關(guān)于提高高校教學秘書工作效率的思考

關(guān)于提高高校教學秘書工作效率的思考

摘?要：教學秘書作為高校管理隊伍中的重要組成部分，是學校老師和學生之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，對保障教學工作有序進行，提高教學質(zhì)量，促進學校發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文通過對高校教學秘書工作的現(xiàn)狀調(diào)研與分析，就如何提高高校教學秘書的工作效率進行思考。

關(guān)鍵詞：高校；教學秘書；工作效率

教學工作是高校工作的中心環(huán)節(jié)，而教學管理是教學工作的重要組成部分，它有力地支撐和保障教學工作有序開展和正常運行。在從事教學管理的隊伍中，教學秘書作為最基層的管理者，協(xié)助領(lǐng)導管理教學各方面的常規(guī)事務。他們對保障教學工作有序進行，提高教學質(zhì)量，促進學校發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。一、高校教學秘書工作現(xiàn)狀分析

隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大和調(diào)整，教學改革的實施與進行，教學秘書的工作量越來越大，工作要求越來越高，工作難度越來越大，落后的工作方法和現(xiàn)有的工作思路已經(jīng)不能適應教學改革后的工作有效開展，教學秘書崗位中存在的各種矛盾和問題逐步凸顯和暴露出來，嚴重制約了教學工作的高效運行。1.隊伍結(jié)構(gòu)復雜，層次參差不齊

目前，我國的教學秘書崗位是隸屬行政編制，教學秘書隊伍的建設缺乏有效管理，隊伍人員良莠不齊：有剛從學校畢業(yè)的大學生，

有從其他崗位轉(zhuǎn)崗分流的人員，有為照顧親屬從其他行業(yè)調(diào)入的其他人員。由于人員來源復雜，高校對其學歷沒有硬性要求，教學秘書隊伍的整體學歷職稱偏低，他們難以較好地履行自己的工作職責。另外，由于大部分教學秘書沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓和相關(guān)教學管理工作方面理論的學習，教學秘書隊伍的整體、業(yè)務素質(zhì)也參差不齊。部分人員缺乏一定的教學經(jīng)歷或教學管理經(jīng)驗，在進行教學管理研究時也存在一定的困難。

2.工作難以被認可，個人發(fā)展空間狹小

一直以來，人們對教學秘書工作缺乏正確的認識和評價，不少人認為秘書工作簡單，只是瑣碎的日常事務，不需要太多專業(yè)知識和技能，技術(shù)含量低，什么人都能干，輕視教學秘書在教學工作中發(fā)揮的重要作用。因為地位得不到重視，工作難以被認可，從而導致教學秘書無論是在職稱、職務、學習、培訓等方面都受限制，個人發(fā)展空間狹小，使得教學秘書產(chǎn)生工作倦怠心理，喪失工作的積極性。

除了日常事務的處理，教學秘書鮮有參加業(yè)務培訓和進行深造的機會。隨著工作時間的推移，他們逐漸失去工作的熱情；由于工作中幾乎沒有升職的機會，個人發(fā)展空間狹小，個人能力不能得到很好的發(fā)揮，自我價值無法得以實現(xiàn)。3.教學秘書職稱晉升難

按照職稱晉升要求，教學秘書是管理崗位，屬于科學研究系列。

而在高校對科學研究系列人員晉升職稱，最起碼需要完成相應的教學工作量，教學研究和科學研究或者科技開發(fā)工作等。教學秘書若想在職稱方面有所發(fā)展，必須具有相當強的實力和突出的教學科研成果，這往往需要花費相當多的時間和精力去從事課題研究。事實上，作為教學工作的最基層管理者，教學秘書每天處理的工作大部分都是反復、繁雜的事務，無法量化，職稱晉升難，在一定程度上挫傷了教學秘書工作的積極性。二、提高教學秘書工作效率的思考1.采取有效措施，加強教學秘書隊伍建設

