中國農(nóng)業(yè)銀行信貸業(yè)務檔案管理辦法

中國農(nóng)業(yè)銀行信貸業(yè)務檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎工作，根據(jù)《中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)銀行信貸管理基本制度》、《中國農(nóng)業(yè)銀行信貸業(yè)務基本規(guī)程》、《中國農(nóng)業(yè)銀行關于進一步加強貸后管理的若干規(guī)定》以及相關信貸綜合制度和單項業(yè)務管理辦法等規(guī)定，特制定本辦法。

第二條本辦法所稱信貸業(yè)務檔案是指農(nóng)業(yè)銀行提供、管理、收回各類信用全過程的真實記錄資料，包括客戶和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料的紙質(zhì)和電子檔案。

第三條信貸業(yè)務檔案管理要遵循以下原則：一是集中統(tǒng)一管理原則；二是及時完整、真實有效原則；三是方便實用原則；四是保密性原則；五是規(guī)范管理原則。做到原始資料賬冊化，資料內(nèi)容標準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。

第四條下級行的信貸業(yè)務檔案管理工作，在業(yè)務上接受上級行信貸管理部門、檔案管理部門的管理、指導和監(jiān)督。

第二章信貸業(yè)務檔案管理職責

第五條信貸業(yè)務管理行和經(jīng)營行應以客戶為單位建立信貸業(yè)務檔案，落實專門部門和人員統(tǒng)一管理，及時將檔案信息錄入信貸管理系統(tǒng)并在規(guī)定時間內(nèi)將紙質(zhì)、電子檔案移交信貸業(yè)務檔案庫歸檔。

第六條信貸業(yè)務檔案庫的設立及管理員職責。

（一）信貸業(yè)務經(jīng)營行應在信貸管理部門或檔案管理部門設立信貸業(yè)務檔案庫，配備檔案管理員，集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務檔案。具有非低風險信貸業(yè)務審批權的分理處視同經(jīng)營行。

（二）信貸業(yè)務管理行應在檔案管理部門設立信貸業(yè)務檔案庫，配備檔案管理員，集中統(tǒng)一管理本級行內(nèi)部運作形成的信貸資料檔案（以下統(tǒng)稱本級行信貸運作檔案），包括本級行信貸決策所依據(jù)的有關資料、本級行信貸決策產(chǎn)生的有關資料、向上級行的報備報批材料及上級行批復。

承擔經(jīng)營職能的管理行參照經(jīng)營行模式管理全部信貸業(yè)務檔案。

（三）信貸業(yè)務檔案庫管理員職責。信貸業(yè)務檔案庫負責審核、接收相關部門移交管理的信貸業(yè)務檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關；按照信貸業(yè)務檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責信貸業(yè)務檔案的各項基礎管理工作。信貸業(yè)務檔案庫管理員有權對相關機構和部門的信貸業(yè)務檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。

第七條信貸部門職責。信貸業(yè)務檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責收集管理信貸業(yè)務檔案。信貸部門要按照誰經(jīng)辦、誰負責的要求，認真履行信貸業(yè)務檔案管理職責，對所管理信貸業(yè)務檔案的真實性、有效性、規(guī)范性和完整性負責。

（一）經(jīng)營行客戶部門職責。

客戶部門負責收集整理客戶和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文件等信貸業(yè)務檔案�？蛻艚�(jīng)理負責收集整理所經(jīng)辦業(yè)務的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務的資料于月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權證、產(chǎn)權證明書、保險單、質(zhì)押權利的證明、有價單證等重要物品原件應于收件當日移交會計部門現(xiàn)金庫管理，納入表外科目核算。

不良貸款按規(guī)定移交給風險資產(chǎn)經(jīng)營管理部門或其他專業(yè)不良貸款經(jīng)營管理部門后，由該部門履行客戶部門檔案管理職責。

