部門秘書工作職責

部門秘書工作職責

內容：

1、負責組織部召開的各種會議的會務工作，做好會議記錄，起草會議紀要、簡報，協(xié)助督促各單位貫徹落實各項工作任務的情況。

2、做好各類文件的登記、保管、轉發(fā)、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經(jīng)費本。

3、草擬年度工作計劃、總結、報告、清算、批復等文檔。

4、做好辦公室勤雜內務工作、文書檔案管理，做好上級及校內有關文件收發(fā)、登記、傳閱、下發(fā)和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購和發(fā)放各種學習材料。

5、做好部信件登記、分發(fā)、寄發(fā)工作，受理黨員干部來信來訪工作，及時做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時向部領導匯報。

6、協(xié)助部領導協(xié)調各個崗位的工作關系。

7、深入基層單位調研做好部領導的參謀和助手。8、協(xié)助做好部辦公室的日常工作。9、做好部領導交辦的其他各項工作。職責：

一、在部門主管領導下做好部門日常行政事務及文秘工作。

二、負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。

三、做好各種會議的記錄及會務工作。

四、辦理本部門人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統(tǒng)計報表等事項的具體事宜。

五、做好部門印章管理，按規(guī)定開具介紹信。六、做好來訪接待工作。

七、做好聯(lián)網(wǎng)微機管理工作，每天定時開機接收文件;做好信息收集及報送工作。

八、完成上級交辦的其它任務和各種應急事務的處理。

工作總結格式一般分為：標題、主送機關、正文、署名四部分。

(1)標題。一般是根據(jù)工作總結的中心內容、目的要求、總結方向來定。同一事物因工作總結的方向側重點不同其標題也就不同。工作總結標題有單標題，也有雙標題。字跡要醒目。單標題就是只有一個題目，如《我省干部選任制度改革的一次成功嘗試》。一般說，工作總結的標題由工作總結的單位名稱、工作總結的時間、工作總結的內容或種類三部分組成。如“××市化工廠1995年度生產(chǎn)工作總結”“××市××研究所1995年度工作總結”也可以省略其中一部分，如：“三季度工作總結”，省略了單位名稱。毛澤東的《關于打退第二次反共高潮的總結》，其標題不僅省略了總結的單位名稱，也省略了時限。雙標題就是分正副標題。正標題往往是揭示主題即所需工作總結提煉的東西，副標題往往指明工作總結的內容、單位、時間等。例如：辛勤拼搏結碩果××縣氮肥廠一九九五年工作總結

(2)前言。即寫在前面的話，工作總結起始的段落。其作用在于用簡煉的文字概括交代工作總結的問題;或者說明所要總結的問題、時間、地點、背景、事情的大致經(jīng)過;或者將工作總結的中心內容：主要經(jīng)驗、成績與效果等作概括的提示;或者將工作的過程、基本情況、突出的成績作簡潔的介紹。其目的在于讓讀者對工作總結的全貌有一個概括的了解、為閱讀、理解全篇打下基礎。

(3)正文。正文是工作總結的主體，一篇工作總結是否抓住了事情的本質，實事求是地反映出了成績與問題，科學地總結出了經(jīng)驗與教訓，文章是否中心突出，重點明確、闡述透徹、邏輯性強、使人信，全賴于主體部分的寫作。因此，一定要花大力氣把立體部分的材料安排好、寫好。正文的基本內容是做法和體會、成績和缺點、經(jīng)驗和教訓。

1)成績和經(jīng)驗這是工作總結的目的，是正文的關鍵部分，這部分材料如何安排很重要，一般寫法有二。一是寫出做法，成績之后再寫經(jīng)驗。即表述成績、做法之后從分析成功的原因、主客觀條件中得出經(jīng)驗教益。二是寫做法、成績的同時寫出經(jīng)驗，“寓經(jīng)驗于做法之中”。也有在做法，成績之后用“心得體會”的方式來介紹經(jīng)驗，這實際是前一種寫法。成績和經(jīng)驗是工作總結的中心和重點，是構成工作總結正文的支柱。所謂成績是工作實踐過程中所得到的物質成果和精神成果。所謂經(jīng)驗是指在工作中取得的優(yōu)良成績和成功的原因。在工作總結中，成績表現(xiàn)為物質成果，一般運用一些準確的數(shù)字表現(xiàn)出來。精神成果則要用前后對比的典型事例來說明思想覺悟的提高和精神境界的高尚，使精神成果在工作總結中看得見、摸得著，才有感染力和說明力。

