數(shù)字化檔案館規(guī)劃綱要

檔案局關(guān)于建設(shè)數(shù)字化檔案館的規(guī)劃

隨著社會信息化進程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議程，檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案館發(fā)展的方向和目標(biāo)�，F(xiàn)階段，檔案數(shù)字化建設(shè)已被列入我市信息化建設(shè)總體規(guī)劃，正式提上我市“十二五”規(guī)劃議程，為了充分發(fā)揮檔案館永久保管檔案基地、愛國主義教育基地、檔案信息開發(fā)利用中心的職能，促進我市檔案信息化建設(shè)有序推進，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，更好地為政治經(jīng)濟文化建設(shè)服務(wù)，特結(jié)合我市檔案館實際情況，制訂數(shù)字化檔案館建設(shè)規(guī)劃：

1、掌握實情，建立檔案數(shù)據(jù)庫

檔案具有數(shù)量巨大、種類繁多、保管分散的特點，因此，檔案館數(shù)字化建設(shè)不可能一蹴而就，在具體選擇上，要優(yōu)先考慮破損嚴(yán)重、亟待搶救保護的檔案、與社會發(fā)展密切相關(guān)的檔案等。我館現(xiàn)存使用率較高的有婚姻檔案86195件；干部檔案2818件；錄音錄像磁帶、影片檔案526盤；照片檔案2980張。我館將按照分步實施的原則，按專題分步驟進行館藏檔案的拆分整理、檔案原文圖片掃描和聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、圖片處理、條目錄入與原文掛接等工作，此項工作計劃于五年內(nèi)完成，并努力爭取三年完成數(shù)據(jù)庫的初步建設(shè)。

2、堅持標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)庫

健全著錄規(guī)則，統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的著錄格式和機讀目錄格式，實現(xiàn)檔案數(shù)字信息格式標(biāo)準(zhǔn)化，數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)化，在此基礎(chǔ)上，依托政府政務(wù)平臺，合理構(gòu)建能夠銜接兼顧的檔案數(shù)據(jù)庫，并納入網(wǎng)絡(luò)的整體系統(tǒng)之中，達到檔案館與其他業(yè)務(wù)信息平臺間的互聯(lián)互通、信息共享。

3、利用科技，完善檔案數(shù)據(jù)庫

充分運用科技手段，做好數(shù)字化檔案信息的安全維護和存儲、備份工作。建立有紙化和無紙化相結(jié)合的信息庫，解決受病毒感染或網(wǎng)絡(luò)本身問題可能造成的信息毀滅，開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)電子文件的歸檔管理程序，使網(wǎng)上信息及時、完整、安全地保存下來。采取訪問控制的方式，保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行安全。做好據(jù)庫備份工作，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，對比較大的數(shù)據(jù)庫采用雙機備份、多介質(zhì)多份備份，保證信息安全。

檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案部門的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案部門和社會帶來巨大的禮遇，我們將在不斷掌握和運用檔案信息數(shù)字化技術(shù)的同時，將數(shù)字化的檔案與傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，使檔案事業(yè)更好地服務(wù)于社會。

揚中市檔案館作為地方性國家綜合性檔案館，主要存放有建縣以來各機關(guān)、事業(yè)、企業(yè)、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）139個全宗單位文書檔案、專門檔案、照片檔案、實物檔案共計6.2萬卷(件)、7.5萬件�？h檔案館從201*年起著手館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，201*年館藏文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫全部建成，其后在新接收實體檔案同時，均接收了文件級檔案目錄，至今累計存儲有59萬條文件目錄。隨著館藏檔案接收力度加大，目錄數(shù)據(jù)庫基本建成，縣檔案館接待查檔量呈快速增長態(tài)勢，201*年以來查檔人次量年均遞增20%，201*年度接待利用3400人次，調(diào)閱檔案5700卷（件）次。

經(jīng)統(tǒng)計，在查閱檔案總量中，包括婚姻、工齡、土地、房產(chǎn)等各類服務(wù)民生利用約占70%，其余為黨務(wù)、政務(wù)和經(jīng)濟建設(shè)查考。檔案的頻繁利用，勢必對檔案實體的保管保護構(gòu)成較大危害。今年8月，全省檔案館功能建設(shè)現(xiàn)場會議在成都召開。會議提出在十二五期間建成一批縣級全文數(shù)字化檔案館，今后應(yīng)將檔案館實體建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案館功能建設(shè)的兩翼來開展。結(jié)合我縣檔案工作實際，在目前已經(jīng)建成檔案目錄信息數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，計劃開展全縣檔案在線集中管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全縣檔案管理現(xiàn)代化、縣直機關(guān)館室一體化、檔案信息資源共享化工作，特別是實現(xiàn)與機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)無縫連接。為迅速啟動此項工程，按照國家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》明確的“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導(dǎo)向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施”的原則，我縣計劃分四年實施全文數(shù)字化建設(shè)工作，在201*年底全面實現(xiàn)數(shù)字化檔案館目標(biāo)。

