中國大地保險上海分公司單證管理辦法

中國大地財產(chǎn)保險股份有限公司

上海分公司單證管理辦法

為了加強公司的內(nèi)控制度建設(shè)，保證公司資金和單證的安全性，防范因單證流失給公司帶來的經(jīng)營風(fēng)險，使公司單證管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化，根據(jù)總公司《單證管理辦法》的有關(guān)要求，特制定本辦法。

第一章單證分類

第一條按照單證的重要程度、繕制方式、功能以及管理形式，將單證分為重要單證和次要單證。

第二條重要單證是指各項保險業(yè)務(wù)中使用的印有印刷流水號碼，一經(jīng)簽單公司即承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任和產(chǎn)生法律效力或以此作為收付款書面依據(jù)的有關(guān)憑證。包括：保險費專用發(fā)票、保險賠款收據(jù)、各類保險單、各類批單、保險證以及其他有價單證等

第三條次要單證是指除重要單證以外的其他單證。

第二章管理職責(zé)

第四條公司單證管理的職能部門包括計劃財務(wù)部、業(yè)務(wù)處理中心、客戶服務(wù)中心、綜合管理部、公司所屬分支機構(gòu)等。

第五條公司計劃財務(wù)部負責(zé)單證的入庫、發(fā)放、領(lǐng)用、有價單證保管。對各種單證建立臺賬，定期盤存實物并編制單證管理報表；定期對本部以外各職能部門單證的使用與管理情況進行專項檢查等工作。

第六條公司業(yè)務(wù)處理中心、客戶服務(wù)中心、綜合管理部負責(zé)本

部門以及公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門所需單證的入庫、發(fā)放、領(lǐng)用、保管、存檔，定期盤存實物并把盤點結(jié)果以報表的形式反饋計劃財務(wù)部，以及日常單證的使用與管理工作。

第七條公司業(yè)務(wù)處理中心負責(zé)核定所屬相關(guān)業(yè)務(wù)條線的各分支機構(gòu)以及分公司本部可申領(lǐng)的業(yè)務(wù)類單證的數(shù)量和種類。

第八條公司業(yè)務(wù)處理中心負責(zé)所屬相關(guān)業(yè)務(wù)條線的各分支機構(gòu)以及分公司本部所需的業(yè)務(wù)類單證領(lǐng)用、收回、核銷、存檔、監(jiān)督、檢查等管理工作。

第九條分公司所屬分支機構(gòu)的內(nèi)勤人員是單證管理的責(zé)任人，負責(zé)本機構(gòu)單證管理的具體工作。

第三章管理規(guī)程

第十條重要單證應(yīng)按照總公司統(tǒng)一的編碼規(guī)則進行編號。單證管理工作必須通過計算機單證管理系統(tǒng)進行；單證的印刷、入庫、發(fā)放、領(lǐng)用、使用、作廢、丟失、查詢、歸檔、銷毀等工作必須輸入計算機單證管理系統(tǒng)。

第十一條重要單證均由總公司統(tǒng)一設(shè)計格式并組織印刷，分公司各職能部門應(yīng)根據(jù)使用情況，對公司日常運行所需必備的單證（公司內(nèi)各業(yè)務(wù)機構(gòu)部門所需業(yè)務(wù)單證，由業(yè)務(wù)處理中心負責(zé)統(tǒng)一核定）經(jīng)業(yè)務(wù)處理中心核定簽章、單證專管人員和負責(zé)人簽字后，提前向計劃財務(wù)部上報需求數(shù)量、種類的清單，以便計劃財務(wù)部及時向總公司申請領(lǐng)用，確保單證的庫存限額。

第十二條次要單證由各職能部門提供必備單證的清單，計劃財務(wù)部負責(zé)向總公司申請領(lǐng)用。其中內(nèi)部自制單證，由各職能部門提

供單證樣本以及數(shù)量，計劃財務(wù)部根據(jù)總公司單證管理規(guī)定的要求樣式確認后，公司綜合管理部負責(zé)統(tǒng)一印制。

第十三條對于沒有編號的次要單證，由各職能部門提供所需單證的清單，計劃財務(wù)部上報總公司申請領(lǐng)用后入庫保管，庫存量根據(jù)各類單證需求的不同，一般維持2-6個月的單證使用數(shù)量。計劃財務(wù)部對領(lǐng)用數(shù)量進行登記，并保存使用部門申請領(lǐng)用單證的清單。