沒有非低風險信貸業(yè)務審批權、履行客戶部門職責的支行或分理處視同客戶部門，管理信貸業(yè)務檔案�？陀^上不具備向上級行移交信貸業(yè)務檔案條件的，經(jīng)一級分行信貸管理部門和辦公室批準，可設立臨時信貸業(yè)務檔案庫，落實專人統(tǒng)一管理信貸業(yè)務檔案，年后40個工作日內(nèi)將已結清或核銷的信貸業(yè)務檔案資料移交上級行。

經(jīng)營行直接審批的信貸業(yè)務，可將客戶和擔保人基礎資料原件作為各環(huán)節(jié)決策資料。經(jīng)營行報上級行審批的信貸業(yè)務，客戶和擔保人基礎資料原件仍留經(jīng)營行客戶部門，需要上報的基礎資料由經(jīng)營行調(diào)查人員復印并簽署“與原件核對相符”字樣。

（二）經(jīng)營行信貸管理部門職責。

經(jīng)營行信貸管理部門負責管理本級行信貸運作檔案。其業(yè)務經(jīng)辦人員負責收集整理本級行信貸運作檔案資料，月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理。

（三）管理行信貸部門職責。

管理行信貸運作檔案由審查部門負責，落實部門檔案管理人員統(tǒng)一管理。特事特辦業(yè)務在總行層次的信貸運作檔案年中由客戶部門負責收集管理。貸審會審議信貸事項的運作檔案年中由貸審會辦公室負責收集管理。信貸運作檔案于年后40個工作日內(nèi)統(tǒng)一移交信貸業(yè)務檔案庫歸檔。

第八條信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。

第三章信貸業(yè)務檔案內(nèi)容

第九條信貸業(yè)務檔案資料分為三類：客戶、擔保人基礎資料及相關法律文件；本級行信貸運作檔案資料；貸后管理資料及相關法律文件。

第十條客戶、擔保人基礎資料及相關法律文件包括：

（一）客戶基本資料�？蛻艉蛽�保人的營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)法人證書，法人授權書(為分支機構的)，法定代表人身份證明復印件；特殊行業(yè)經(jīng)營許可證；企業(yè)資質(zhì)等級證書；組織機構代碼；驗資證明；公司章程；各期財務報表、審計報告；貸款卡及查詢資料；客戶印鑒卡，董事會成員、法定代表人、有權簽字人的簽字樣本等。

（二）業(yè)務資料�？蛻粜刨J業(yè)務申請書；法定代表人的授權書；董事會同意申請辦理信貸業(yè)務的決議；項目建議書；項目可行性研究報告；項目立項批復；項目水、電、環(huán)保、消防、規(guī)劃和土地等部門的有關批復文件；進口合同、銷售合同或代理進口協(xié)議等。

（三）擔保資料。擔保人法定代表人的授權書；董事會同意提供擔保決議；共有人同意抵（質(zhì)）押書面證明；有權機關辦理的抵（質(zhì)）押登記，抵（質(zhì)）押物清單及評估報告；抵押物他項權證、產(chǎn)權證明書、保險單等法律文書的復印件（原件入會計部門現(xiàn)金庫保管）等。

（四）信貸業(yè)務承諾函、意向書、合作協(xié)議，主從合同、借據(jù)等。（五）其他綜合及單項業(yè)務管理制度規(guī)定的信貸業(yè)務資料及輔助資料。第十一條本級行信貸運作檔案資料包括：（一）本級行信貸決策所依據(jù)的有關資料。

開戶行負責人簽署同意進行調(diào)查的客戶信貸業(yè)務申請書復印件，客戶及擔保人基本資料、業(yè)務資料、擔保資料復印件。經(jīng)營行直接審批、以原件作為內(nèi)部運作材料的，相關基礎資料不重復保存。

有權審批行受理上報業(yè)務的，決策依據(jù)資料還包括申報行的請示報告（文件）、調(diào)查報告、審查報告、有權審批人簽字的貸審會審議表、《主責任人名單表》等；其他綜合及單項業(yè)務管理制度規(guī)定的業(yè)務資料及輔助資料。