一、指導(dǎo)思想和基本原則

揚中市檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)的指導(dǎo)思想是：堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，全面落實科學(xué)發(fā)展觀，根據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》、《四川省檔案信息化建設(shè)十二五規(guī)劃》和《攀枝花市檔案檔案工作十二五規(guī)劃》，以館藏重要檔案、利用頻繁檔案、珍貴檔案數(shù)字化為重點，以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，逐步實現(xiàn)檔案館資源數(shù)字化、利用信息化、管理現(xiàn)代化，并最終把揚中市檔案館建設(shè)成為“數(shù)字化檔案館”。

根據(jù)這一指導(dǎo)思想，我館信息化建設(shè)的基本原則是：區(qū)分重點，明確范圍；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有序推進；安全保密，注重實效。

二、目標(biāo)任務(wù)

（一）工作目標(biāo)

全面加強檔案館信息化建設(shè)，強力推進館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，著力加強局館網(wǎng)站的軟硬件建設(shè)，進一步優(yōu)化局館網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)使用觸摸屏文檔檢索系統(tǒng)，科學(xué)整合各類檔案數(shù)據(jù)庫，異地備份保管檔案數(shù)據(jù)，從而全面提升縣檔案館信息化管理水平、應(yīng)用水平、服務(wù)水平。

按照檔案信息化建設(shè)的總體格局，重點開展館藏檔案全文數(shù)字化建設(shè)，同步開展利用平臺建設(shè)，逐步將縣檔案館建設(shè)成為全省一流的“數(shù)字化檔案館”。

（二）主要任務(wù)

1、強力推進館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。201*年前，按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進，項目帶動、重點突破，需求導(dǎo)向、保證安全，合理適用、穩(wěn)步實施”的原則，逐步將使用頻繁民生專門檔案，縣委、縣政府、縣人大、縣政協(xié)等館藏重要檔案，館藏照片、視頻、音頻、字畫等珍貴檔案，縣屬各機關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要文書檔案全文數(shù)字化并投入使用，力爭上述館藏檔案全文數(shù)字化比例達到100%，并確保數(shù)據(jù)庫的安全。

2、進一步優(yōu)化局館網(wǎng)絡(luò)，著力加強局館網(wǎng)站的軟硬件建設(shè)。201*年底前完成網(wǎng)絡(luò)軟硬件采購，優(yōu)化局館網(wǎng)絡(luò)，確保網(wǎng)絡(luò)快速、暢通、便捷；加強硬件建設(shè)和管理制度建設(shè)，確保網(wǎng)站數(shù)據(jù)安全、更新及時、運行通暢、利用便捷。

3、異地備份保管檔案數(shù)據(jù)。按照市檔案局的統(tǒng)一部署和要求，完成館藏檔案數(shù)據(jù)的異地備份工作，為檔案數(shù)據(jù)永久性安全提供科學(xué)、合理的保障措施和保障方法。

三、實施步驟

全文數(shù)字化建設(shè)項目勞動密集性、專業(yè)性強，將采取公開招標(biāo)，業(yè)務(wù)外包的形式進行。

第一階段：自數(shù)字化建設(shè)項目批準(zhǔn)、招標(biāo)啟動至新建檔案館201*年下半年搬遷前，做好硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)與加工處理招標(biāo)采購，先期完成館藏利用率較高的檔案，即涉及民生檔案和6個重點全宗單位（縣委、縣人大、縣政府、縣政協(xié)、縣委組織部、縣人事局）檔案的全文數(shù)字化掃描、加工、存儲工作。對照檔案實體測算，需要加工處理檔案共計34萬件，約280萬頁。

第二階段：201*年度，將全文數(shù)字化處理工作向縱深推進，對縣級機關(guān)、事業(yè)單位已經(jīng)移交進館永久、長期文書檔案進行數(shù)字化處理，需要加工處理檔案共計27萬件，約220萬頁。

第三階段：201*-201*年度，對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（包括原28個鄉(xiāng)鎮(zhèn)）移交進館永久、長期文書檔案進行數(shù)字化處理，需要加工處理檔案共計21萬件，約180萬頁。

為充分發(fā)揮檔案館檔案安全保管基地、愛國主義教育基地、政府信息查閱中心、檔案信息開發(fā)利用中心、電子文件中心“五位一體”的功能，大力推進檔案服務(wù)利用社會化、檔案工作管理法制化、檔案資源結(jié)構(gòu)多元化和檔案基礎(chǔ)工作信息化，促進鹽源縣檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展，更好地為建設(shè)小康社會服務(wù)，特制訂數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃。一、指導(dǎo)思想

建設(shè)數(shù)字檔案館要以鄧小平理論、“三個代表”和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、省檔案局《四川省檔案信息化建設(shè)實施意見》和《達縣檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求，把建設(shè)數(shù)字檔案館納入縣檔案局信息化建設(shè)“十二五”總體規(guī)劃，結(jié)合縣檔案館實際情況，到201*年全面建成達縣縣數(shù)字檔案館。二、原則與目標(biāo)