第十四條凡涉及到實物單證在部門之間、人員之間流轉(zhuǎn)的，各相關(guān)部門必須建立“單證保管及領(lǐng)用交接登記簿”，“單證保管及領(lǐng)用交接登記簿”的內(nèi)容包括序號、單證名稱、日期、領(lǐng)入數(shù)量、領(lǐng)出數(shù)量、單證起止號碼、庫存數(shù)量、庫存單證起止號碼、保管員、領(lǐng)用人簽收等，同時在單證管理系統(tǒng)中完整記錄，確保單證的留存數(shù)量，以備核查。

第十五條需要使用單證的職能部門，應(yīng)指定專人到計劃財務(wù)部定量領(lǐng)取，領(lǐng)取時必須填寫“單證領(lǐng)用單”。單證領(lǐng)用單的內(nèi)容包括日期、領(lǐng)用部門、序號、單證名稱、單證起止號碼、計量單位、單證數(shù)量等。單證領(lǐng)用單必須填寫完整，相關(guān)人員簽字齊全。同時，領(lǐng)用人還必須在“單證保管及領(lǐng)用交接登記簿”上簽收。

第十六條凡有印刷流水號的單證，通過業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)打印時必須輸入所用單證的印刷流水號碼。

第十七條部分手工出具的保險單或批單，應(yīng)在補錄業(yè)務(wù)信息時將該單證的印刷流水號碼同時進行補錄。

第十八條對遺失或被盜的重要憑證，應(yīng)由責(zé)任人負責(zé)登報聲明作廢，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人簽字確認后以書面形式上報上級主管部

門。同時要在單證管理系統(tǒng)中作非正常核銷處理。

第十九條單證職能部門應(yīng)將作廢的重要單證的所有聯(lián)次收回，加蓋“作廢”印章，和“存根聯(lián)”一起存檔。并在每月的盤點報表中列示報計劃財務(wù)部進行賬面核銷，登記備案。

第二十條對各種過期不能使用或停止使用的空白重要單證，由領(lǐng)用部門統(tǒng)一回收，按順序整理后做好明顯的作廢標記，在計算機單證管理系統(tǒng)中提交回收登記，經(jīng)總公司同意后統(tǒng)一收回并集中銷毀。

第二十一條已歸檔的重要憑證不得隨意銷毀，保存期和銷毀辦法按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

第二十二條重要單證應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，未經(jīng)公司批準，一律不得外借。

第二十三條各職能部門的單證管理員應(yīng)定期通過計算機單證管理系統(tǒng)生成報表，對報表中未注銷的差額做出解釋和說明。

第二十四條各職能部門（包括各分支機構(gòu)）都必須對有效單證建立單證領(lǐng)、用、存臺賬。每月末，對各類單證進行實物盤點，保證臺賬數(shù)與實物數(shù)相等、臺賬數(shù)與電腦系統(tǒng)數(shù)相等，如有差異要說明原因，并按時上報《單證使用情況登記表》到計劃財務(wù)部。計劃財務(wù)部每月將對各單證使用部門進行一次單證（庫存數(shù)量）的賬實核對抽查；業(yè)務(wù)處理中心負責(zé)對已使用的有號業(yè)務(wù)單證進行核銷，同時將核對結(jié)果形成書面的報告和報表遞交計劃財務(wù)部備份，并保存、歸檔以備查閱。對因單證管理不善給公司造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)對當事人給予經(jīng)濟處罰，并追究相關(guān)部門負責(zé)人的責(zé)任。

第四章附則

第二十五條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，由計劃財務(wù)部負責(zé)解釋并修訂。

附件1《大地財保上海分公司單證使用情況登記表》附件2

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《大地保險上海分公司單證作廢登記表》

擴展閱讀：單證管理辦法

單證管理辦法

一、總則

為進一步加強單證管理，完善內(nèi)控機制，有效防范經(jīng)營風(fēng)險，促進公司業(yè)務(wù)健康、持續(xù)發(fā)展，根據(jù)相關(guān)文件、管理辦法，結(jié)合分公司實際，特制定本單證管理辦法。

保險業(yè)務(wù)單證是保險公司進行保險業(yè)務(wù)活動的憑證，包括有價單證和無價單證。有價單證：此類單證的出具具備法律效力，其特點是有印刷號，能進行入庫、領(lǐng)用、回收、銷號、歸檔、銷毀等處理。無價單證：此類單證的出具不具備法律效力，其特點是無印刷號，只進行入庫、領(lǐng)用、回收，無需銷號。車險監(jiān)制單證是指由保監(jiān)會統(tǒng)一設(shè)計和修訂格式、內(nèi)容并由保監(jiān)會監(jiān)制的車險類有價單證，包括：車險保單（格式和非格式）、車險批單、提車暫保單、摩托車責(zé)任保險單、摩托車/拖拉機保險單等。

