會計檔案整理方法

會計檔案整理方法

一、會計檔案的歸檔范圍：

會計檔案，是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬、日記賬、明細賬、輔助賬等；

（三）財務報告類：月度、季度、半年度、年度財務報告及相關文字分析材料等；（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、以及會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等其他應當保存的會計核算專業(yè)材料。

各單位的預算、財務計劃、財務工作總結、財務工作制度等文件材料不屬于會計檔案范圍，應歸入文書檔案整理保管。二、會計檔案的整理與管理：（一）具體分工：

1、會計人員負責會計檔案的收集、整理、編目、移交等工作。

2、檔案人員負責會計檔案的接收、保管和查閱服務工作，并負責會同會計人員對到期會計檔案進行鑒定與銷毀。（二）整理方法和要求：1、會計憑證類：

（1）裝訂：使用標準、統(tǒng)一的檔案裝具；每月10日前，完成上月會計憑證的整理裝訂任務；每本憑證裝訂角的厚度一般保持在2厘米左右，最厚不超過2.5厘米；裝訂時“備考表”一面應朝里；

（2）會計憑證卷皮填寫規(guī)范：A、封皮的填寫：

①上端“會計檔案”前面空白處，填寫單位全稱或通用簡稱；②“立卷部門”項:填寫本單位財務機構名稱；③“類別”項：應填寫“會計憑證”；

④“案卷名稱”項：根據(jù)分類在括號里填寫“收款”、“付款”、“轉賬”等字樣；⑤“起止日期”項：填寫本冊會計憑證中第一張記賬憑證的日期和最后一張記賬憑證的日期，年月日均不得省略；

⑥“憑證編號”項：填寫本冊會計憑證第一張記賬憑證的編號和最后一張記賬憑證的編號，如只有一張則只在“至第號止”處填寫本張編號；⑦“保管期限”項：填寫“15年”；

⑧“冊數(shù)”項：填寫本月會計憑證的總冊數(shù)和本冊會計憑證在本月的排序編號；⑨“歸檔號”項：填寫本冊會計憑證在本年度會計憑證中的排序編號；

⑩“全宗號”項：填寫有關檔案館給本單位檔案確定的代號。如未確定，暫不填寫；○11“目錄號”項：填寫登記本冊會計憑證的目錄本的編號；

○12“案卷號”項：填寫本冊會計憑證在本單位檔案室內(nèi)全部會計憑證或某一時間段內(nèi)所有會計憑證中的排序編號。注意：

保管期限：憑證15年；總賬、明細賬15年；現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬25年；月度、季度、半年度財務報告5年，年度預算、決算報告永久；銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單5年，會計檔案銷毀清冊、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊永久。目錄號：憑證3、賬簿2、報表1憑證：31或32、、、、賬簿：211或212、、、、221或222、、、報表：111或112、、、、121或122、、、、即：種類期限第幾本案卷號：5個流水號

B、備考表的填寫：如無問題，則本欄不填寫。C、包角紙的填寫：與封面相關內(nèi)容相同。（3）蓋章要求：

A、封皮正面下方3處（私章）B、備考表下方2處（私章）C、包角處騎縫章（私章）（4）填寫憑證盒的技術要求：

A、“全宗號”、“目錄號”、“年月”、“案卷號”、“歸檔號”、“保管期限”項等，應選購或刻制大小適當?shù)臄?shù)字章，統(tǒng)一蓋上去；

B、“永久”和“單位名稱”項，應刻制大小適當?shù)臈l形章統(tǒng)一蓋上去；C、印泥色彩統(tǒng)一紅色

D、蓋章位置統(tǒng)一居中、年年一致。注意：盒脊與盒面相同。

裝盒要求：憑證：既不能跨年也不能跨月。（5）案卷目錄填寫規(guī)范：

按整理好的會計檔案逐冊逐卷進行登記。2、會計賬簿類：(參照會計憑證相關規(guī)定)（1）裝訂：

死頁賬，無需拆開，如果已經(jīng)印刷了頁碼則無需編頁碼，但在裝訂時注意皮子和皮子裝訂（不能用膠水粘）。

活頁賬，要拆開，將正反面都是空白的帳頁抽出，換上標準檔案卷皮重新裝訂，然后統(tǒng)一用鉛筆編寫頁碼。編頁碼時，注意正反面都要編頁碼，正面有數(shù)據(jù)記載的頁碼編寫在右上角，背面有數(shù)據(jù)記載的頁碼編寫在左上角，無任何數(shù)據(jù)記載的一面不編頁碼（每本賬簿都從”1”開始,一本一個順序號）。