我縣的數(shù)字檔案館建設(shè)必須遵循“科學(xué)規(guī)劃、分步實施、安全保密、切實可行”的原則，并根據(jù)實際工作需要，確定中、長期目標(biāo)，充分利用我縣政務(wù)網(wǎng)平臺、檔案信息網(wǎng)平臺以及各類網(wǎng)絡(luò)資源，以先進的信息技術(shù)為手段，集成建設(shè)適應(yīng)我縣一定時期內(nèi)數(shù)字檔案管理需要的網(wǎng)絡(luò)平臺，開發(fā)應(yīng)用符合功能要求的管理系統(tǒng)，推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務(wù)。在加強檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時，逐步實現(xiàn)檔案局（館）辦公自動化、館藏檔案數(shù)字化、電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范化、檔案信息查詢網(wǎng)絡(luò)化，分三期逐步完成“三網(wǎng)一庫”的建設(shè)任務(wù)（三網(wǎng)指內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)和外網(wǎng)的平臺建設(shè)，一庫指數(shù)據(jù)庫的建設(shè)），最終全面建成數(shù)字檔案館。三、檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀和需求分析

目前我局有電腦14臺，掃描儀1臺，復(fù)印機1臺，已開通黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，并于201*年建成檔案信息網(wǎng)。初步實現(xiàn)辦公自動化，和檔案信息網(wǎng)站建設(shè)還處于初級階段，數(shù)據(jù)庫建設(shè)也僅限于文件級目錄錄入式一種，僅錄入了文件級文件級70950條，整理退耕還林檔案2230盒66369件、林改檔案7686盒99974件，為數(shù)字檔案館建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)，電子檔案管理的各項規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度還未制定。我們希望通過持續(xù)地數(shù)字檔案館建設(shè)，逐步實現(xiàn)數(shù)字檔案館的各項建設(shè)任務(wù)。

數(shù)字檔案館全面建成的時間要求自201*年1月始至201*年12月，分三期實施。四、實施步驟

（一）數(shù)字檔案館第一期建設(shè)。

（1）實施時間：201*年1月~201*年12月。

（2）實施重點：購置建設(shè)數(shù)字檔案館所必須的軟件、硬件，搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)檔案局（館）辦公自動化和初步建成“三網(wǎng)一庫”。（3）實施的工作目標(biāo)：

A．進行局域網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)）、黨政網(wǎng)（專網(wǎng)）、互聯(lián)網(wǎng)（外網(wǎng)）的線路布置、接口預(yù)埋；

B．硬件購置：購置數(shù)字檔案館的硬件設(shè)備，如計算機（含觸摸屏式計算機）、激光寬帶打印機、復(fù)印機、掃描儀、計算機服務(wù)器、路由器、交換機、防火墻設(shè)備、在線式UPS電源、大型存儲設(shè)備、數(shù)字攝像機、傳真機、大屏幕彩色電視機等。

C．軟件：購置辦公自動化軟件，并結(jié)合檔案局工作實際定制功能模塊，與檔案管理軟件有效銜接，整合電子文件管理環(huán)境，搭建整個辦公自動化和電子檔案管理平臺；購置數(shù)據(jù)庫管理軟件和備份軟件，根據(jù)館藏實際建立多種形式的數(shù)據(jù)庫。D．制定電子檔案管理的各項業(yè)務(wù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)；

E．開展館藏檔案的產(chǎn)業(yè)化數(shù)字化工作，即館藏檔案條目錄入與部分檔案原文、圖片掃描和視音頻檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作；F.做好數(shù)字化檔案信息的安全維護和存儲、備份工作，購置防火墻和防病毒軟件；G.對現(xiàn)行文件中心進行設(shè)備和人員的補充，實現(xiàn)現(xiàn)行法規(guī)文件的政務(wù)網(wǎng)上查詢利用工作。（二）數(shù)字檔案館第二期建設(shè)。

（1）實施時間：201*年1月~201*年12月。

（2）實施重點：加強“三網(wǎng)一庫”建設(shè)和電子文件歸檔管理工作。

（3）實施的工作目標(biāo)：全面建成“三網(wǎng)一庫”，對數(shù)字檔案館的各項工作流程進行細致分析，在總結(jié)第一階段實施經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，繼續(xù)加強薄弱環(huán)節(jié)的建設(shè)，實現(xiàn)電子文件規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。A．硬件購置：檔案縮微設(shè)備和必需的其他設(shè)備；B．軟件：建立視音頻檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng)、縮微檔案轉(zhuǎn)換系統(tǒng)等；

C．做好黨政機關(guān)和有關(guān)企事業(yè)單位檔案室電子文件歸檔、電子檔案規(guī)范管理的指導(dǎo)和監(jiān)督工作；D．繼續(xù)做好館藏檔案的數(shù)字化工作，完成館藏全部檔案條目錄入與原文、圖片等掃描工作；

E．建立完整的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案（含縮微檔案）數(shù)據(jù)庫、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。同時開展電子數(shù)據(jù)的鑒定工作，為第三階段檔案網(wǎng)上查詢工作做數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。（三）數(shù)字檔案館第三期建設(shè)。

（1）實施時間：201*年1月-201*年12月。

（2）實施重點：檔案數(shù)字化管理軟件級別提升和完善硬件設(shè)施、設(shè)備。（3）實施的工作目標(biāo)：全面達到數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)。