分公司系統(tǒng)的保險業(yè)務(wù)單證統(tǒng)一由財務(wù)部管理，分公司財務(wù)部負責(zé)保險業(yè)務(wù)單證計劃的編制、領(lǐng)發(fā)、核銷、考核等工作。各分支機構(gòu)單證統(tǒng)一由本機構(gòu)的財務(wù)部門負責(zé)管理。二、印制

單證集中由總公司組織印刷，除經(jīng)總公司產(chǎn)險財務(wù)部特別批準之外，其他機構(gòu)或部門均無權(quán)自行印刷有價單證。對于經(jīng)批準機構(gòu)自印單證的印刷權(quán)集中在二級機構(gòu)財務(wù)部，嚴禁二級機構(gòu)以外的其他各級機構(gòu)或部門印刷單證。

各機構(gòu)因開拓業(yè)務(wù)需要大量某種單證或開拓新險種時，至少應(yīng)提前30天，由機構(gòu)業(yè)管部門按規(guī)定上報分公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門審批；經(jīng)總公司有關(guān)部門審批同意后，將批復(fù)的復(fù)印件交分

公司財務(wù)部，財務(wù)部按批復(fù)要求從總公司征訂或由分公司印制。支公司財務(wù)部收到分公司印制的單證后及時驗收入庫，并做好入庫登記。三、領(lǐng)發(fā)

機構(gòu)業(yè)管部門應(yīng)根據(jù)本單位業(yè)務(wù)發(fā)展需要向本機構(gòu)單證管理員提出單證需求，非車險類單證至少應(yīng)提前15天報下月需求計劃；車險監(jiān)制單證每季度征訂一次，在每季度中間月份12號之前上報下一季度單證需求計劃。

凡有價單證下發(fā)領(lǐng)用而未銷號數(shù)超過達50%又需領(lǐng)用新單證的機構(gòu)，必須書面說明未銷號原因，并呈報上一級領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可領(lǐng)取。各機構(gòu)負責(zé)發(fā)放保險業(yè)務(wù)單證的部門，須按領(lǐng)取單位的計劃和審核無誤的“有價單證銷號清單”發(fā)放，堅持“前不清、后不領(lǐng)”。

各機構(gòu)業(yè)務(wù)部門員工原則上不得領(lǐng)取空白有價單證，如確因業(yè)務(wù)需要須領(lǐng)取的，在確保安全、并經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人及業(yè)管經(jīng)理和財務(wù)經(jīng)理簽字同意后方可領(lǐng)取。代理人或內(nèi)勤領(lǐng)用的有價單證回銷期一般不超過一個月，最長不能超過三個月。代理人或出單內(nèi)勤領(lǐng)用同一種單證回銷率必須達到80%以上，方可辦理再領(lǐng)取新單證手續(xù)。

領(lǐng)發(fā)單證須填寫《保險憑證請領(lǐng)單》，從核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)領(lǐng)用、分發(fā)，打印《保險憑證領(lǐng)用流轉(zhuǎn)單》記錄領(lǐng)用時間、領(lǐng)用數(shù)量、單證流水號起訖、領(lǐng)用單位、領(lǐng)用人，由領(lǐng)發(fā)雙方簽收，由領(lǐng)、用雙方各持一聯(lián)。出單內(nèi)勤每次領(lǐng)取非車險類有價單證一般不超過50份、車險保單一般不超過100份。

各機構(gòu)單證管理員領(lǐng)發(fā)有價單證時應(yīng)嚴格按單證印刷流水號順序領(lǐng)發(fā)，不得跳號。

四、使用

分公司發(fā)放的保險業(yè)務(wù)單證，限于分公司系統(tǒng)所屬各分支機構(gòu)辦理保險業(yè)務(wù)使用。各機構(gòu)如需調(diào)劑必須通過分公司財務(wù)部批準，嚴禁擅自轉(zhuǎn)借保單。

使用單證應(yīng)本著節(jié)約的原則進行，有價單證按印刷流水號順序使用，不得跳號。

保險費專用發(fā)票必須由專人經(jīng)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)錄入打印，加蓋財務(wù)專用章時必須逐筆登記，空白發(fā)票不能加蓋財務(wù)專用公章，特殊情況，在確保安全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可。