2)存在的問題和教訓一般放在成績與經(jīng)驗之后寫。存在的問題雖不在每一篇工作總結中都寫，但思想上一定要有個正確的認識。每篇工作總結都要堅持辯論法，堅持一分為二的兩點論，既看到成績又看到存在的問題，分清主流和枝節(jié)。這樣才能發(fā)揚成績、糾正錯誤，虛心謹慎，繼續(xù)前進。

寫存在的問題與教訓要中肯、恰當、實事求是。

(4)結尾一般寫今后努力的方向，或者寫今后的打算。這部分要精煉、簡潔。

(5)署名和日期。署名寫在結尾的右下方，在署名下邊寫上工作總結的年、月、日，如為突出單位，把單位名稱寫在標題下邊，則結尾只落上日期即可。

簡而言之：

總結，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究;也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗、提高。那么，工作總結怎么寫?個人工作總結的格式是怎樣的?詳情請看下文解析。

(一)基本情況

1.總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎等進行分析。2.成績和缺點。這是總結的中心�？偨Y的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的;缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質的，怎樣產(chǎn)生的，都應講清楚。

3.經(jīng)驗和教訓。做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。

今后的打算。根據(jù)今后的工作任務和要求，吸取前一時期工作的經(jīng)驗和教訓，明確努力方向，提出改進措施等。具體可以參考部分工作總結范文。

(二)寫好總結需要注意的問題

1.一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓的基礎。

2.條理要清楚�？偨Y是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達不到總結的目的。

3.要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質的，有現(xiàn)象的;有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精�？偨Y中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊�詳，該略的要略。另外，在結尾處也可以附上下一步個人工作計劃。

擴展閱讀：秘書工作職責標準

第十五章秘書工作職責標準

第一節(jié)秘書的工作任務

秘書工作任務繁多，大體可分類如下：

一、管理文件

管理文件要做到文件不丟失、不混亂、不積壓、不損壞，這是秘書的基本工作。管好文件不僅要有詳細科學的登記和分類，而且還要詳細閱讀文件，最好能做到爛熟于胸，起碼要能及時查詢。最后要善于沙里淘金，把重要的文件挑出來，供領導參閱。

二、安排活動

安排活動有幾個層次：首先是日�；顒�，其次是特殊活動，如開會、約談、會見；再次是安排出差。各類安排要有張有弛，銜接合理，科學巧妙，關鍵要適應領導特點，目的是既能提高領導的工作效率，又能使領導有盡可能多的機會掌握各種情況，使領導勞逸結合而不致疲于奔命。

三、對外聯(lián)絡

領導不可能也毋需事必躬親。很多事都要靠秘書去聯(lián)絡。如領導與領導之間，領導與其他秘書人員之間，領導與機關之間，領導與本系統(tǒng)內、外單位之間，都應當有廣泛的聯(lián)系，需要廣交朋友，不能做孤家寡人。自己去跑是一個途徑，但更多的則需秘書作橋梁。

四、了解情況

秘書應是領導的情況采集器。了解情況的渠道有看文件、聽會、聽匯報、交朋友或者收集各種信息，另外就是搞調查。秘書要成為領導的一個重要、可靠、準確、及時的信息源。

五、起草文稿

一般來講，領導的講話稿應當自己來寫或組織專門人員起草，但秘書并不是無事可做。如事先參與研究討論醞釀提綱，這就是很重要的事情。形成思想后，有的比較正式的講話，要形成文字；還有，就是領導講完之后整理成文，或者對別人整理的東西進行加工核準，形成一個比較準確的材料。