A．硬件：根據(jù)實際工作需要，完善必備的硬件設(shè)施、設(shè)備；

B．軟件：按發(fā)展要求，對原管理軟件進行必要的內(nèi)容擴展、級別提升；C．新進館檔案條目錄入與全文掃描；

D．在互聯(lián)網(wǎng)上開放檔案網(wǎng)站，對各個數(shù)據(jù)庫的信息進行嚴(yán)格地鑒定和篩選，有選擇性的進行網(wǎng)上檔案全文查詢服務(wù)。五、質(zhì)量要求與保障體系（一）質(zhì)量要求。

總的要求是：系統(tǒng)應(yīng)具備統(tǒng)一性、實用性、經(jīng)濟性、兼容性、先進性和安全性。（1）系統(tǒng)必須涵蓋檔案管理全過程，滿足檔案管理工作多部門、多環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)需求；

（2）系統(tǒng)必須具有一定的前瞻性，促進檔案管理思維與方式的變革，利用數(shù)字化檔案信息的諸多優(yōu)勢，在檔案信息存儲、檢索、利用等各方面提高其工作效力和附加值；

（3）系統(tǒng)必須安全保密、穩(wěn)定可靠，確保檔案信息存儲、處理、傳遞的暢通。在遭遇病毒攻擊、硬件損壞、軟件平臺故障等突發(fā)事件后，可迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，最大限度的減免損失；

（4）系統(tǒng)必須具備一定的輔助決策功能，提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，提高檔案信息利用率和快捷度，從而提高工作效力；（5）系統(tǒng)必須具備較高的自動化程度，減少管理人員工作量，增強檔案管理科學(xué)性，提高檔案館工作質(zhì)量；（6）系統(tǒng)必須具有良好的可操作性，管理人員經(jīng)過短期培訓(xùn)即可掌握各模塊功能，且界面清晰易懂，簡單易行；

（7）系統(tǒng)必須具備一定的升級換代能力，一定的硬件兼容性，能夠靈活適應(yīng)檔案部門計算機及相關(guān)外部設(shè)備的更新升級；（8）系統(tǒng)必須具有提供完備的數(shù)據(jù)備份以及數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)遷移、離線檢索等功能。（二）保障體系。（1）組織保障

縣檔案局成立以局長為組長，分管副局長為副組長的數(shù)字檔案館建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，成員有辦公室、指導(dǎo)股同志參加。主要負責(zé)數(shù)字檔案館建設(shè)方案的制訂、實施，各階段工作進度、質(zhì)量的監(jiān)督、檢查，外部、內(nèi)部的協(xié)調(diào)，項目調(diào)試、運轉(zhuǎn)、驗收等工作。（2）制度保障

根據(jù)國家檔案局、四川省檔案局、達州市檔案局的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我縣檔案館實際情況，制訂檔案數(shù)字化管理各項業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范、檔案信息網(wǎng)上查詢辦法等，使檔案信息從采集、存儲、傳輸?shù)热�過程都有章可循。（3）技術(shù)保障

與檔案數(shù)字化管理軟件、硬件提供單位密切配合，建立有效的合作機制，使軟、硬件銷售服務(wù)一體化，確保系統(tǒng)運轉(zhuǎn)可靠、安全。（4）人才保障

建立檔案局（館）技術(shù)人才管理機制，積極組織人員培訓(xùn)，逐步形成一支自己的檔案數(shù)字化人才隊伍，保障檔案數(shù)字化管理向更深層次發(fā)展。

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數(shù)字化檔案館解決方案

201*年2月14日數(shù)字化檔案館解決方案

一、概述

1、背景分析

隨著各企事業(yè)單位整體管理水平的不斷提高，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在各行業(yè)中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足日新月異的新形勢的需要，主要表現(xiàn)為：

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)檔案為主體，以手工檢索為基本手段。而目前的各企事業(yè)單位，從基層班組到單位的決策機關(guān)，計算機應(yīng)用已十分普及，電子信息傳輸日益廣泛，電子文件的大量涌現(xiàn)，各專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的廣泛運用，使傳統(tǒng)檔案管理面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)；

傳統(tǒng)的檔案管理采用手工管理方式，檔案管理的工作效率和質(zhì)量，直接受到檔案人員的思想覺悟、工作態(tài)度、文化程度、業(yè)務(wù)水平、身體條件、情緒變化等諸多因素的制約，一旦某一方面發(fā)生問題，都會給工作帶來影響；

以上種種不適應(yīng)新形勢要求的情況，在客觀上對檔案工作、檔案部門和檔案人員在管理中的作用、地位和形象都會造成消極的影響，迫使我們?nèi)タ紤]、探索和研究檔案管理改革的問題，建立數(shù)字化檔案館已成為廣大檔案管理者和檔案工作者的共同愿望和要求。

2、方案簡述

建設(shè)數(shù)字化檔案館已是目前檔案管理工作的一項中心工作。數(shù)字化檔案館的建設(shè)突破了傳統(tǒng)的、封閉的檔案管理模式，實現(xiàn)