（二）本級行信貸決策產(chǎn)生的有關資料。

1．評級、調(diào)查資料，包括客戶基本情況調(diào)查表、信貸業(yè)務調(diào)查表；客戶信用等級測評資料；信貸業(yè)務評估報告；保證人擔保能力、抵（質(zhì)）押物擔保能力調(diào)查的相關資料；調(diào)查經(jīng)辦人和調(diào)查主責任人簽字的信貸業(yè)務調(diào)查報告等。2．審查資料，包括信貸業(yè)務審查表、信貸業(yè)務法律審查表，審查經(jīng)辦人和審查主責任人簽字的信貸業(yè)務審查報告等；

3．貸審會審議、審批、報備資料，包括會議記錄本、《貸審會投票表決表》、會議紀要、行長簽字的審議表、批復、《主責任人名單表》等。

（三）向上級行的報備報批材料及上級行批復，包括信貸業(yè)務報備表及報告、上報有權審批行的請示報告（文件）、有權審批行的批復等。

（四）不良貸款認定資料，包括申報行的請示報告、對應的《貸款風險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》、損失類貸款的內(nèi)部確認材料或外部證明材料、審查報告、貸審會審議表（沒有設立貸審會的支行可以不提交貸審會審議表）；本行的審查報告、貸審會審議表、會議紀要、批復等。

（五）核銷資料，包括呆賬核銷審批呈報表、申請報告、呆賬形成原因及責任的審計報告、責任人處理文件；按規(guī)定須提供的有關證明材料；內(nèi)部審查、審批材料等。核銷申報審批材料的管理執(zhí)行核銷管理辦法相關規(guī)定，并于年后40個工作日內(nèi)統(tǒng)一移交信貸業(yè)務檔案庫歸檔。

（六）風險預警信號處理資料，包括經(jīng)營行上報的《風險預警信號處理表》、審批行信貸管理部門或客戶部門組織研究制定的風險化解措施方案、主管行長審批同意的批件等。

（七）其他綜合及單項業(yè)務管理制度規(guī)定的業(yè)務資料及輔助資料。第十二條貸后管理資料及相關法律文件包括：

（一）經(jīng)營主責任人、管戶主責任人、風險監(jiān)控主責任人名單，重點管理客戶的客戶經(jīng)理組名單，貸后管理方案及貸款臺賬。

（二）貸后檢查材料：按規(guī)定填制的《貸后管理臺賬》、《信貸業(yè)務發(fā)生后首次跟蹤檢查表》及限制性條款落實情況報告；日常檢查形成的《信貸業(yè)務發(fā)生后定期檢查表》及檢查分析報告，項目法人貸款填制《項目貸款檢查表》；客戶、擔保人的各期財務報表；《貸后管理檢查表（按客戶）》及所附專題報告說明等。

（三）按規(guī)定復測客戶信用等級的資料，信貸資產(chǎn)風險分類資料。

（四）《風險預警信號處理表》及報告，化解措施方案，處理情況報告；潛在風險客戶退出方案。

（五）信貸業(yè)務到期處理材料：向借款人發(fā)出的《貸款到期通知書》，會計部門填寫的《還款憑證》；貸款展期的，有《借款展期申請書》，擔保人同意擔保展期的書面證明，經(jīng)營行信貸業(yè)務展期決策各環(huán)節(jié)的運作材料，展期備案材料，與借款人、擔保人簽訂的《借款展期協(xié)議》等。

（六）有問題信貸業(yè)務處理材料：在訴訟時效內(nèi)和保證期間內(nèi)取得借款人、保證人簽名的《貸款逾期催收通知書》；《貸款風險分類認定表》、《不良貸款認定審批表》及相

