關(guān)于提高高校教學(xué)秘書工作效率的思考

關(guān)于提高高校教學(xué)秘書工作效率的思考

摘?要：教學(xué)秘書作為高校管理隊(duì)伍中的重要組成部分，是學(xué)校老師和學(xué)生之間聯(lián)系的橋梁和紐帶，對(duì)保障教學(xué)工作有序進(jìn)行，提高教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文通過對(duì)高校教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀調(diào)研與分析，就如何提高高校教學(xué)秘書的工作效率進(jìn)行思考。

關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)秘書；工作效率

教學(xué)工作是高校工作的中心環(huán)節(jié)，而教學(xué)管理是教學(xué)工作的重要組成部分，它有力地支撐和保障教學(xué)工作有序開展和正常運(yùn)行。在從事教學(xué)管理的隊(duì)伍中，教學(xué)秘書作為最基層的管理者，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)各方面的常規(guī)事務(wù)。他們對(duì)保障教學(xué)工作有序進(jìn)行，提高教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。一、高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀分析

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和調(diào)整，教學(xué)改革的實(shí)施與進(jìn)行，教學(xué)秘書的工作量越來越大，工作要求越來越高，工作難度越來越大，落后的工作方法和現(xiàn)有的工作思路已經(jīng)不能適應(yīng)教學(xué)改革后的工作有效開展，教學(xué)秘書崗位中存在的各種矛盾和問題逐步凸顯和暴露出來，嚴(yán)重制約了教學(xué)工作的高效運(yùn)行。1.隊(duì)伍結(jié)構(gòu)復(fù)雜，層次參差不齊

目前，我國的教學(xué)秘書崗位是隸屬行政編制，教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)缺乏有效管理，隊(duì)伍人員良莠不齊：有剛從學(xué)校畢業(yè)的大學(xué)生，

有從其他崗位轉(zhuǎn)崗分流的人員，有為照顧親屬從其他行業(yè)調(diào)入的其他人員。由于人員來源復(fù)雜，高校對(duì)其學(xué)歷沒有硬性要求，教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體學(xué)歷職稱偏低，他們難以較好地履行自己的工作職責(zé)。另外，由于大部分教學(xué)秘書沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和相關(guān)教學(xué)管理工作方面理論的學(xué)習(xí)，教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體、業(yè)務(wù)素質(zhì)也參差不齊。部分人員缺乏一定的教學(xué)經(jīng)歷或教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行教學(xué)管理研究時(shí)也存在一定的困難。

2.工作難以被認(rèn)可，個(gè)人發(fā)展空間狹小

一直以來，人們對(duì)教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，不少人認(rèn)為秘書工作簡單，只是瑣碎的日常事務(wù)，不需要太多專業(yè)知識(shí)和技能，技術(shù)含量低，什么人都能干，輕視教學(xué)秘書在教學(xué)工作中發(fā)揮的重要作用。因?yàn)榈匚坏貌坏街匾�，工作難以被認(rèn)可，從而導(dǎo)致教學(xué)秘書無論是在職稱、職務(wù)、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方面都受限制，個(gè)人發(fā)展空間狹小，使得教學(xué)秘書產(chǎn)生工作倦怠心理，喪失工作的積極性。

除了日常事務(wù)的處理，教學(xué)秘書鮮有參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和進(jìn)行深造的機(jī)會(huì)。隨著工作時(shí)間的推移，他們逐漸失去工作的熱情；由于工作中幾乎沒有升職的機(jī)會(huì)，個(gè)人發(fā)展空間狹小，個(gè)人能力不能得到很好的發(fā)揮，自我價(jià)值無法得以實(shí)現(xiàn)。3.教學(xué)秘書職稱晉升難

按照職稱晉升要求，教學(xué)秘書是管理崗位，屬于科學(xué)研究系列。

而在高校對(duì)科學(xué)研究系列人員晉升職稱，最起碼需要完成相應(yīng)的教學(xué)工作量，教學(xué)研究和科學(xué)研究或者科技開發(fā)工作等。教學(xué)秘書若想在職稱方面有所發(fā)展，必須具有相當(dāng)強(qiáng)的實(shí)力和突出的教學(xué)科研成果，這往往需要花費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間和精力去從事課題研究。事實(shí)上，作為教學(xué)工作的最基層管理者，教學(xué)秘書每天處理的工作大部分都是反復(fù)、繁雜的事務(wù)，無法量化，職稱晉升難，在一定程度上挫傷了教學(xué)秘書工作的積極性。二、提高教學(xué)秘書工作效率的思考1.采取有效措施，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