數(shù)字化檔案館解決方案

了檔案工作以手工管理為主向以計算機管理為主、以管理檔案實體為主向以管理檔案信息為主、以檔案存儲保管為主向利用服務(wù)為主的轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案館的建設(shè)是通過運用高速發(fā)展的計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案和實物檔案實現(xiàn)檔案數(shù)字化，并且對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)實施全面管理，同時還提供方便的數(shù)字化檔案信息檢索服務(wù)，實現(xiàn)了以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子檔案為數(shù)據(jù)源的集成，包括掃描件、各種格式的圖像文件、聲音文件、視頻文件的所有多媒體應(yīng)用。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的職能崗位不同，賦予用戶不同的級別和權(quán)限，使不同用戶有不同的系統(tǒng)操作界面，做到了分工細致，權(quán)限明確。真正實現(xiàn)檔案數(shù)字化、存儲海量化、結(jié)構(gòu)合理化、形式多樣化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、信息社會化、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的管理目的，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟價值和社會價值。

二、建設(shè)目標(biāo)

1、實現(xiàn)館藏紙質(zhì)資源數(shù)字化

隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案處存有的大量有價值的紙質(zhì)文書檔案，它記載著企業(yè)多年來的生產(chǎn)經(jīng)營中的政策、法規(guī)、人事變動等信息，是企業(yè)發(fā)展過程中的重要參照或參考文檔，是企業(yè)改擴建的基礎(chǔ)資源，是企業(yè)發(fā)展過程的歷史寫照，并且檔案數(shù)量還在不斷快速增長。將這些圖書檔案數(shù)字化加工，是數(shù)字檔案館資源數(shù)據(jù)庫的重要組成部分。

數(shù)字化檔案館解決方案

2、數(shù)字化檔案館與各應(yīng)用系統(tǒng)實現(xiàn)無縫聯(lián)接

對于企業(yè)各部門，系統(tǒng)直接與各歸檔部門的收發(fā)文管理對接，緊緊抓住歸檔的源頭，所有的收發(fā)文材料都在網(wǎng)上進行登記，而后再按歸檔類目進行文件材料的預(yù)立卷工作，保證了歸檔的完備率。對于行政、財務(wù)、科研、設(shè)備等專業(yè)化門類，通過信息采集平臺按信息采集標(biāo)準(zhǔn)，完成網(wǎng)上歸檔和信息采集。

3、實現(xiàn)檔案館業(yè)務(wù)流程自動化

用數(shù)字化手段對檔案業(yè)務(wù)各流程進行管理，可對各立檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統(tǒng)生成的電子檔案實行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，實現(xiàn)文檔一體化管理。

4、借助公司的高速主干網(wǎng)，組建全公司的圖檔數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案館業(yè)務(wù)流程處理和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化

內(nèi)部建立連通各個部門的計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，外部聯(lián)接各分支機構(gòu)和Internet公共通信網(wǎng)絡(luò)，充分利用現(xiàn)代通信、計算機網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)信息設(shè)施，實現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。

5、組織完整的防護及權(quán)限管理機制

根據(jù)操作員的職能崗位不同，賦予不同的級別和訪問權(quán)限，使不同操作員有不同的系統(tǒng)操作界面，只能查閱自己權(quán)限內(nèi)的檔案資料，做到分工細致，權(quán)限明確，很好的保護了數(shù)字檔案的安全。

數(shù)字化檔案館解決方案

通過智能密集架、環(huán)境控制系統(tǒng)的應(yīng)用，達到對實體檔案的防護。

6、實現(xiàn)完備的圖檔利用目標(biāo)

包括一個企業(yè)內(nèi)網(wǎng)站，運行于企業(yè)局域網(wǎng)，使其有利檔案資源的快捷存取、安全防護、并發(fā)利用、大容量保存、擴展與升級遷移、遠程連接、自動化程度高、并易于維護等；一個公眾網(wǎng)站，采用VPN技術(shù)使企業(yè)的遠程二級單位和公務(wù)外出業(yè)務(wù)的有關(guān)人員，也可以通過接入Internet遠程查詢檔案資源。

三、系統(tǒng)功能

數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)模型

圖3-1數(shù)字化檔案館基礎(chǔ)模型

數(shù)字化檔案館解決方案

數(shù)字化檔案館通常以機房為中心，以B/S架構(gòu)發(fā)布，各客戶端通過內(nèi)部局域網(wǎng)或Internet發(fā)布進行訪問，實現(xiàn)資源共享、在線利用。以C/S架構(gòu)實現(xiàn)數(shù)字檔案管理及特殊用戶的檢索利用。在多級綜合網(wǎng)絡(luò)中，檔案館內(nèi)部主要包括：

1、檔案收集

收集各種具有保存價值的文件、聲像材料，各級機關(guān)、企事業(yè)單位公文、會議交流材料等。這一過程中需要各用戶端搜集整理，并匯總到統(tǒng)一存儲系統(tǒng)。

2、檔案整理、數(shù)字化：

主要包括分類、組卷、目錄編制等工作，然后將各種檔案進行數(shù)字化錄入。這一過程同樣可在采集數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)中進行即可。檔案數(shù)字化工作流程示意圖

數(shù)字化檔案館解決方案

圖3-2檔案數(shù)字化工作流程示意圖

圖3-3文本掃描儀

采用高品質(zhì)的文本掃描儀可對紙質(zhì)資料和可視電子文件中的圖文元素進行準(zhǔn)確提取、智能識別，并可實時文本轉(zhuǎn)化。其中紙質(zhì)文件包