（1）引進高水平、高素質(zhì)人才，充實教學秘書隊伍。提高教學質(zhì)量是教育的永恒主題，教學管理是教學工作有序進行的有力支撐和重要保障。近年來，我國高校中普遍存在著重教學輕管理的現(xiàn)象，在這種背景下，教學秘書的選拔和培養(yǎng)很難受到重視。隨著教學改革的開展，教學秘書的工作量顯著增大，對教學秘書高素質(zhì)高水平的要求日益凸顯。因此，具有高素質(zhì)高水平的教學秘書，將是教學工作順利高效開展的重要保障。

（2）有計劃地組織培訓和學習。為提高教學秘書的教學管理能力，各高校應該有計劃地組織其參加各種不同形式的培訓和學習，從而提高其工作能力，主要可從以下幾個方面進行：一是進行崗前培訓。通過崗前培訓不僅明確了教學科研秘書的工作職責，而且讓其系統(tǒng)掌握工作的流程和具體工作的基本技能，提高業(yè)務水平；二是鼓勵

崗位進修。在崗位進修學習中，通過理論知識，管理學等知識的學習，進一步提高教學秘書的表達能力、組織能力；三是提供交流平臺。通過組織教學秘書參與其他高校的座談，開闊視野，吸取先進的教學管理經(jīng)驗，提升綜合素質(zhì)。2.重視教學秘書，提升幸福指數(shù)

（1）重視教學秘書的地位和作用。教學秘書與教師一樣，都是為高校培育人才而工作的，沒有高低貴賤之分，只是分工和崗位的區(qū)別。高校的教學質(zhì)量與辦學水平的高低與教學秘書有著千絲萬縷的關(guān)系。因此，高校領(lǐng)導及師生應該正確對待教學秘書，尊重、認可并配合其開展工作。同時，在教學秘書的職稱系列考核指標上，應該結(jié)合教學秘書工作的自身特點，設立相應的評定指標，建立激勵機制，開展系列活動，增強教學秘書與師生之間的凝聚力和戰(zhàn)斗力，強調(diào)教學秘書的歸屬感和責任感，激發(fā)教學秘書的工作熱情。通過這些環(huán)節(jié)促使教學秘書發(fā)揮工作的主觀能動性和自創(chuàng)性，提高教學秘書工作的幸福指數(shù)。

（2）提高教學秘書薪酬待遇。與其他教師不同，教學秘書的工作常常面臨大量、繁瑣且時效性強的任務，有時涉及的部門多，時效性要求強，任務急重，不得不加班加點。工作的瑣碎難以體現(xiàn)出其苦難程度，難以量化，因此很難被他人認可，工作的難度和業(yè)績也不易體現(xiàn)出來，從而導致教學秘書在工作中缺乏足夠的主觀能動性和積極性，無法提高工作效率。因此，高校各部門應該充分認可教

學秘書在教學管理工作中不可或缺的地位和螺絲釘作用，并依據(jù)其工作的特點，尋找工作量化手段，建立競爭和評比機制，對他們在整個教學管理環(huán)節(jié)所作出的貢獻進行物質(zhì)上的獎勵，在物質(zhì)條件、工資待遇等方面都給予相應提高和激勵，從而調(diào)動他們的工作熱情和積極性，更好地為教育教學工作服務。

（3）建立匹配的職稱評審體系。通過調(diào)研教學秘書的工作性質(zhì)，結(jié)合其工作特點，對其工作制定行至有效的評價和評估方法，改革職稱評價機制，建立匹配的職稱評審體系，促進教學秘書不斷追求上進，不斷完善專業(yè)知識，從而推動教學管理工作的科學化和規(guī)范化發(fā)展。

（4）提供發(fā)展空間，給予深造機會。在不影響工作的前提下，積極支持、鼓勵教學秘書在職攻讀碩士學位或者博士學位，提高他們的學歷，改善其知識結(jié)構(gòu)。通過學習，教學秘書的知識水平和綜合素質(zhì)可進一步提高,從而提高其工作質(zhì)量,提高人才培養(yǎng)的質(zhì)量，促進學校的發(fā)展。參考文獻：

[1]易秋芳.高校教學秘書工作存在的問題與對策[j].重慶科技學院學報，201*（5）.