六、參謀咨詢

秘書知道的事情很多，除個別絕密親啟件外，領導知道的，秘書大多知道。所以說秘書有條件發(fā)揮參謀咨詢作用，但要把握好分寸，不要把自己的觀點強加給領導。

七、把關堵漏

在工作中，領導往往抓一些大方面，小的方面就要秘書來把關堵漏。比如有時候情況比較緊急，領導批評人過頭了，秘書就要起緩沖、安慰作用；領導講話講得不全或者不準確，秘書就要將其補齊、補全、補準，總之，就是要把事情做得盡可能完善。

八、處理事務

秘書有很多事務性的事要做，比如接待客人，拆閱書信以及領東西、看病等。某種程度上，秘書要起管家的作用。第二節(jié)秘書的工作原則

一、準確原則

秘書是領導的助手，秘書部門的任何工作都關聯(lián)著領導機關的工作，文秘工作是領導工作的重要組成部分，而領導工作總帶全局性和廣泛性，可以說，秘書工作的準確性，相當程度地保證了領導工作的準確性，保證了領導工作的正常運轉。且不說中央和省市機關，即使作出一項決定也常常涉及數(shù)十人的問題。有時一字之差便造成嚴重后果，正是“差之毫厘，失之千里”。如果差錯出在關鍵之處，影響就更大了。因此，文秘工作必須有認真的態(tài)度，過細的作風。準確性的要求是：辦文要準，辦事要穩(wěn)，情況要實，主意要慎；切忌丟三忘四、粗枝大葉、馬馬虎虎、心中無數(shù)。

二、迅速原則

秘書工作的迅速原則是由秘書工作的特點決定的。秘書處理工作的快慢、效率的高低，往往直接影響領導工作的進展，關系到整個工作機器的運轉。有時會因為辦事不及時，喪失良機，貽誤大事，甚至造成嚴重后果。迅速的要求是工作及時、高效，盡可能縮短辦文辦事時限。文書處理工作提高效率的出路，一是要作風過硬，切忌拖拖拉拉，疲疲沓沓，松散懈怠，拖泥帶水；二是改變工作手段，實行辦公自動化，利用電腦等現(xiàn)代化技術辦理一些能辦的事情，例如屏幕編輯、電話傳真、檢索資料等等。

三、求實原則

求實是一切工作的準則，秘書工作是為領導決策提供依據(jù)的，尤其應該實事求是，否則就可能造成領導工作的失誤。秘書工作必須尊重客觀事實，不僅不能脫離社會實際情況，而且更不能為了個人或小團體的利益弄虛作假。求實的要求是：一是一，二是二，不夸大，不縮小，老老實實，實實在在；切忌脫離實際、主觀臆斷、弄虛作假、謊報情況，夾雜個人情感，報喜不報憂，甚至不惜捏造事實等。

四、保密原則

秘書部門是機要部門。各級秘書人員，經(jīng)常接觸領導和一些重要文件，參加一些重要會議，了解一些重要機密，因而即使在基層單位，秘書和秘書部門都可能掌握一些機密大事或其他屬于不公開的事宜。因此，保密不僅是文秘工作必須遵守的準則，同時也是秘書部門的一項職責。保密的要求是：一是在工作中采取措施保證文件、資料的安全，如在包裝、運轉、拆封、知密范圍和傳達中制定安全措施；二是秘書人員要保證自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏，提高警惕，嚴守紀律；切忌麻痹大意，掉以輕心，或為了炫耀而“露一手，吹幾句”。

第三節(jié)秘書工作的特點

一、輔助性

“輔助性”是與“主導性”相對而言的。從管理系統(tǒng)看，領導處于主導地位，屬于決策管理中心；秘書機構處于附屬地位，是直接協(xié)助決策管理中心的輔助機構。也就是說，新時期的秘書機構不能脫離領導而獨立存在，秘書工作具有輔助性(有人稱“從屬性”)。它表現(xiàn)在：其一，所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領導工作展開，領導工作涉及到哪里，它的工作范圍就要擴大或延伸到哪里；其二，現(xiàn)代秘書人員能參加領導成員的各種會議并共同研究問題，能提出各種解決問題的方案，但只有發(fā)言權而無表決權，更無決定權；其三，現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領導的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權范圍自作主張，自行其是。

