到大綱處，在文本框打字，按Ctrl+Enter鍵會再建一個新幻燈片，不排除光標又跑到標題的可能。在做幻燈片時經(jīng)常會出現(xiàn)這樣一種情況：幻燈片只有一個大標題，下面不是文本，而是圖表、表格、圖片或者流程圖，這時只要光標在標題框直接按Enter鍵，就會換到下一張新建幻燈片的標題。

在Enter、Ctrl+Enter和Table、Shift+Tab兩組快捷鍵中，前者的作用是讓光標位進行移動，從一個框到另一個框的移動，一個標題到下一個標題移動；后者的作用是把下方的文本進行層次級別的改變。掌握好這兩組快捷鍵，就能既控制光標的位，又控制文本的級別。有人曾總結(jié)：“光標如果在下方文本，按Enter鍵會進入下一個文本，也就是下一行、下一段；如果光標在標題，按Enter鍵就會進入下一個標題，也就是下一張幻燈片�！�

添加對象內(nèi)容時快捷鍵的使用所有幻燈片的文字完成之后，接下來回到縮略圖，為每張幻燈片添加不同對象和內(nèi)容。以在幻燈片下方插入圖表為例。操作是這樣的：首先，插圖圖表不需要文字框，可以通過“格式”菜單選擇“幻燈片版式”，此時幻燈片的右邊會出現(xiàn)幻燈片版式的調(diào)整和選擇，選擇只有標題的版式，把文字框取消。根據(jù)幻燈片內(nèi)容更改版式，這是非常重要的。接著，在Excel中把圖表復(fù)制粘貼或者直接在PowerPoint中選擇插入圖表：在Excel窗口中修改圖表數(shù)據(jù)和內(nèi)容，然后點擊空白處，圖表就會直接出現(xiàn)在幻燈片中；在幻燈片下方插入表格，通過工具欄中“插入圖表”的方式畫一個所需要行列數(shù)的表格，松開鼠標后就可以看到一個表單出現(xiàn)在幻燈片里，然后填寫內(nèi)容就可以了。

模板設(shè)時快捷鍵的使用

在整個幻燈片內(nèi)容做完之后，打開“設(shè)計”菜單里的“幻燈片模板”選項，可以從中選擇自己喜歡的模板（很多模板都是微軟自帶的，也可以把自己企業(yè)和常用的一些模板放入。）隨便選擇一個效果，通過點擊，幻燈片的背景、文字格式和顏色風(fēng)格會形成整體一致的變化，只有封面幻燈片是與眾不同的。

添加動畫時快捷鍵的使用

對于演示文稿，添加動畫也是必備的動作之一。動畫的添加和模板的設(shè)沒有順序性，先套用模板或者先做動畫都是可以的。如果選好模板后再加動畫，在最后放映之前應(yīng)該從上到下把每張幻燈片的動畫逐一做好。

放映時快捷鍵的使用

完成內(nèi)容、背景、格式和動畫后，接下來需要的就是放映技巧和經(jīng)驗。把這些都合在一起，就是完美演示文稿的制作過程，而且效率是最高的。

很多人建立演示文稿，在標題框打字需要轉(zhuǎn)行把字縮小的時候，會選擇用“字號”來調(diào)節(jié)。實際上，更簡單的方式是使用快捷鍵“Ctrl+中括號”，左邊的中括號使文字縮小，右邊的中括號使文字放大。用快捷鍵代替鼠標選“字號”調(diào)整文字大小，會節(jié)省很多工作時間。通常情況下，字體、字號都是根據(jù)情況掌握，不要機械、死板地記憶，選擇快捷鍵調(diào)整要比“字號”靈活方便。

在日常工作中，很多人的做法是，建一張幻燈片，輸入文字，改字號大小，改背景顏色，設(shè)計動畫，接著建立第二張幻燈片，輸入文字，做格式美化，設(shè)計動畫，再建第三張幻燈片……每張新建幻燈片如此循環(huán)，多一張幻燈片，整個工作都要做一個循環(huán)。這種方式的工作效率非常低，是不可取的。在公司，之所以分部門工作，就是要形成一條流水線，每個部門都做各自的事情，不干涉其他部門工作，協(xié)調(diào)一致才能夠穩(wěn)步向前。因此，幻燈片設(shè)和應(yīng)用也要考慮這樣的方式，切忌做低效率的事情。二、編輯區(qū)的應(yīng)用

在PowerPoint的三個工作區(qū)域中，編輯區(qū)是人們最熟悉的區(qū)域，然而很多人盡管使用PowerPoint多年，卻不見得很了解，甚至從來沒有離開白色頁面，也沒有調(diào)整過幻燈片的顯示比例。