數(shù)字化檔案館解決方案

括辦公文件、名片、報紙、雜志、書刊等，電子文件包括jpeg，gif，bmp，PDF，CAJ，html網(wǎng)頁等文件格式。處理元素對象包括文字、公式、方程式、各類表格（有線或者無線）、紅章、紅頭、圖像等元素，并可以保持原版面信息還原進寫字板、TXT、Word、Excel、PDF等常用文字處理和表格處理等辦公軟件。文本掃描儀支持單頁一鍵文本化和批量流水作業(yè)文本化的工作模式。

3、檔案管理、查閱

利用各操作終端在專用的管理系統(tǒng)上對各類檔案即時編輯、查詢及管理。1）檔案管理A、文書檔案管理

文書檔案管理實現(xiàn)發(fā)文與收文的登記、查詢、文檔補錄與導(dǎo)入、導(dǎo)入編輯、文檔整理、整理編輯、歸檔確認和查詢、查詢打印和文檔統(tǒng)計等功能，處理反饋、催辦、查詢等任務(wù)。B、財務(wù)檔案管理

財務(wù)檔案管理實現(xiàn)對財務(wù)檔案的會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計分核算資料全面管理。C、人事檔案管理

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建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，對人事檔案信息資源進行收集、鑒別、整理、歸檔，以數(shù)字化手段和仿真技術(shù)進行管理。D、照片檔案管理

照片檔案管理是該系統(tǒng)的重要部分，將掃描之后的照片用計算機實行分類分主題進行管理。系統(tǒng)提供照片基本信息錄入、查詢、補傳和編輯整理，以及照片刪除查詢、歸檔確認等功能。E、實物檔案管理

實物檔案管理是對本單位和外單位人員的物品、圖像文件和聲音文件進行計算機管理。實現(xiàn)對實物基本信息錄入、查詢、補傳和編輯整理，以及實物刪除查詢、歸檔確認等功能。F、聲像檔案管理

聲像檔案管理是使用計算機根據(jù)流媒體技術(shù)對原始錄音帶和錄像帶進行數(shù)字化制作，最終提供當(dāng)前國際流行的流媒體聲像文件。同時對新產(chǎn)生的聲像文件檔案進行分類管理�；�本功能有聲像基本信息錄入、查詢、補傳和編輯整理、聲像刪除查詢、歸檔確認等功能。2）檔案借閱管理

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圖3-4檔案借閱管理操作示意圖

圖3-5檔案借閱管理功能圖

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提供了檔案的借閱登記、檔案歸還登記、檔案催還、檔案借閱統(tǒng)計和檔案借閱清單等功能。3）檔案銷毀

系統(tǒng)提供了對文書檔案銷毀管理的功能。提供文書檔案銷毀、檔案銷毀查詢、檔案銷毀整理、銷毀確認和檔案銷毀清單打印等功能。4）檔案移交

系統(tǒng)提供了對檔案移交管理的功能。主要包括檔案移交登記、檔案移交查詢、檔案移交整理、檔案移交確認和檔案移交清單打印等功能。

5）匯總統(tǒng)計分析

系統(tǒng)提供了以年度為單位的諸如借閱統(tǒng)計、年度檔案統(tǒng)計、歷年檔案統(tǒng)計等匯總統(tǒng)計方式。并可根據(jù)用戶實際需求，開發(fā)所需各類統(tǒng)計、分析報表。6）權(quán)限管理

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圖3-6權(quán)限設(shè)置

系統(tǒng)采用縱橫兩種方式實現(xiàn)系統(tǒng)權(quán)限管理：系統(tǒng)功能的權(quán)限管理體系和檔案查詢權(quán)限管理體系。包括權(quán)限初始化、權(quán)限編輯、檔案查詢權(quán)限分配、檔案查詢權(quán)限審批、權(quán)限審批委托、權(quán)限審批撤銷委托等功能。7）日志管理

系統(tǒng)提供了詳細的系統(tǒng)日志管理。主要包括：系統(tǒng)登錄日志、訪問系統(tǒng)各個功能模塊日志、系統(tǒng)登錄日志統(tǒng)計、系統(tǒng)登錄日志詳細清單、功能模塊日志統(tǒng)計、功能模塊訪問清單等功能。系統(tǒng)實現(xiàn)了用戶登錄系統(tǒng)的全程跟蹤，并能輕松查詢系統(tǒng)日志。

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8）系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理為用戶提供了向?qū)�式的配置方法，以使系統(tǒng)適應(yīng)本單位的具體情況，系統(tǒng)管理模塊負責(zé)對本系統(tǒng)進行統(tǒng)一的規(guī)劃管理，包括設(shè)置系統(tǒng)運行所需的基本參數(shù)、安全機制和用戶管理。9）與OA軟件接口

OA接口對在OA系統(tǒng)中新產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)（Word、Excel、相關(guān)數(shù)據(jù)庫信息）實現(xiàn)全面管理。并且操作極其簡單，只需要點擊幾個按鈕即可完成OA接口所有功能。10）與財務(wù)軟件接口

