促銷物料管理辦法(執(zhí)行版)

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促銷物料管理辦法

為了更好地管控促銷物料發(fā)放及有效的利用促銷物料，特制作以下管理辦法：1．入庫

1)物料制作完成后配發(fā)工廠統(tǒng)一進行保管；

2)存放的促銷物料和贈品由保管人員進行驗收，包括對質(zhì)量和數(shù)量兩方面，然后根據(jù)實收數(shù)

量填寫《入庫單》；

3)存放在經(jīng)銷商處的廣告促銷物料由區(qū)域經(jīng)理指定的當(dāng)?shù)劁N售人員驗收。該銷售人員須及時

將驗收情況反饋給辦事處，銷售助理根據(jù)反饋填寫《入庫單》；

4)驗收中如發(fā)現(xiàn)促銷物料存在質(zhì)量問題，須立即將有問題的促銷物料數(shù)量、殘次原因并提供

照片作為證明報給市場部，市場部會根據(jù)情況給出相應(yīng)解決方案；5)驗收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量與申領(lǐng)數(shù)量不符，區(qū)域須立即和市場部聯(lián)系并解決；2．領(lǐng)用

1)各區(qū)域每月7日前填寫《促銷品采購申請表》提交市場部，由市場部支持人員根據(jù)市場需

求統(tǒng)一制作，于下月7日前發(fā)回工廠驗收保管，由工廠再統(tǒng)一發(fā)配各區(qū)域，區(qū)域做好驗收，個別區(qū)域使用量超出常規(guī)值或出現(xiàn)急備情況需做好預(yù)估量；

2)促銷臺、促銷服、門店高端組合貨架、活動用桌椅等，會根據(jù)材質(zhì)制定合理使用時限，各

區(qū)域在規(guī)定使用時限內(nèi)由于使用不當(dāng)出現(xiàn)的問題或丟失按公司規(guī)定進行處罰賠償，如物料自身情況出現(xiàn)不當(dāng)無法使用，填寫《物料報廢單》。

3)DM單、招商手冊、海報、易拉寶、X展架等宣品屬階段性更替品，每階段制作后統(tǒng)一按量

配發(fā)，填好《出庫明細單》，個別渠道使用量過大需做好預(yù)估量；

4)超市制作的堆頭、吊牌等進場物料需每月7日前填寫好《月度促銷物料制作申請表》，提

交市場部，物料屬長期使用品，如出現(xiàn)損壞嚴(yán)重情況不能再繼續(xù)使用，須填寫《物料報廢單》。

5)促銷活動所需贈品如須訂制的各區(qū)域填寫《月度促銷物料制作申請表》，經(jīng)總經(jīng)理批示同

意后由市場部支持人員制作后發(fā)回工廠管理，投放后填寫《促銷活動贈品派發(fā)登記表》，并進行日匯總交由銷售主管審核，再報及市場部（贈品為輔助性銷售物料，不屬于必發(fā)物料，各區(qū)域做好費用使用管控，合理使用）。

3．盤點哈爾濱北大荒豆制品有限公司北京豆奶營銷分公司

1)每月第一個工作日區(qū)域銷售助理需對存放于辦事處的促銷物料的庫存進行盤點，填寫《盤

點表》；

2)如實際盤點數(shù)與臺帳數(shù)有差異，進行原因查找和復(fù)核，有必要時需要通知區(qū)域經(jīng)理；3)如有需要報廢的促銷物料，由銷售助理列出清單《物料報廢單》，交區(qū)域經(jīng)理、市場部審

批后處理。4．庫存

1)每月底區(qū)域銷售助理需要匯總本區(qū)域《區(qū)域庫存表》，并結(jié)合月初的盤點數(shù)據(jù)，分別列出

存放在區(qū)域各辦事處、存放在經(jīng)銷商處的全部促銷物料和贈品的使用情況；

2)區(qū)域每月7日前把《區(qū)域庫存表》報送給：區(qū)域銷售經(jīng)理、市場部。市場部進行《臺賬》

統(tǒng)計，及時記錄促銷物料的進、出、存情況。

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附件十一：《流程圖》

市場物料申請流程圖銷售部市場部財務(wù)部公司總經(jīng)理涉及表格/報告1、《月度促銷品預(yù)用申請表》、《促銷品采購申請表》、《月度促銷物料制作費用申請表》6、《入庫單》、7、《出庫明細《區(qū)域庫存表》流程說明1．根據(jù)銷售計提由市場部審核通過后，請示及設(shè)計方案共同提交經(jīng)理審批2．審批通過后填寫資金審批單》；單，并提交請示8、《區(qū)域庫存表》9、《臺賬》10、《月度固定物料盤點表》、《物料報廢單》3．審核通過后由市場部進入篩選并聯(lián)系制作方進入采購階段，如各辦事處不需單獨定制數(shù)額較小的物料也可自行采購（流程同2）4．采購?fù)瓿珊笕霂旖y(tǒng)一由市場部配發(fā)，自行采購的物料在各辦事處入庫5．市場部記入臺賬6．財務(wù)登帳結(jié)款7．辦事處定期盤點，報于市場部8．定期盤點哈爾濱北大荒豆制品有限公司北京豆奶營銷分公司

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促銷物料管理辦法

為了更好地管控促銷物料發(fā)放及有效的利用促銷物料，特制作以下管理辦法：1．入庫

1)存放在區(qū)域辦事處的促銷物料和贈品由辦事處人員進行驗收（如有銷售助理的辦事處，由

銷售助理負責(zé)），包括對質(zhì)量和數(shù)量兩方面，然后根據(jù)實收數(shù)量填寫《入庫單》；2)存放在經(jīng)銷商處的廣告促銷物料由區(qū)域經(jīng)理指定的當(dāng)?shù)劁N售人員驗收。該銷售人員須及時