關認定資料；事實風險客戶退出方案，不良信貸資產(chǎn)清收、盤活、保全方案及組織實施情況報告；通過法律程序起訴、裁定、以資抵債、保全的有關資料等。

（七）信貸業(yè)務總結評價報告。

（八）信貸管理系統(tǒng)中相關電子檔案資料完整性情況說明。

（九）其他綜合及單項業(yè)務管理制度規(guī)定的業(yè)務資料及輔助資料。

第十三條個人信貸業(yè)務檔案內(nèi)容執(zhí)行《關于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行個人信貸業(yè)務貸后管理實施辦法（試行）〉的通知》（農(nóng)銀辦發(fā)［201*］481號）、《關于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行個人住房貸款業(yè)務檔案管理規(guī)定〉的通知》（農(nóng)銀辦［201*］58號）及相關管理制度的要求。

第四章信貸業(yè)務檔案管理要求

第十四條信貸業(yè)務檔案的整理、移交和歸檔。

（一）信貸業(yè)務檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務檔案內(nèi)容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務檔案庫管理員要及時對相關部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄（一式兩份，各留存一份）上簽字。

（二）信貸業(yè)務檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。

1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒（或夾）保管，標明客戶全稱和立檔時間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務審批時間排列卷號。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務檔案內(nèi)容的分類要求進行排序�？蛻艋�本資料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔保作為單筆業(yè)務立卷。

2．目錄、標注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄，檢索定位到單筆業(yè)務，檔案目錄應包括客戶名稱、卷號、卷名（包括審批時間、業(yè)務品種、金額、期限）等，并注明卷與卷之間的從屬關系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務資料。

3．裝訂要求：已結清信貸業(yè)務要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。4．與房地產(chǎn)開發(fā)商、汽車經(jīng)銷商等合作批量辦理的個人消費信貸業(yè)務、個人住房貸款業(yè)務，可以將合作協(xié)議項下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求管理。其他個人客戶信貸業(yè)務逐戶建檔。

5．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔。《貸審會投票表決表》、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。本級行直接經(jīng)營的信貸業(yè)務，其信貸運作檔案歸入客戶檔案管理；經(jīng)本級行貸審會審議、下級行經(jīng)營的信貸業(yè)務，其本級行信貸運作檔案作為貸審會檔案附件歸檔。

第十五條信貸業(yè)務檔案的借閱。

（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務資料的，信貸業(yè)務檔案庫管理員負責登記借閱人員名單、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務資料的，應由借閱人出具借條，并由借閱部門負責人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。

（二）外部人員借閱信貸業(yè)務檔案。信貸業(yè)務檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權機關依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本行應有專人在場陪同，嚴禁將原件借出。

第十六條信貸業(yè)務檔案庫管理員應保持相對穩(wěn)定，因工作變動離崗的，應對信貸業(yè)務檔案收進、移出、銷毀情況予以書面說明，待接管人員到位，辦結移交手續(xù)后，方可辦理調(diào)動手續(xù)。信貸業(yè)務檔案資料辦理移交手續(xù)，要由所在部門負責人進行監(jiān)交。

第十七條檔案庫房建設及檔案存放。檔案庫房要按照《關于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行檔案管理辦法（試行）〉的通知》（農(nóng)銀發(fā)［201*］135號）的相關要求設置。檔案庫應配置相應鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設施。

第十八條檔案保管期限。信貸業(yè)務檔案保管期限分為短期保管、長期保管和永久保管。短期保管的信貸業(yè)務檔案保管期限為5至10年：短期信貸業(yè)務到期結清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少５年；中長期信貸業(yè)務到期結清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年。

長期保管的信貸業(yè)務檔案保管期限為10年至15年：信貸業(yè)務到期時未結清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少15年。