五、銷號單證的銷號僅限于有價單證，具體是指保險單、批單、保險費專用發(fā)票、各種撕票型單證等有印刷流水號的單證，無價單證不要求銷號。

單證的銷號由出單內(nèi)勤本著“出一單、銷一號”的原則進行，嚴格執(zhí)行單證銷號制度，及時、準確、完整地在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的“印刷號處理”中進行相應(yīng)的銷號處理和出錯記錄的再處理，并將已銷號的單證實物按單證印刷流水號順序整理后連同單證銷號清單交單證管理員進行審核。對已在系統(tǒng)中銷號而未到帳的單證，財務(wù)部門應(yīng)及時登錄應(yīng)收保費臺帳，單證使用部門和財務(wù)部門應(yīng)督促業(yè)務(wù)員及時收回保費或保單、發(fā)票正本。

出單內(nèi)勤負責(zé)代理點已用單證的系統(tǒng)銷號和歸檔工作。六、注銷

對于作廢的單證應(yīng)一式數(shù)聯(lián)全部收回，加蓋作廢章，在系統(tǒng)中進行作廢銷號處理，按單證印刷流水號順序與業(yè)務(wù)存根聯(lián)一起裝訂成冊。

單證遺失銷號應(yīng)附遺失情況說明、登報掛失、處罰結(jié)果等資料。七、銷毀（一）銷毀的范圍

1、按公司規(guī)定已改版不再使用作廢的空白有價單證。2、業(yè)務(wù)終止，不再使用的空白有價單證。

3、破缺和污損已無法使用的空白有價單證。

除稅務(wù)與監(jiān)管機關(guān)另有規(guī)定外，符合銷毀條件的空白有價單證，報經(jīng)總公司相關(guān)產(chǎn)品部門和財務(wù)部審批后，由二級機構(gòu)負責(zé)組織銷毀工作，銷毀工作完成后相關(guān)資料報總公司財務(wù)部備案，各支公司無權(quán)銷毀。（二）銷毀前的準備工作

1、總、分公司通知停用或改版的空白作廢單證，自通知之日起嚴禁使用。

2、各機構(gòu)將所有發(fā)放在外的空白作廢單證全部回收入庫，分開保管，填列《空白作廢單證明細表》，連同作廢的空白單證，根據(jù)分公司通知要求統(tǒng)一上繳分公司集中銷毀。

3、所有回收的停用空白單證應(yīng)全部上繳分公司財務(wù)部，分公司單證管理員對支公司回收、清理情況進行審核，在帳表實一致的情況下，上報相關(guān)監(jiān)管機構(gòu)審批同意后進行銷毀。八、歸檔

出單內(nèi)勤應(yīng)對已銷號的有價單證在系統(tǒng)中進行歸檔，生成歸檔號。歸檔前應(yīng)進行單證整理，做到材料齊全，排放有序：每一筆業(yè)務(wù)的保費專用發(fā)票副本、批單副本、批改申請書、保險單副本、保險單附表、投保單、投保單附表應(yīng)按順序粘貼，按單證印刷流水號順序存放。單證整理完畢后，出單內(nèi)勤按每本50份連同審核無誤的單證歸檔清單、作廢保單一式數(shù)聯(lián)，按單證印刷流水號順序分險種裝訂成冊。裝訂要堅固、整齊、美觀、目錄清楚、方便查閱。

歸檔的單證要求專柜存放，應(yīng)放整齊、分類清楚，妥善保管，注意防火、防潮、防盜、防蟲蛀。

根據(jù)各類單證規(guī)定的年限保存業(yè)務(wù)單證：各類承保原始資料卷宗從保險責(zé)任終止之日起至少保存10年，石油開發(fā)險、船舶險、雇員忠誠險、產(chǎn)品責(zé)任險或其它綜合性保險等資料卷宗從保險責(zé)任終止之日起至少要保存15年。

單證管理的資料、帳簿、領(lǐng)發(fā)憑證、銷毀清單、移交表需列入重要會計資料保管，保管期限至少15年。九、管理

內(nèi)勤人員在出具保單時，必須按照保單約定付款，在系統(tǒng)內(nèi)開具保費發(fā)票，嚴禁在系統(tǒng)外開具保費發(fā)票。

單證管理人員要保持相對穩(wěn)定，如發(fā)生人員變更，應(yīng)事先報告分公司財務(wù)部。單證管理員換崗原則上應(yīng)保證兩周的工作交接過程，嚴格交接手續(xù)，交接內(nèi)容主要包括：庫存有價單證盤點表、已裝訂成冊的以前年度及月份的單證帳簿、報表和憑證、其他單證管理資料等。前任單證管理人員必須在帳表實一致的情況下才能辦理交接手續(xù)，本機構(gòu)財務(wù)部負責(zé)人應(yīng)進行監(jiān)交。各機構(gòu)應(yīng)設(shè)立單獨的單證儲藏室，并符合防盜、防火、防潮、防蟲蛀的要求，所有入庫單證按險種分類排放，要求保持整潔有序。