（2）會計賬簿卷皮、備考表填寫規(guī)范（3）蓋章要求

備考表下方2枚（私章）（4）填寫賬簿盒的技術要求

注意：裝盒時，既不能跨年也不能跨期限（5）會計賬簿類案卷目錄填寫規(guī)范

3、財務報告類：（參照會計帳簿相關規(guī)定）（1）裝訂：每年的財務報告按期限分別進行整理，裝訂，每卷厚度一般不超過2厘米，然后用鉛筆統(tǒng)一編頁碼（方法同活頁賬）。

注意:日報、旬報，半月報可不立卷歸檔，由財務部門視具體情況保存使用并進行處理。（2）財務報告卷皮、備考表填寫規(guī)范（3）蓋章要求

（4）填寫財務報告盒的技術要求（5）案卷目錄填寫規(guī)范三、會計檔案銷毀程序：

（一）本單位檔案機構、會計機構派員共同組成鑒定小組；對已滿或超過保管期限且打算銷毀的會計檔案逐卷進行鑒定，抽出正在項目建設期間的基建項目會計檔案和未結清債權債務有關的原始憑證及會計賬簿繼續(xù)保管；

（二）編制銷毀清冊、提出銷毀意見；（三）單位負責人簽署意見；

（四）由本單位檔案機構、會計機構共同派員監(jiān)銷，同時要有同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門同時要有同級統(tǒng)計部門派員參加監(jiān)銷；

（五）銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽名或蓋章，并加蓋單位公章，將銷毀情況報告本單位負責人。

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會計檔案的整理與歸檔方法

一、會計檔案含義料歸檔范圍

會計檔案是機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位在經(jīng)濟管理和會計核算一系列活動中產(chǎn)生、經(jīng)過整理歸檔保存起來的會計憑證、會計帳簿、會計報表、工資表和綜合管理等材料。

二、會計檔案材料歸檔范圍

根據(jù)財政部、國家檔案局制發(fā)的《會計檔案管理辦法》中的有關規(guī)定，會計檔案歸檔范圍包括預算會計、建設銀行會計、企業(yè)會計和建設單位會計所形成的會計憑證、帳簿、會計報表、工資表和綜合管理等會計核算專業(yè)材料。而對于上級有關財務的普發(fā)性（非指本單位）不辦的文件；未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；未定稿和重份文件；無查考利用價值的一般性、臨時性文件都不應歸檔。（一）會計憑證：

會計憑證分原始憑證和記帳憑證兩種：（企業(yè)會計中還有匯總憑證）１、原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生時，所填寫的書面證明，是會計核算的原始依據(jù)；原始憑證分自制和外來憑證兩種。

自制憑證是由本單位填寫的（如驗收單、領料單、借款單），外來憑證是在外單位、部門和個人取回來的。如由供貨單位開給的發(fā)票和結算憑證，由收款單位開給的現(xiàn)金收據(jù)等。

２、記帳憑證是會計人員根據(jù)原始憑證加以歸類整理編制的，分為收款憑證，付款憑證、轉帳憑證三種。企業(yè)還有匯總憑證。

綜上所述：會計憑證歸檔范圍包括：原始憑證和記帳憑證、匯總憑證以及其他的會計憑證。（二）會計帳簿：

會計帳簿是全面地、連續(xù)地記錄和反映各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。會計憑證只能反映某項經(jīng)濟業(yè)務，而帳簿能全面、系統(tǒng)地反映經(jīng)濟狀況、形成一種經(jīng)濟信息體系。帳簿主要有下面幾種：

１、序時帳簿（又稱日記帳）、出納帳、銀行帳；２、分類帳簿：

分類帳簿分總帳和明細帳兩種

（１）總帳（總分類帳），即按總分類帳戶分類登記的帳簿；（２）明細帳（明細分類帳），即按明細帳戶分類登記的帳簿；３、輔助帳（備查帳簿），還有固定資產(chǎn)明細帳（卡片）各種登記簿等都要歸檔，即在明細帳里不能記載的事項而進行補充登記的帳簿。（三）會計報表：