[2]趙雪琛.對高校教學秘書隊伍建設的思考[j].教學理論，201*（6）.

[3]張?鈴.高校教學秘書專業(yè)化建設初探[j].中國西部科技，20

（6）.

擴展閱讀：如何提高高校教學秘書工作效率

淺談如何提高高校教學秘書工作效率

摘要：根據(jù)教學秘書在教務管理工作中的作用，提出提高教學秘書工作的幾點思路和路徑，對實踐中具有一定的借鑒和啟發(fā)。關(guān)鍵詞：教學秘書；服務；創(chuàng)新中圖分類號：g642文獻標識碼：a

文章編號：10090118（201*）10015602

教學秘書是高等學校教學管理工作中一個極其重要的崗位，是行政上受所在系（院）領(lǐng)導，業(yè)務上由教務處指導的教學管理人員，在整個教學運行管理中起著舉足輕重的作用，也是教學領(lǐng)導的得力助手；是教學管理信息上傳下達的橋梁；是聯(lián)系師生、教務處以及各部門的紐帶。

一、明確工作職責，樹立服務意識

教學秘書在教學管理工作中具有服務性和輔助性。只有樹立牢固的服務意識才能使之明確職責，擺正位置，心態(tài)平和，工作上才能做到周到細致，才能更好地提高工作效率，才能在教學管理活動中提供良好的服務。

（一）為領(lǐng)導服務，做好參謀和助手

院系領(lǐng)導除了處理日常工作之外，更多的精力要投入到日常教學、教學改革、專業(yè)建設等工作中去，更多的實質(zhì)性工作需要教學秘書去落實、督促和完成。教學秘書工作的有效開展會減輕領(lǐng)導的工作壓力，使其有更多的時間和精力來處理更重要的事情，如就一些學科熱點問題提出自己的觀點與看法給領(lǐng)導出謀劃策，還可以通過組織學生座談會、聽課、問卷等多種形式，廣泛征求學生意見，對教師的信息進行搜集整理，形成一定的總結(jié)性材料提供給領(lǐng)導，便于領(lǐng)導在第一時間了解情況，把握教學發(fā)展動態(tài)，掌握日常教學工作進展情況。

（二）為教師服務，做到緊密配合

教學秘書要有為教師服務意識，密切配合教師的教學工作，及時準確地將學校的有關(guān)要求和精神傳達給教師，將學生的意見和建議反饋給教師。例如征訂教材，發(fā)放教學任務書，督促教師上交教學大綱和成績單等，核對教師工作量，調(diào)課、補課、監(jiān)考人員的落實，期中教學質(zhì)量檢查，期末考試日程安排等，教師與教學秘書作為教學工作的實現(xiàn)者和管理者，教學秘書要盡一切可能為教師教學提供方便，以達到提高教學質(zhì)量的目的。服務教師而不是管理教師，端正態(tài)度是與教師建立良好溝通的第一步，只有取得教師的理解與支持，教學秘書的工作才能持續(xù)有效地開展。（三）為學生服務，做到管理育人

教學秘書的大部分工作都是面對學生如組織各類考試，調(diào)課、補課、補考和重修的安排，學籍管理，成績管理等每一項工作都與學生的切身利益息息相關(guān)，不可馬虎大意，必須具有高度的責任感，做到萬無一失，盡可能地深入了解學生的學習情況，幫助他們解決學習上的困難，并將學生的有關(guān)想法反映給有關(guān)部門，為學生解決實際問題，做到服務育人。二、建立和諧關(guān)系，保證渠道暢通

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