有價單證的領(lǐng)發(fā)原則上由各級單證管理員進行交接，不允許其他人員代領(lǐng)。特殊情況由他人代領(lǐng)的，代領(lǐng)人須憑加蓋有財務(wù)章、經(jīng)單證管理員和財務(wù)經(jīng)理簽字的《保險憑證請領(lǐng)單》領(lǐng)取，否則，分公司將不予發(fā)放。

單證管理系統(tǒng)上線后，各機構(gòu)仍要保持手工登記《保險憑證收入、發(fā)出登記簿》，并每月與電腦帳進行核對，確保帳帳相符。每發(fā)出一次單證，以單證出庫單為原始憑證記入空白庫存登記簿中的發(fā)方；每從上一級公司領(lǐng)入單證時，以上級公司開出的出庫單為原始憑證記入空白庫存登記簿中的收方。

各級單證管理員應(yīng)定期清理有價單證，做到帳實相符。每月盤點庫存單證；定期打印未回銷清單督促領(lǐng)用人銷號，定期打印超回銷期清單回收單證，協(xié)助內(nèi)勤主管部門對內(nèi)勤銷號情況進行管理；定期（每季不少于1次）對單證領(lǐng)用部門的單證使用、保管、銷號、帳實進行抽查、盤點，核實單證庫存、規(guī)范使用與管理。

建立單證管理考核制度，單證考核得分直接納入單位負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人、業(yè)管部負責(zé)人工資考核，每月在全省予以通報，年度綜合平時考核記分納入年終考核，并與綜合考核和年終獎金掛鉤。

公司所有員工離開公司，須經(jīng)單證管理員簽字確認未領(lǐng)用單證或領(lǐng)用單證已全部結(jié)清后，方能解除擔(dān)保人擔(dān)保責(zé)任，辦理調(diào)離手續(xù)。十、處罰

所有空白有價單證一律不得遺失，如有遺失，及時查明原因，自發(fā)現(xiàn)之日起五個工作日內(nèi)在省、自治區(qū)、直轄市級報刊上登報聲明作廢，按照“誰領(lǐng)用、誰負責(zé)”的原則，費用由當事人自理，并追究當事人責(zé)任，每單處以5001000元的罰款，所有由此引起公司損失的20%50%由責(zé)任人承擔(dān)。

根據(jù)保監(jiān)發(fā)（1999）36號文規(guī)定，對違反監(jiān)制單證規(guī)定的將給予以下處罰：

1、因過失遺失空白監(jiān)制單證，視情節(jié)輕重，給予該公司罰款15萬元的處分。

2、空白監(jiān)制單證流失到各保險公司以外，并違規(guī)委托本保險公司以外的其他單位或個人代為銷售的，視情節(jié)輕重，給予該公司罰款15萬元、停止經(jīng)營機動車保險業(yè)務(wù)13個月、取消主要負責(zé)人任職資格的處分。3、各機構(gòu)已簽發(fā)的監(jiān)制單證業(yè)務(wù)留存聯(lián)加貼發(fā)票業(yè)務(wù)留存聯(lián)后，與作廢的監(jiān)制單證各聯(lián)按單證印刷流水號順序統(tǒng)一裝訂保管，保管期不低于五年。作廢的監(jiān)制單證各聯(lián)均應(yīng)加蓋“作廢”字樣的專用章。違反此規(guī)定的，視情節(jié)輕重，給予罰款15萬元、取消主要負責(zé)人任職資格的處分。

4、對未使用稅務(wù)部門監(jiān)制發(fā)票的機構(gòu)，給予罰款510萬元的處分，并給予該公司停止保險業(yè)務(wù)13個月的處分。

對領(lǐng)用100份有價單證，超期在一個月以上的，對主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人給予警告；超期在三個月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人50元的處罰；超期在五個月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人100元的處罰，并限期回銷。

領(lǐng)用201*00份有價單證，超期在一個月以上的，對主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人100元的處罰；超期在三個月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人200元的處罰；超期五個月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人300元的處罰，并限期回銷。

領(lǐng)用有價單證達500份以上，超期在一個月以上的，對主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人300元的處罰；超期在三個月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人400元的處罰；超期五個月以上的，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人500元的處罰，并限期回銷。對個別機構(gòu)不及時回銷有價單證問題屢禁不止，給予主要責(zé)任人及相關(guān)責(zé)任人600元以上的經(jīng)濟處罰，并在公司內(nèi)部網(wǎng)上進行通報。

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