會計報表是用統(tǒng)一的貨幣計量單位，綜合地反映機關團體、企事業(yè)單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)濟活動，財務收支計劃情況的報告文件。是根據(jù)帳簿的記載，加以歸納、整理和匯總編制出來的。會計報表種類，主要有：１、從內(nèi)容分：資金平衡表、產(chǎn)品成本計算表、年終獎金結算表等；２、從時間分：旬報、月報、季報、年報等；

３、從單位分：基層報表、匯總表等。（按各機關在編制會計報表時，所作的文字說明和分析材料是報表的重要組成部分要與報表一起歸檔。）（四）工資表：

工資表是按照“各盡所能，按勞分配”原則分配給勞動者供個人消費的部分國民收入。種類主要有：工資發(fā)放名冊、卡片、工資轉移、證明、通知存根和各種獎金等。（五）綜合管理：

綜合管理是會計部門在工作過程中制定的有關規(guī)定、計劃、總結、請示、批復和需要說明、分析的文字材料及清冊。這部分材料應單獨立卷，但編案卷號時，可與報表一起編號，屬永久卷排在決算報表的后面，屬短期卷的排在月報表的前面。

三、會計檔案立卷整理

（一）會計檔案材料保管期限鑒定：

會計檔案分兩個保管期限：即永久、短期。永久保管的檔案，沒有時間終止，永遠保存。短期保管的檔案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。

１、憑證保管期限：

（１）涉及外事，對私資改造材料永久

（２）關于地產(chǎn)權、房產(chǎn)權、林產(chǎn)的契約、證券圖紙等有關貨幣收支憑證應需要單獨立卷保管永久（３）建設銀行憑證及附件25年

（４）一般憑證作短期15年其整理模式如下（以下屬類同樣）Ｄ─Ｏ│││

││└───案卷號

│└─────財務檔案二級類目（屬類）代號└──────財會檔案一級類目代號２、帳簿保管期限：

（１）預算會計的現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳25年（２）總帳15年（３）明細帳15年（４）輔助帳10年３、會計報表保管期限：（１）年終報表，各單位年度預決算報表永久（２）匯總報表及需要說明、分析的文字材料永久（３）旬報、月報、季報15年（４）基層報表3--5年

我區(qū)會計報表主要有下面幾種：（１）向區(qū)財局報的各類報表；（２）向區(qū)統(tǒng)計局報的各類報表；

（３）向上級有關主管部門報的各類報表。４、工資表保管期限：

（１）工資發(fā)放名冊、卡片25年（２）工資轉移、證明、通知存根25年（３）各種獎金發(fā)放名冊、卡片25年５、綜合管理材料保管期限：

（１）上級有關財務會計工作的文件永久

（２）本單位財務管理規(guī)定、計劃、總結、請示、批復永久（３）會計檔案移交保管、銷毀清冊永久

（４）本單位基金、管理工作文件和有關財務管理方面的其他文件材料短期

以上憑證、帳簿、報表、工資表和綜合性文字材料中屬永久和短期保管的必須分開立卷，同屬類又同保管期限的案卷，可同盒存放。（二）會計檔案整理：１、會計憑證整理

每月入帳之后按記帳編號順序訂成冊，裝訂要整齊結實、美觀。用字粒按項目逐一填蓋憑證封面和案卷目錄，分別裝成兩本檔案目錄，填蓋要清楚，端正。案卷目錄一式二份，一本交檔案室，一本財務人員自存。案卷編號按歷年編一個流水號，編至檔案目錄裝滿后方能斷號，啟用第二本檔案目錄時再從１號開始編案卷號。案卷套盒存放后，要填蓋好案卷盒封面，案卷排列從左至右，從上至下裝箱。２、帳簿整理立卷

每年結束使用之后，按帳簿名稱分類，一種帳簿立一卷，在帳簿右上角貼上帳簿標簽卡。第個案卷內(nèi)的紙張要用號碼機編蓋頁號（空白頁不能編號），填蓋案卷目錄一式二份。如果帳簿是活頁的，應將原封面去掉，再以三孔裝訂，然后用白紙（或牛皮紙）作封面。帳簿案卷編號，應按出納帳、總帳、明細帳、輔助帳各編流水號。當年號要接上上年流水號，然后填蓋卷盒和帳簿卡，裝箱時按從左至右順序排列。３、會計報表整理