1.放映顯示區(qū)的應(yīng)用

Office中Word軟件主要是對文字進行編輯，中間的白色區(qū)域就是編輯區(qū)，很多人在Word中編輯文字，只在頁邊距之內(nèi)的版心完成工作。事實上，想要出頁邊界很容易，只要選中“標尺”的右縮進按鈕，用鼠標向外拖動，就可以看到一條黑線，松開鼠標，這段文字的右邊界就出來了，用同樣方法，把縮進按鈕向左邊調(diào)整，文字的左邊界也就會出來。雖然文字可以寫到版心邊界，卻不能出白色區(qū)域。否則無論是在Word中直接看，還是打印出來，都不能看到紙外面的字，即使用文本框插入照片拖到灰色的地方，也是看不見的。

幻燈片與Word不同，顯示比例可以自由縮小和調(diào)大，可以把文字拖出來，也可以直接在外面繪制文字、插入圖片、表格甚至直接繪制圖形，總之，離白色區(qū)域再遠都可以。也就是說，你的心有多大，編輯區(qū)就有多大，它沒有具體的邊界。值得注意的是，對白色區(qū)域之外的圖片進行動畫放映，是看不到的。

【操作演示】

在幻燈片白色區(qū)域外畫一個圓形，開始放映，看不到圓形的變化；把圓形的1/4放入白色區(qū)域，做扇形動畫，開始放映，可以看到圖形的變化。左側(cè)幻燈片縮略圖只顯示了1/4的圖形，所以放映的時候只能看到圓的1/4部分。把圓形放到白色區(qū)域內(nèi)，幻燈片的兩邊就為圓做一條切線，此時直接放映，就能看到整個圓了。

以上的操作演示說明：一是幻燈片的白色和灰色部分都是編輯區(qū)；二是幻燈片的白色部分是放映時能看到的區(qū)域，通常被稱作“幻燈片放映顯示區(qū)”。

Word編輯完成之后，可以打印出來直接在紙張中觀看，E-mail給別人，或者直接以電子文檔的方式進行瀏覽。與之不同，幻燈片的命運基本只有一種放映，所有演示文稿都是通過投影放映觀看，沒有人會看編輯狀態(tài)。

2.放映顯示區(qū)外的應(yīng)用

放映幻燈片時，顯示區(qū)之外的圖形、表格、文字不會被看到，但并不意味著不需要引起重視，相反，其往往發(fā)揮更重要的作用。

概括來說，其作用主要有兩個：

第一，配合動畫效果，畫面更加生動。試想一下，在放映幻燈片時，一個球從天而降，文字從下方緩緩向上方移動，星星亮光從左下角快速劃到右上角，增加這些是什么感覺？雖然一些圖形、表格等放在放映顯示區(qū)之外看不到，但是通過動畫的配合就會使畫面更加生動。調(diào)整幻燈片的大小，就是為了配合動畫效果的實現(xiàn)。很多效果的制作是要配合周圍空間完成的，如果不改變幻燈片編輯區(qū)的大小，那么很多效果都將做不出來，這樣的幻燈片會顯得很單調(diào)。

第二，遮擋的藝術(shù)，增添幻燈片的美感�！静僮餮菔尽�

畫一個橢圓形，把它拉得比幻燈片再大一些，圖形上方會出現(xiàn)綠色空點，通過鼠標旋轉(zhuǎn)綠色空點，將這個橢圓變成一個斜向的安排，把橢圓再拉大，大到蓋住幻燈片左邊的角，再向右拖動它的大小，蓋住右上面的角。

整個橢圓做好之后，所露出的只是左上角和右下角兩個斜角，這兩個斜角暫時是白色的，在空白處點右鍵選擇“背景”，改變背景顏色，選定一個顏色之后（比如藍色），點擊“確定”，再點擊“應(yīng)用”，幻燈片兩個斜角就變?yōu)樗{色。把當(dāng)前的橢圓選中，填充“純白色”，外邊的線條顏色通過“線條色工具”做成“無線條顏色”，這時輪廓線就被刪掉了。然后在橢圓上點右鍵，點“于底層”“于底層”，這樣之前的文字就會顯露出來。點擊“放映”，幻燈片中出現(xiàn)了兩個斜的弧角效果。這就是“遮擋的藝術(shù)”，概括起來就是看得見部分和遮擋部分的配合使用。很多電視節(jié)目中弧角的效果也是這么做出來的。當(dāng)然，還有很多效果都是通過靈活運用實現(xiàn)的，這里就不再一一列舉。