秘書工作的輔助性，是指與領導站在同一層次上提供全面性的輔助。雖然秘書與領導的職位不同，但在輔助時不是站在上一級層次或下一級層次上，而是與領導處于同一層面上。輔助領導的職能不限于秘書機構，如職能機構經(jīng)常向領導提供資料和建議，但它們多限于該部門的業(yè)務范圍；而秘書機構的輔助，則要立足于本單位的全局，要在強烈的戰(zhàn)略意識指導下，想領導之所想，急領導之所急，提供全方位、全過程的輔助。

二、被動性

秘書工作的被動性，是由秘書工作的從屬性特點和服務宗旨所決定的，也是一個客觀存在。秘書工作總是圍繞著領導工作的需要而進行，很少能完全按照自己的意愿安排工作，因而常常處于被動的地位。雖然在有的情況下，秘書人員也能主動做一些事情，主動提出一些建議，主動安排一些工作，但是從總的來講，秘書工作是被動的。在多數(shù)情況下，秘書人員無法事先計劃下一個月或下一年度要處理多少問題，辦多少事情，做多少工作，這要根據(jù)領導機關和領導同志的工作需要來確定，事情來了就辦，沒有時就可以干別的。無論有事沒事，秘書人員都應時刻堅守崗位，準備執(zhí)行任務。

三、綜合性

秘書工作的綜合性，是由秘書機構的綜合性決定的。

如前所述，現(xiàn)代秘書機構屬綜合性機構，它不像業(yè)務部門那樣各司其職，各負其責，分管某個方面的工作，但要對各部門工作有所了解，協(xié)調其間的關系，將其聯(lián)系成一個有機的整體，并對整個單位或整個企業(yè)工作負責。這就需要站在全局性的立場上，時時處處用綜合的眼光觀察和思考問題，具備較強的綜合能力�，F(xiàn)代秘書機構作為溝通上下左右的部門，上情下達，下情上達，內外疏通，各方平衡，離不開它；管理的、經(jīng)濟的、科學文化的，各項工作離不開它。要把這些工作做得好，做得快，同樣要統(tǒng)籌規(guī)劃，綜合處理。

四、機密性

秘書工作是為各級領導服務的，它是各級領導的參謀和助手，經(jīng)常參與研究各種機密問題，又負責各種機密文件的起草和保管工作，因而秘書工作具有高度的機密性。由于工作需要，秘書常常比其他工作人員早知道一些上級的意圖，在這些方針政策以及意圖沒向全體人員公布之前(包括醞釀制定過程)屬于機密；由于工作需要，秘書工作人員往往了解工作中的重要情況，各種統(tǒng)計數(shù)字以及人事調動等情況，也都是機密；因為參加一些重要會議，了解到領導集體在討論問題中的一些不同觀點與未定事項；因為起草文件，必然會接觸到上級頒發(fā)的各種不同密級的文電資料，了解到有關不宜公開的情況材料；而秘書經(jīng)手的機關公文，本身大多數(shù)也有其特定的對象，一定的閱讀、處理范圍，即有一定的機密性。所有這些，秘書人員都應當嚴守機密，嚴格執(zhí)行國家有關保密制度，對不應公開的情況守口如瓶，對內部研究的問題如領導中的不同意見不私下散布，引用文件要適用密級把文件的保密把關作為一個必要的手續(xù)過程，以免漫不經(jīng)心造成差錯。

五、事務性秘書是辦事的，事務工作的量很大，而且各項工作內容都非常具體。收發(fā)登記，起草文書，打印校對，接聽電話，迎來送往，派車買票，安排食宿，都得一件一件去辦，而辦事又總與“細”、“繁”、“雜”、“忙”連在一起。秘書人員工作辛苦，與其事務性分不開。

秘書人員要認識到只有搞好事務工作，部門內部秩序井然，與外單位渠道暢通，才能使部門職能正常發(fā)揮，立于不敗之地；只有搞好事務工作，才能使單位領導人從事務中擺脫出來，集中時間和精力想大事，干實事，更高效地進行領導。因此，現(xiàn)代秘書人員要充分認識事務性的意義，不畏繁雜，不嫌瑣碎，踏踏實實地做好每件不顯眼的工作。