本系統(tǒng)可以與主流財務(wù)軟件(金蝶、用友)進行接口，減輕用戶重復(fù)輸入的工作量，更能達到數(shù)據(jù)一致的效果。

4、檔案保護：檔案的轉(zhuǎn)存、備份及安全防護。在這一過程中，

安全的存儲及備份系統(tǒng)是整個數(shù)字化檔案工作的關(guān)鍵。強有力的容災(zāi)存儲系統(tǒng)及全面的網(wǎng)絡(luò)安全是數(shù)據(jù)安全的重要保障。1）電子數(shù)據(jù)安全備份

服務(wù)器端有專門的數(shù)據(jù)管理模塊用于檔案數(shù)據(jù)定期自動備份，有效保護電子數(shù)據(jù)安全。2）智能密集架的使用

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D2型智能密集架是我公司根據(jù)國家檔案局《DA/T7-201*》直列式檔案密集架行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和圖書密集架國家標(biāo)準(zhǔn)《GB/T13667.3-201*》自行研制開發(fā)的新一代集手動、電動、電腦、網(wǎng)絡(luò)控制于一體的光機電一體化產(chǎn)品，技術(shù)水平國內(nèi)領(lǐng)先。率先在行業(yè)內(nèi)采用無火花、免維護、低噪聲及長壽命的無刷直流電機對密集架運動做柔性速度控制，徹底無架體碰撞；全程高品質(zhì)語音提示；可脫機操作等性能提供完美品質(zhì)；完善的人身安全及設(shè)備安全保障設(shè)計；采用工業(yè)級控制芯片并對關(guān)鍵部分做冗余設(shè)計確保系統(tǒng)的安全、可靠操作及長期使用壽命；通訊及電源具備抗干擾設(shè)計適應(yīng)各種使用環(huán)境下的應(yīng)用；軟件圖形化操作便于用于使用；模塊化設(shè)計方便系統(tǒng)擴展及升級。3）環(huán)境控制系統(tǒng)應(yīng)用

通過對庫房環(huán)境數(shù)據(jù)采集、分析、處理、控制各種受控設(shè)備，包括除濕機、加濕機、空調(diào)、空氣凈化、換氣設(shè)備等，更好的保護檔案實體的安全。

5、檔案利用

通過內(nèi)部共享或WEB發(fā)布提供全天候、全方位的實時檔案信息利用平臺。用戶不論走到哪里，任何時間都能查閱權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。

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圖3-7檔案數(shù)字化管理、使用示意圖

6、條碼技術(shù)的應(yīng)用

條碼系統(tǒng)是由條碼符號設(shè)計、制作及掃描閱讀組成的自動識別系統(tǒng)，也是迄今為止最經(jīng)濟、實用的一種自動識別技術(shù)。

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圖3-8條碼技術(shù)在數(shù)字化館應(yīng)用示意圖

使用條碼技術(shù)是目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必然要求1）取消鍵盤按鍵輸入

檔案流向的信息必須進入計算機才能快速掌握，我們可將檔案信息如檔號、文號、相關(guān)文號、案卷題名（甚至審核書內(nèi)容與圖紙）、案卷盒數(shù)、存放地點等編成一個條碼，打印在案卷封面及檔案盒上，使用手持或固定掃描器，輸入速度是手工輸入的幾十甚至上百倍，效率不可同日而語，準(zhǔn)確度更是不容置疑，它的差錯率可達百萬分之一以下，這是任何手工操作只能望洋興嘆、可望而不可及的。2）快速進行檔案的借還交接、簡化手續(xù)

檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準(zhǔn)確、有無相關(guān)的文號、檔案經(jīng)誰手調(diào)出、由誰借走、取走的時間、何時何人歸還、經(jīng)誰手歸還等。借

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出時要一一登記，歸還時要一一注銷，看錯寫錯屢見不鮮，有時要查一卷歸還時注銷不了的檔案，如果我們要將各單位十幾個借案登記本一本一本一頁一頁去查找，花費了幾個小時的時間，才有可能找到這條記錄。解決上述問題，用識別器及計算機處理系統(tǒng)通過核實、存儲檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的條碼內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動打印出有日期小條，簽名認可后存查。這樣完成的檔案由借出到歸還的管理和統(tǒng)計，方便、快捷、準(zhǔn)確，極大提高效率和管理水平。3）全面快速提取信息

目前我們花很多時間在流通管理庫內(nèi)輸入的內(nèi)容，僅只限于檔案借與還的信息。在我們催交過期未還檔案的時候，借案人員都來查詢被催還的檔案是什么內(nèi)容？我們只能一一將檔號輸入到另一個數(shù)據(jù)庫去檢索，耗時耗力，而條碼中存儲的信息，足以使一張催還單上提示借案時間及案卷內(nèi)容等所有信息，這些信息有利于辦案者對辦案過程的提醒與回顧，查到檔案的流向，有利于保證檔案的安全。人們對信息獲取的要求是全面、直接、迅速、準(zhǔn)確。條形碼的盡快應(yīng)用將進一步加速和滿足利用者對獲取信息的種種愿望。4）減少取案、放案的錯誤發(fā)生