總之，在制作幻燈片時，要充分利用好編輯區(qū)，無論是在幻燈片放映顯示區(qū)之內(nèi)還是之外的圖片或文字，都能為幻燈片增加色彩。三、備注區(qū)的應(yīng)用

幻燈片的備注區(qū)域，主要是針對幻燈片的內(nèi)容所做的備忘或者注釋，統(tǒng)稱為備注。備注的使用方式包括放映備注和打印備注兩種。

1.放映備注

以O(shè)ffice201*版本為例，備注的應(yīng)用模式表現(xiàn)為：選中幻燈片，在下方添加備注信息；第二張幻燈片備注也以同樣的方法添加。完成備注后，在Office201*中直接放映，想要看到備注文字，只需在下方點擊右鍵，就會打開一個獨立的窗口，顯示在第一張幻燈片中所書寫的備注文字，將幻燈片切換到第二張也會看到相應(yīng)備注信息。可見，每張幻燈片的備注都是獨立的。事實上，這種應(yīng)用備注信息效果并不好。雖然備注字比較小，觀眾看不清文字內(nèi)容，但通過投影卻能看到演講者正在看備注，這是沒有提前做好功課的典型表現(xiàn)。

對此，更好的提示方法是做出“雙屏”，通過雙屏的效果“獨享備注”，即只有自己看備注信息，觀眾在投影上看到的是全屏。

2.打印備注

除了放映備注外，打印備注也是一種非常重要的方式。雖然不是每個人都有打印的需求，但其同樣是PowerPoint很重要的功能。

幻燈片中的打印，直接進入“打印預(yù)覽”就可以看到打印效果。通常來說，不會用一張A4紙橫著打印一張幻燈片，而是選擇不同內(nèi)容分別打印。在“打印內(nèi)容”選項中，比較常用的選項是“講義（每頁3張幻燈片）”和“備注頁”。

“講義（每頁3張幻燈片）”

點擊該選項后，通常看到的幻燈片講義左邊是幻燈片的縮略圖，右邊是很多橫線網(wǎng)格，以方便打印出來之后讓觀眾記錄筆記，即對應(yīng)每張幻燈片記錄信息。如今很多會議和培訓(xùn)的講義經(jīng)常會采用這種打印效果的幻燈片。

采用這種方式打印幻燈片講義，有兩個非常重要的建議和經(jīng)驗：第一，直接打印時要調(diào)整頁面大小。選擇窗口上方“選項”“根據(jù)紙張調(diào)整大小”，一旦勾選該選項，當(dāng)前頁面上下的頁邊距會被充分地利用，幻燈片頁面就會相對大一些。第二，做講義之前不要直接打印預(yù)覽，而是對母版進行調(diào)整和設(shè)。選擇“視圖”“母版”中的“講義母版”，講義母版可以插入照片和文本框，輸入固定的信息，比如作者信息、公司名稱、網(wǎng)址電話、公司Logo等。由于是母版，每張講義的效果都是同步的。

在講義母版中，最重要的就是調(diào)整固定的信息，和Word中做頁眉頁腳類似。一旦關(guān)閉回到幻燈片，在幻燈片中沒有任何變化，但是再進入講義去看，如果之前在打印講義時勾選了“根據(jù)紙張調(diào)整大小”，紙的上下邊距會被充分地利用，而且提前做了講義母版，因此，每一張幻燈片的左上角、右上角都有相同的信息。因此，想做好講義，就要把頁眉頁腳做好，即調(diào)整好講義的母版，使打印的講義都符合講義母板。

“備注頁”

在打印內(nèi)容中，倒數(shù)第二項是“備注頁”。點擊此選項，在幻燈片中添加備注，幻燈片縮略圖下方就可以看到備注文字。做講義調(diào)整講義母版，也是同樣的道理，打印備注就應(yīng)該先調(diào)整“備注母版”。備注母板版可以添加圖片和固定的文字內(nèi)容，并進行一系列的設(shè)，如縮小、下調(diào)文字框的位，放大文字，拉大幻燈片縮略圖，左上角添加備注文字等。關(guān)閉幻燈片，同樣沒有變化，進入“打印”頁面就會發(fā)現(xiàn)每張備注的內(nèi)容、頁面都是一樣的效果。

無論打印備注還是講義，打印之前都要調(diào)整好母版，這是打印時的必要準備。實際上，Word才是真正做排版的軟件，所以，對于非常重要的講義、講稿，建議不要在幻燈片中直接打印，應(yīng)該通過發(fā)送的方式，放入word，這樣是最好的方法。

總之，在PowerPoint整個工作環(huán)境中進行各種設(shè)之前，應(yīng)該先熟悉環(huán)境，對幻燈片進行整體的把握，并對界面有一個整體了解。

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