（1）引進(jìn)高水平、高素質(zhì)人才，充實(shí)教學(xué)秘書隊(duì)伍。提高教學(xué)質(zhì)量是教育的永恒主題，教學(xué)管理是教學(xué)工作有序進(jìn)行的有力支撐和重要保障。近年來，我國高校中普遍存在著重教學(xué)輕管理的現(xiàn)象，在這種背景下，教學(xué)秘書的選拔和培養(yǎng)很難受到重視。隨著教學(xué)改革的開展，教學(xué)秘書的工作量顯著增大，對(duì)教學(xué)秘書高素質(zhì)高水平的要求日益凸顯。因此，具有高素質(zhì)高水平的教學(xué)秘書，將是教學(xué)工作順利高效開展的重要保障。

（2）有計(jì)劃地組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。為提高教學(xué)秘書的教學(xué)管理能力，各高校應(yīng)該有計(jì)劃地組織其參加各種不同形式的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，從而提高其工作能力，主要可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：一是進(jìn)行崗前培訓(xùn)。通過崗前培訓(xùn)不僅明確了教學(xué)科研秘書的工作職責(zé)，而且讓其系統(tǒng)掌握工作的流程和具體工作的基本技能，提高業(yè)務(wù)水平；二是鼓勵(lì)

崗位進(jìn)修。在崗位進(jìn)修學(xué)習(xí)中，通過理論知識(shí)，管理學(xué)等知識(shí)的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高教學(xué)秘書的表達(dá)能力、組織能力；三是提供交流平臺(tái)。通過組織教學(xué)秘書參與其他高校的座談，開闊視野，吸取先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，提升綜合素質(zhì)。2.重視教學(xué)秘書，提升幸福指數(shù)

（1）重視教學(xué)秘書的地位和作用。教學(xué)秘書與教師一樣，都是為高校培育人才而工作的，沒有高低貴賤之分，只是分工和崗位的區(qū)別。高校的教學(xué)質(zhì)量與辦學(xué)水平的高低與教學(xué)秘書有著千絲萬縷的關(guān)系。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)及師生應(yīng)該正確對(duì)待教學(xué)秘書，尊重、認(rèn)可并配合其開展工作。同時(shí)，在教學(xué)秘書的職稱系列考核指標(biāo)上，應(yīng)該結(jié)合教學(xué)秘書工作的自身特點(diǎn)，設(shè)立相應(yīng)的評(píng)定指標(biāo)，建立激勵(lì)機(jī)制，開展系列活動(dòng)，增強(qiáng)教學(xué)秘書與師生之間的凝聚力和戰(zhàn)斗力，強(qiáng)調(diào)教學(xué)秘書的歸屬感和責(zé)任感，激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情。通過這些環(huán)節(jié)促使教學(xué)秘書發(fā)揮工作的主觀能動(dòng)性和自創(chuàng)性，提高教學(xué)秘書工作的幸福指數(shù)。

（2）提高教學(xué)秘書薪酬待遇。與其他教師不同，教學(xué)秘書的工作常常面臨大量、繁瑣且時(shí)效性強(qiáng)的任務(wù)，有時(shí)涉及的部門多，時(shí)效性要求強(qiáng)，任務(wù)急重，不得不加班加點(diǎn)。工作的瑣碎難以體現(xiàn)出其苦難程度，難以量化，因此很難被他人認(rèn)可，工作的難度和業(yè)績也不易體現(xiàn)出來，從而導(dǎo)致教學(xué)秘書在工作中缺乏足夠的主觀能動(dòng)性和積極性，無法提高工作效率。因此，高校各部門應(yīng)該充分認(rèn)可教

學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中不可或缺的地位和螺絲釘作用，并依據(jù)其工作的特點(diǎn)，尋找工作量化手段，建立競爭和評(píng)比機(jī)制，對(duì)他們?cè)谡麄�(gè)教學(xué)管理環(huán)節(jié)所作出的貢獻(xiàn)進(jìn)行物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，在物質(zhì)條件、工資待遇等方面都給予相應(yīng)提高和激勵(lì)，從而調(diào)動(dòng)他們的工作熱情和積極性，更好地為教育教學(xué)工作服務(wù)。

（3）建立匹配的職稱評(píng)審體系。通過調(diào)研教學(xué)秘書的工作性質(zhì)，結(jié)合其工作特點(diǎn)，對(duì)其工作制定行至有效的評(píng)價(jià)和評(píng)估方法，改革職稱評(píng)價(jià)機(jī)制，建立匹配的職稱評(píng)審體系，促進(jìn)教學(xué)秘書不斷追求上進(jìn)，不斷完善專業(yè)知識(shí)，從而推動(dòng)教學(xué)管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展。

（4）提供發(fā)展空間，給予深造機(jī)會(huì)。在不影響工作的前提下，積極支持、鼓勵(lì)教學(xué)秘書在職攻讀碩士學(xué)位或者博士學(xué)位，提高他們的學(xué)歷，改善其知識(shí)結(jié)構(gòu)。通過學(xué)習(xí)，教學(xué)秘書的知識(shí)水平和綜合素質(zhì)可進(jìn)一步提高,從而提高其工作質(zhì)量,提高人才培養(yǎng)的質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。參考文獻(xiàn)：

[1]易秋芳.高校教學(xué)秘書工作存在的問題與對(duì)策[j].重慶科技學(xué)院學(xué)報(bào)，201*（5）.