第四節(jié)秘書工作的作用

一、領導助手的作用

秘書工作之所以重要，是因為它直接為領導服務，直接關系和影響著領導的工作，起著領導助手的作用。這是秘書工作的本性，任何地方、任何時候都不會改變。

二、領導參謀的作用

在實現(xiàn)秘書工作的四個轉變中，第一個轉變是，從偏重辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻策，這就要求秘書首先要注意發(fā)揮參謀作用。

給領導當參謀，是領導對秘書高度信任的表現(xiàn)，也是對秘書工作提出的高要求。參謀作用體現(xiàn)在秘書工作各個方面，如幫助領導安排好工作布局；為一定時期的重點工作、重要會議和活動制定措施、步驟，供領導考慮；文件來了不是原封不動送交領導，充當二傳手，而是事先經(jīng)過研究，提出參考意見(最好提出兩種以上供領導選擇)；對要辦的事，除根據(jù)了解到的情況確定應怎么辦外，還可設計幾種做法，估量帶來怎樣的效果，然后請領導定奪。

三、溝通上下、協(xié)調左右的樞紐作用

從中央到地方，任何一個部門或單位，都設有一定數(shù)量的、職責分明的機構，其級別不同，既互相聯(lián)系又具一定的獨立性，形成一個復雜的網(wǎng)絡。秘書機構在這個網(wǎng)絡中處于中心位置，起著樞紐作用。

秘書工作的樞紐作用，從縱向上，是做好承上啟下、上傳下達工作。秘書機構掌握著大量的、各種各樣的信息，上級的精神通過這里傳達下去，基層的動向通過這里反饋上來。從橫向上，是做好單位各職能部門的協(xié)調、平衡工作。所以有的書說：“秘書部門是來自上下左右的各種情況、資料、函件、信息的集散地，是領導工作指揮、聯(lián)絡系統(tǒng)的開關，是協(xié)調上下、溝通左右聯(lián)系的橋梁”。

秘書工作的樞紐作用能否充分發(fā)揮，關鍵在于是否實行科學管理，是否理順各種關系。

這項任務十分繁重，須花大力氣才能做好。

四、協(xié)助領導進行信息反饋的耳目作用

耳目作用的原意是把看到、聽到的情況及時向領導反映。當然，這還不夠，還應包括主動開展工作，把領導的意圖傳達出去，進行信息反饋。

做領導者的耳目，就要調查研究，搜集信息。其信息來源主要有兩方面，一是來自下面的實際工作情況和動態(tài)反映，二是來自上級的指示精神和外地區(qū)、外單位的經(jīng)驗。秘書機構除要獲取準確、及時、全面的信息外，還要經(jīng)過認真的綜合處理，提取有價值的信息。也就是說，掌握的信息面要廣、量要大，但反映給領導的則要少、要精，信息不在于字多字少，話多話少，而在于是否抓到了點子上。只要抓到了點子上，就有助于領導作出決策。領導作出決策后，秘書還要在貫徹、落實決策過程中，將執(zhí)行的情況、成績、經(jīng)驗以及存在的問題及時向領導反饋，充當領導的耳目。信息、決策、執(zhí)行、反饋、再決策是沿著一個循環(huán)系統(tǒng)運動和上升的，秘書工作的任務就是要組織和完成這種循環(huán)。

五、領導機關的門面作用

秘書機構素有“關口”、“窗口”之稱。說它是“關口”，是因為文件、信息的上承下達都要經(jīng)過這里傳遞和輸送，它要把文字關、用印關、保密關等好些關。說它是“窗口”，是因為內外聯(lián)系，來信來訪，各方商洽工作，大都由秘書機構出面辦理，人們往往把它們看成是代表領導的。因此，秘書機構和秘書人員的形象如何，影響很大。

有人反映某些單位官僚主義嚴重。這與所接觸的人的作風有關，而這個“接觸人”往往是秘書人員。他們有的年齡不大口氣倒很大，無怪乎被人說“領導好見，秘書難搪”。因此，秘書人員一定起好門面作用。

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