永久保管的信貸業(yè)務檔案：信貸業(yè)務到期未結清、至今未收回的（包括已核銷的信貸業(yè)務），其信貸業(yè)務檔案要永久保管。

第十九條信貸業(yè)務檔案的銷毀。對超過保管期、需要銷毀的信貸業(yè)務檔案由信貸業(yè)務檔案庫管理員提出并慎重鑒定，編制銷毀清冊，經(jīng)辦公室、信貸管理部門負責人審查，行長審批后，送專門文件銷毀單位或指定造紙廠進行銷毀。檔案銷毀須由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督。信貸業(yè)務檔案庫管理員和辦公室、信貸管理部門負責人同時在留存銷毀清冊上簽字備查。政府檔案行政管理部門對檔案保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應同時執(zhí)行，禁止擅自銷毀檔案。

第二十條信貸管理系統(tǒng)電子檔案信息的保管和利用，執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關管理規(guī)定。第二十一條各級行要加強信貸業(yè)務檔案管理工作的檢查。對未按規(guī)定要求設立信貸業(yè)務檔案庫集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務檔案或未按規(guī)定履行檔案管理職責形成風險的，按照《中國農(nóng)業(yè)銀行員工違反規(guī)章制度處理暫行辦法》及《中國農(nóng)業(yè)銀行關于進一步加強貸后管理的若干規(guī)定》等制度規(guī)定追究相關責任人責任。信貸業(yè)務檔案管理工作成績突出的，給予表揚和獎勵。

第五章附則

第二十二條本辦法實施前已辦理信貸業(yè)務的檔案原則上要按本辦法進行補充、整理、完善和歸檔；新發(fā)生信貸業(yè)務檔案必須嚴格按照本辦法進行管理。

第二十三條各一級分行可結合實際情況制定信貸業(yè)務檔案管理實施細則，并報總行備案。境外分行及公司在參照本辦法基礎上結合當?shù)乇O(jiān)管機構有關要求制定實施細則，報總行備案。

第二十四條本辦法由總行制定、解釋和修訂。第二十五條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，《關于印發(fā)〈中國農(nóng)業(yè)銀行貸款客戶檔案管理辦法〉的通知》（農(nóng)銀函［1999］1059號）同時廢止。

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信貸業(yè)務檔案管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了進一步規(guī)范信貸業(yè)務檔案管理，切實做好信貸風險控制基礎工作，根據(jù)《信貸管理基本辦法》、《貸后管理基本辦法》等規(guī)定，制定本辦法。

第二條本辦法所稱信貸業(yè)務檔案是指本公司在辦理信貸業(yè)務過程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務全過程的真實記錄資料，包括借款人和擔保人基礎資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像。

第三條信貸業(yè)務檔案管理要遵循以下原則：

（一）及時完整、真實有效原則。信貸部門負責信貸業(yè)務檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責；綜合檔案部門負責客戶信貸業(yè)務檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護工作，并對移交后的客戶信貸業(yè)務檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負責。

（二）保密性原則。信貸業(yè)務檔案涉及國家、本公司和企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關人員均需嚴格執(zhí)行保密制度。

（三）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務檔案管理是本公司綜合檔案管理體系的一

部分，信貸部門應配合綜合檔案部門，按照法人客戶信貸業(yè)務檔案由縣級聯(lián)

社集中統(tǒng)一管理和其它信貸業(yè)務檔案屬地管理的原則進行規(guī)范化管理。做到原始資料賬冊化，資料內(nèi)容標準化，檔案移交制度化，檔案管理電子化。

第二章信貸業(yè)務檔案管理職責

第四條本公司以客戶為單位建立信貸業(yè)務檔案，落實專門部門和人員統(tǒng)一管理。

第五條客戶經(jīng)理職責�？蛻艚�(jīng)理負責收集整理所經(jīng)辦業(yè)務的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務的資料于月后10個工作日內(nèi)交管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權證、產(chǎn)權證明書、保險單、質(zhì)押權利的證明、有價單證等重要物品原件應于收件當日移交會計部門現(xiàn)金庫管理，納入表外科目核算。