如庫存檔案數(shù)量巨大，其中檔號、封面相似的太多，當(dāng)我們拿著檔號去庫房調(diào)案和還案時，很多時候都不能快速準(zhǔn)確反應(yīng)出該檔號在

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密集架中的存放位置，而條形碼中"存放地點"的信息將成為檔案快速分類上架的唯一標(biāo)識和最好幫手，它避開人腦先思索檔號再轉(zhuǎn)入思索存放地點這一環(huán)節(jié)，直接按存放地點信息取放檔案，改變以往常常出現(xiàn)的一件檔案不慎放錯可能會"石沉大海"、找回此案就好似"海底撈針"的尷尬局面。因為計算機每日掃描條碼后儲存的信息，可以快速準(zhǔn)確地將錯案發(fā)生的時間，位置等信息提示給我們，盡快鎖定差錯范圍，條碼信息無形中為我們增加了一道保護線和監(jiān)督崗，令我們的尋找工作如虎添翼（其前提條件是存放地點一旦確定便不能更改）。5）提供檔案的跟蹤與調(diào)控

在不久的將來，檔案在辦案過程中流動時，進入誰手中，只需掃描一下條碼，檔案流向清清楚楚，超出規(guī)定時間，我們可及時發(fā)出提示，起到督促與催辦作用。使檔案的流動從此走出盲區(qū)，讓它無時無刻不在我們的監(jiān)視中。

7、RFID技術(shù)的應(yīng)用

RFID是英文“RadioFrequencyIdentification”的縮寫，中文名稱為(無線)射頻識別，是非接觸式自動識別技術(shù)的一種。而將這種技術(shù)應(yīng)用于檔案館領(lǐng)域，則直接體現(xiàn)為“電子防偽標(biāo)簽”，它是一個集成了小型天線的儲存，有大量產(chǎn)品信息的計算機芯片。這種芯片標(biāo)簽加貼在檔案上，即可將芯片中的信息通過無線電波發(fā)射出去，借助特定接收裝置，就可以獲知檔案的相關(guān)信息和具體位置。

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圖3-9RFID在數(shù)字化檔案館應(yīng)用示意圖

將RFID應(yīng)用于檔案管理工作中不僅能大大提高管理的效率，同時還有助于提高檔案管理的安全性。1）非接觸式數(shù)據(jù)采集

RFID技術(shù)極大地增強了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標(biāo)簽的檔案盒在閱讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態(tài)化管理。2）快速盤點

數(shù)字化檔案館解決方案

由于RFID的使用，盤點檔案由原來的費時費力的工作變成一項輕點幾下鼠標(biāo)就能完成的簡單快速的工作：由檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關(guān)信息以及相應(yīng)的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現(xiàn)場核對，修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。3）快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。

RFID讀寫器可以同時從多個射頻標(biāo)簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標(biāo)簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過100倍。4）標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長，可重復(fù)使用

與傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，RFID標(biāo)簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，可達1K甚至更大的容量；標(biāo)簽的內(nèi)容可以反復(fù)被擦寫,而不會損害標(biāo)簽的功能，從而可實現(xiàn)標(biāo)簽的重復(fù)使用。5）安全性高。

標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。7）可重復(fù)使用

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現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改，RFID標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID卷標(biāo)內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。8）標(biāo)簽具有EAS防盜功能

配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現(xiàn)非法取走報警功能。

四、環(huán)境要求

1、軟件環(huán)境

服務(wù)器端：操作系統(tǒng)Windows201*操作系統(tǒng)，SQLSERVER數(shù)據(jù)庫；

客戶端：Windows201*/98/xp/me，瀏覽器MicrosoftInternetExplorer5.0以上。

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2、硬件環(huán)境

序號123456789服務(wù)器文本掃描儀條碼打印機條碼掃描槍數(shù)據(jù)采集器網(wǎng)絡(luò)交換機RFID標(biāo)簽RFID讀卡器手持式閱讀器類型規(guī)格HPG6ML3500漢王V60ArogxA2240SymbolLS2208APSymbol3000數(shù)量31111待定待定待定待定選配選配待定說明Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)服務(wù)器、控制服務(wù)器各一臺10智能密集架11環(huán)境控制系統(tǒng)12數(shù)字化檔案館系統(tǒng)五、售后服務(wù)

方迪科技公司十分重視售后服務(wù)和技術(shù)支持，愿為用戶提供及時周到的售前咨詢和售后技術(shù)服務(wù)。單位宗旨是為用戶提供一流的產(chǎn)品、一流的技術(shù)、一流的服務(wù)、創(chuàng)新開拓，積極為數(shù)字化檔案館管理現(xiàn)代化做出貢獻，特做出以下承諾：

1）本公司提供免費維護硬件設(shè)備一年包修，終生維護。

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2）本公司提供免費維護軟件一年，并負責(zé)系統(tǒng)的升級換代。3）本公司對用戶提出的要求在24小時內(nèi)作出響應(yīng)。4）本公司免費培訓(xùn)，直到獨立操作為止。

友情提示：本文中關(guān)于《數(shù)字化檔案館規(guī)劃綱要》給出的范例僅供您參考拓展思維使用，數(shù)字化檔案館規(guī)劃綱要：該篇文章建議您自主創(chuàng)作。

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