[2]趙雪琛.對(duì)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的思考[j].教學(xué)理論，201*（6）.

[3]張?鈴.高校教學(xué)秘書專業(yè)化建設(shè)初探[j].中國西部科技，20

（6）.

擴(kuò)展閱讀：如何提高高校教學(xué)秘書工作效率

淺談如何提高高校教學(xué)秘書工作效率

摘要：根據(jù)教學(xué)秘書在教務(wù)管理工作中的作用，提出提高教學(xué)秘書工作的幾點(diǎn)思路和路徑，對(duì)實(shí)踐中具有一定的借鑒和啟發(fā)。關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；服務(wù)；創(chuàng)新中圖分類號(hào)：g642文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：a

文章編號(hào)：10090118（201*）10015602

教學(xué)秘書是高等學(xué)校教學(xué)管理工作中一個(gè)極其重要的崗位，是行政上受所在系（院）領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由教務(wù)處指導(dǎo)的教學(xué)管理人員，在整個(gè)教學(xué)運(yùn)行管理中起著舉足輕重的作用，也是教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手；是教學(xué)管理信息上傳下達(dá)的橋梁；是聯(lián)系師生、教務(wù)處以及各部門的紐帶。

一、明確工作職責(zé)，樹立服務(wù)意識(shí)

教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中具有服務(wù)性和輔助性。只有樹立牢固的服務(wù)意識(shí)才能使之明確職責(zé)，擺正位置，心態(tài)平和，工作上才能做到周到細(xì)致，才能更好地提高工作效率，才能在教學(xué)管理活動(dòng)中提供良好的服務(wù)。

（一）為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好參謀和助手

院系領(lǐng)導(dǎo)除了處理日常工作之外，更多的精力要投入到日常教學(xué)、教學(xué)改革、專業(yè)建設(shè)等工作中去，更多的實(shí)質(zhì)性工作需要教學(xué)秘書去落實(shí)、督促和完成。教學(xué)秘書工作的有效開展會(huì)減輕領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力，使其有更多的時(shí)間和精力來處理更重要的事情，如就一些學(xué)科熱點(diǎn)問題提出自己的觀點(diǎn)與看法給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，還可以通過組織學(xué)生座談會(huì)、聽課、問卷等多種形式，廣泛征求學(xué)生意見，對(duì)教師的信息進(jìn)行搜集整理，形成一定的總結(jié)性材料提供給領(lǐng)導(dǎo)，便于領(lǐng)導(dǎo)在第一時(shí)間了解情況，把握教學(xué)發(fā)展動(dòng)態(tài)，掌握日常教學(xué)工作進(jìn)展情況。

（二）為教師服務(wù)，做到緊密配合

教學(xué)秘書要有為教師服務(wù)意識(shí)，密切配合教師的教學(xué)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地將學(xué)校的有關(guān)要求和精神傳達(dá)給教師，將學(xué)生的意見和建議反饋給教師。例如征訂教材，發(fā)放教學(xué)任務(wù)書，督促教師上交教學(xué)大綱和成績單等，核對(duì)教師工作量，調(diào)課、補(bǔ)課、監(jiān)考人員的落實(shí)，期中教學(xué)質(zhì)量檢查，期末考試日程安排等，教師與教學(xué)秘書作為教學(xué)工作的實(shí)現(xiàn)者和管理者，教學(xué)秘書要盡一切可能為教師教學(xué)提供方便，以達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量的目的。服務(wù)教師而不是管理教師，端正態(tài)度是與教師建立良好溝通的第一步，只有取得教師的理解與支持，教學(xué)秘書的工作才能持續(xù)有效地開展。（三）為學(xué)生服務(wù)，做到管理育人

教學(xué)秘書的大部分工作都是面對(duì)學(xué)生如組織各類考試，調(diào)課、補(bǔ)課、補(bǔ)考和重修的安排，學(xué)籍管理，成績管理等每一項(xiàng)工作都與學(xué)生的切身利益息息相關(guān)，不可馬虎大意，必須具有高度的責(zé)任感，做到萬無一失，盡可能地深入了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，幫助他們解決學(xué)習(xí)上的困難，并將學(xué)生的有關(guān)想法反映給有關(guān)部門，為學(xué)生解決實(shí)際問題，做到服務(wù)育人。二、建立和諧關(guān)系，保證渠道暢通

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