第六條信貸部門職責。信貸業(yè)務檔案形成后、移交檔案庫前，信貸部門負責收集管理信貸業(yè)務檔案。信貸部門要按照誰經(jīng)辦、誰負責的要求，認真履行信貸業(yè)務檔案管理職責，對所管理信貸業(yè)務檔案的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負責。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準確、真實和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。

第七條不良貸款按規(guī)定移交給綜合部后，由該部門履行客戶檔案管理職責。

第八條信貸業(yè)務檔案庫管理員職責。信貸業(yè)務檔案庫負責審核、接收相關部門移交管理的信貸業(yè)務檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關；按照信貸業(yè)務檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負責信貸業(yè)務檔案的各項基礎管理工作。信貸業(yè)務檔案庫管理員有權對相關機構和部門的信貸業(yè)務檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。

第三章信貸業(yè)務檔案內(nèi)容

第九條信貸業(yè)務檔案資料分為五類：

（一）權證類：采用抵押、質(zhì)押擔保方式的信貸業(yè)務，能夠證明對抵押物、質(zhì)押物享有所有權和處置權的要件；

（二）要件類：辦理信貸業(yè)務過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務的合法性、合規(guī)性的基本要件；

（三）管理類：法人客戶的基本資料；

（四）保全類：貸后管理及資產(chǎn)風險管理的相關資料；（五）綜合類：本公司內(nèi)部管理資料。

第十條信貸業(yè)務檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項）一卷，即一個客戶除權證類原件（只保存復印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務（一個項目）的檔案設為一卷（一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆），每個客戶檔案內(nèi)再分權證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。

第十一條權證類檔案包括：抵押物他項權證、產(chǎn)權證明書、保險單、質(zhì)押權利的證明、有價單證的復印件（原件入會計部門金庫保管），抵押物（質(zhì)物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質(zhì)押）公證書，有權機關辦理的抵(質(zhì))押登記表。

第十二條要件類檔案包括：（一）企業(yè)授信情況有關資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類法人客戶信貸業(yè)務申請報告和申請書、各類法人客戶信貸業(yè)務調(diào)查報告、各類法人客戶信貸業(yè)務調(diào)查審查審批表、審貸會會議紀要；

（二）貸款意向書、貸款承諾函、各類法人客戶信貸業(yè)務借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔保合同（擔保協(xié)議）或擔保函、核保書、抵（質(zhì)）押核實書、以保證保險為擔保的保證保險合同、貸款法律審查意見、保證金進賬證明資料、外匯貸款（轉(zhuǎn)貸款）和對外擔保在外匯管理局登記的證明文件或上級聯(lián)社下發(fā)的生效通知，以及涉及貸款審查、審批、發(fā)放的其他必要資料。

（三）非融資類擔保業(yè)務還應包括擔保涉及的有關合同、協(xié)議、標書及其他能夠證明真實、合法交易背景的資料。融資類擔保業(yè)務應包括政府有關部門批準的年度融資計劃，擔保項目可行性研究及批復，擔保涉及事項按照規(guī)定需事先獲得有關部門批準或核準的，應有有關部門批準或核準的文件。

第十三條管理類檔案包括：

（一）借款人和擔保人的相關資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復印件、《特種經(jīng)營許可證》復印件、《稅務登記證》（國稅、地稅）復印件、《外商投資企業(yè)批準證書》復印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復印件、《中華人民共和國組織機構代碼證書》復印件、事業(yè)法人證書復印件、民辦非企業(yè)法人登記證書復印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復印件、前置許可證明復印件；

貸款卡證明材料復印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復印件或有關注冊資本來源的證明材料；

法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件，法定代表人、負責人或代理人的簽字樣本，法人授權證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關文件的復印件；

企業(yè)各期財務報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關資料，有關審計報告，需要政府管理部門批準事項的文件復印件等。