將驗收情況反饋給辦事處，銷售助理根據(jù)反饋填寫《入庫單》；

3)存放在銷售人員處的促銷物料和贈品由負責(zé)收貨的當(dāng)?shù)劁N售人員驗收，該銷售人員須及時

將驗收情況反饋給辦事處，銷售助理根據(jù)反饋填寫《入庫單》；

4)驗收中（及使用中）如發(fā)現(xiàn)促銷物料存在質(zhì)量問題，須立即將有問題的促銷物料數(shù)量、殘

次原因并提供照片作為證明報給市場部，市場部會根據(jù)情況給出相應(yīng)解決方案；5)驗收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量與《促銷品采購申請表》申領(lǐng)數(shù)量不符合，區(qū)域須立即和市場部聯(lián)系并解

決；

2．領(lǐng)用

1)各區(qū)域每月7日前填寫《促銷品采購申請表》提交市場部，由市場部支持人員下月初統(tǒng)一

配發(fā)，各區(qū)域做好驗收并填寫《出庫明細單》和區(qū)域《入庫單》，個別區(qū)域使用量超出常規(guī)值或出現(xiàn)急備情況需做好預(yù)估量；

2)促銷臺、促銷服、門店高端組合貨架、活動用桌椅等，會根據(jù)材質(zhì)制定合理使用時限，填

寫《出庫明細單》，配發(fā)后各區(qū)域填寫區(qū)域《入庫單》外，每一樣物料發(fā)放必須落實到人，在規(guī)定使用時限內(nèi)由于使用不當(dāng)出現(xiàn)的問題或丟失按公司規(guī)定進行處罰賠償，如物料自身情況出現(xiàn)不當(dāng)，填寫《物料報廢單》。

3)DM單、招商手冊、海報、易拉寶、X展架等宣品屬階段性更替品，每階段更換后由市場部

支持人員統(tǒng)一按量配發(fā)，填好《出庫明細單》，個別渠道使用量過大需做好預(yù)估量；4)超市制作的堆頭、吊牌等進場物料需每月7日前填寫好《月度促銷物料制作申請表》，提

交市場部，物料屬長期使用品，如出現(xiàn)損壞嚴(yán)重情況不能再繼續(xù)使用，須填寫《物料報廢單》。

5)促銷活動所需贈品如須訂制的各區(qū)域填寫《月度促銷物料制作申請表》，經(jīng)總經(jīng)理批示同

意后由市場部支持人員制作后配發(fā)，投放后填寫《促銷活動贈品派發(fā)登記表》，并進行日匯總交由銷售主管審核，再報及市場部（贈品為輔助性銷售物料，不屬于必發(fā)物料，各區(qū)哈爾濱北大荒豆制品有限公司北京豆奶營銷分公司

域做好費用使用管控，合理使用）。

注：各類促銷物料會根據(jù)材質(zhì)不同有相應(yīng)的規(guī)定使用期限。

3．盤點

1)每月第一個工作日區(qū)域銷售助理需對存放于辦事處的促銷物料的庫存進行盤點，填寫《盤

點表》；

2)如實際盤點數(shù)與臺帳數(shù)有差異，進行原因查找和復(fù)核，有必要時需要通知區(qū)域經(jīng)理；3)如有需要報廢的促銷物料，由銷售助理列出清單《物料報廢單》，交區(qū)域經(jīng)理、市場部審

批后處理。4．庫存

1)每月底區(qū)域銷售助理需要匯總本區(qū)域《區(qū)域庫存表》，并結(jié)合月初的盤點數(shù)據(jù)，分別列出

存放在區(qū)域各辦事處、存放在經(jīng)銷商處的全部促銷物料和贈品的使用情況；

2)區(qū)域每月7日前把《區(qū)域庫存表》報送給：區(qū)域銷售經(jīng)理、市場部。市場部進行《臺賬》

統(tǒng)計，及時記錄促銷物料的進、出、存情況。

附件

附件一：《促銷品采購申請表》附件二：《促銷贈品派發(fā)登記表》附件三：《入庫單》附件四：《出庫明細單》附件五：《臺賬》附件六；《區(qū)域庫存表》附件七：《物料報廢單》

附件八：《月度促銷物料制作申請表》附件九：《盤點表》

促銷用品表樣.xls

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附件十：《流程圖》

市場物料申請流程圖銷售部市場部財務(wù)部公司總經(jīng)理涉及表格/報告1、《月度促銷品預(yù)用申請表》、《促銷品采購申請表》、《月度促銷物料制作費用申請表》6、《入庫單》、7、《出庫明細《區(qū)域庫存表》流程說明1．根據(jù)銷售計提由市場部審核通過后，請示及設(shè)計方案共同提交經(jīng)理審批2．審批通過后填寫資金審批單》；單，并提交請示8、《區(qū)域庫存表》9、《臺賬》10、《月度固定物料盤點表》、《物料報廢單》3．審核通過后由市場部進入篩選并聯(lián)系制作方進入采購階段，如各辦事處不需單獨定制數(shù)額較小的物料也可自行采購（流程同2）4．采購?fù)瓿珊笕霂旖y(tǒng)一由市場部配發(fā)，自行采購的物料在各辦事處入庫5．市場部記入臺賬6．財務(wù)登帳結(jié)款7．辦事處定期盤點，報于市場部哈爾濱北大荒豆制品有限公司北京豆奶營銷分公司

8．定期盤點

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