（二）自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件。

第四章信貸業(yè)務檔案管理

第十七條信貸業(yè)務檔案的整理、移交和歸檔。

（一）信貸業(yè)務檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務檔案內(nèi)容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務檔案庫管理員要及時對相關部門移交的檔案資料進行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務檔案資料，審核確認移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄(一式兩份，各留存一份)上簽字。

（二）信貸業(yè)務檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒(或夾)保管，標明客戶全稱和立檔時間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務審批時間排列卷號。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務檔案內(nèi)容的分類要求進行排序。客戶基本資料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔保作為單筆業(yè)務立卷。2．目錄、標注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄,檢索定位到單筆業(yè)務，檔案目錄應包括客戶名稱、卷號、卷名(包括審批時間、業(yè)務品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務資料。

3．裝訂要求：已結清信貸業(yè)務要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。

4．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔�！顿J款審查審批表》、會議紀要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。

第十八條貸后檢查記錄、貸款五級分類資料、企業(yè)各期財務報表、各種證書的年檢證明復印件等業(yè)務后續(xù)資料，應及時移交。即主管信貸員（客戶經(jīng)理）取得資料后，實時或批量移交給原信貸檔案接收部門的貸后監(jiān)督檢查部門指定人員，雙方簽字確認。貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給綜合部。

第十九條信貸業(yè)務檔案的借閱

（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務資料的，信貸業(yè)務檔案庫管理員負責登記借閱人員名單、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務資料的，應由借閱人出具借條，并由借閱部門負責人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。

（二）外部人員借閱信貸業(yè)務檔案。信貸業(yè)務檔案要嚴格保密，原則上不對外借閱。當出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權機關依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，本公司應有專人在場陪同，不得將原件借出。如遇特殊情況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門負責人和主管檔案工作的領導簽字同意后，方可外借。外借檔案必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借原因及歸還日期等。存放在金庫的權證類檔案，一律不得外借

第二十條。要建立信貸業(yè)務檔案調(diào)閱登記制度。

第二十一條檔案庫房建設及檔案存放。檔案庫房要按照當?shù)卣�府檔案行政管理部門的相關要求設置。檔案庫應配置相應鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設施。

第二十二條檔案保管。檔案管理人員要對信貸業(yè)務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內(nèi)容。主管部門要定期檢查信貸業(yè)務檔案的保管情況，檢查間隔期為每半年一次，并書面記錄檢查結果。

檔案保管期限：短期信貸業(yè)務到期結清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少5年；中長期信貸業(yè)務到期結清的，其信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務到期時未結清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務到期未結清、至今未收回的(包括已核銷的信貸業(yè)務)信貸業(yè)務檔案、各種報表的年度匯總表、檔案保管及銷毀清冊要永久保管。

第二十三條信貸業(yè)務檔案的銷毀。保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務檔案要按照以下程序銷毀：

（一）檔案管理部門提出銷毀意見，編制法人客戶信貸業(yè)務檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

（二）經(jīng)檔案保管部門的負責人同意，并在法人客戶信貸業(yè)務檔案銷毀清冊上簽署意見。

（三）檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務檔案前，應按照銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對；銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管信貸管理部門的負責人。

第二十四條對于未按本規(guī)定履行職責，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對外提供、涂改、偽造客戶信貸業(yè)務檔案和擅自透露客戶信貸業(yè)務檔案信息的行為，視情節(jié)輕重，按有關規(guī)定對責任人給予行政處分，責令賠償損失，構成犯罪的依法追究刑事責任。

第五章附則

第二十五條信貸業(yè)務檔案必須嚴格按照本辦法進行管理。

第二十六條以錄音、錄像、掃描、縮微等方式保存的客戶信貸業(yè)務檔案也要集中到綜合檔案部門保管。個體工商戶、自然人貸款業(yè)務檔案管理參照本章有關規(guī)定執(zhí)行，農(nóng)戶貸款業(yè)務檔案管理比照此辦法，并可適當簡化。

第二十七條本辦法自發(fā)布之日起施行。

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