按報表名稱：年報、季報（含月報、旬報）、基層報表分別整理立.4.卷，然后按保管期限各編案卷流水號。

每一案卷３０至６０頁，按時間先后順序排列，用號碼機編頁碼，填蓋卷內(nèi)目錄和案卷目錄，卷內(nèi)目錄一式三份，一份裝案卷首頁，另兩份同案卷目錄裝訂成兩本檔案目錄冊，作查找索引。案卷以三孔裝訂，裝訂整齊、結實、美觀。裝訂后填蓋案卷封面，編蓋案卷流水號（即當年的案卷號和上一年案卷號銜接上，一直編至檔案目錄冊滿后方斷號。然后按永久、短期兩種不同案卷，分別套裝入盒，（每盒裝三卷左右），裝檔案硬盒與裝箱排列方法同前。４、工資表立卷

工資表的立卷方法和編號、裝盒、排列與報表的方法一樣。５、綜合管理材料整理

各種文字材料應按保管期限分開立卷，但裝盒時可與報表的相應保管期限的案卷同盒裝放。裝訂方法與報表一樣。（三）會計檔案編目

會計檔案整理、立卷后，按報表、帳簿、憑證、工資表和綜合管理材料五個屬類將編蓋好的案卷目錄和卷內(nèi)目錄，分別各匯編二本檔案目錄冊（報表和綜合管理可組合一本目錄。）一本交綜合檔案室，一本自留。這本目錄，既是會計檔案的保管冊，又是查找利用檔案的檢索工具。

四、會計檔案移交保管利用

（一）檔案移交

每個單位的會計檔案由會計部門保管三年，期滿后連同一套檔案目錄一起移交給本單位綜合檔案室保管。（二）檔案保管會計檔案整理、歸檔后，原則上保持原卷的封裝，不要隨便打亂，不能拆卷，如特殊情況，必須會同原會計人員和經(jīng)辦人員共同研究決定完成。任何人不準亂拆、亂訂，但原封面不符合要求的，必須按規(guī)范要求重新加上封面，并填蓋好有關項目。會計檔案要有專箱存放、保管，方便查找。財務部門移交檔案時，交接雙方必須當面驗收歸檔材料是否完整、.5.系統(tǒng)、準確，卷內(nèi)材料排列、編號是否符合要求，凡不符合要求的案卷，檔案室有權拒絕接收，并限期改正后才辦理交接手續(xù)。檔案室對違反財會管理制度的有權進行檢查糾正。（三）利用

會計檔案利用，主要有三方面：（１）會計分析利用檔案；（２）會計檢查使用檔案；（３）日常查考利用檔案。

利用、借閱會計檔案，必須登記，閱后及時歸還，利用者對檔案不得污損、毀壞，違者要追究責任，情節(jié)嚴重的要依法追究法律責任，嚴肅處理。五、鑒定、銷毀（一）鑒定

會計檔案鑒定分三步：

１、初步鑒定。由檔案部門對到期檔案按會計檔案保管期限表作初步審查，提出銷毀意見；

２、復查鑒定。在初步鑒定基礎上，由檔案部門和會計部門進行第二次鑒定。對初鑒定不恰當?shù)慕o予糾正；

３、銷毀鑒定。這是最后一次鑒定。這次由檔案、財政、審計主管部門、對銷毀檔案嚴格審核，確定無保存價值的檔案作出銷毀結論。（二）銷毀

銷毀檔案，要列銷毀清冊，并寫書面報告報本單位領導審批后銷毀。銷毀檔案清冊要有檔案、財政、審計主管部門有關人員簽名。企業(yè)單位會計檔案銷毀，要由本單位領導審核后，再報上一級主管部門批準。

對未了結的債權、債務的原始憑證，要單獨抽出，另行整理立卷、編目，由本單位的檔案室保存到債務結清為止。附：《會計檔案名詞說明》

全宗號──是本單位的代號。這個代號是由區(qū)檔案局確定給各單位永久性使用的代碼。.6.目錄號──是一種門類檔案的檔案目錄冊的流水號。如一單位的某種檔案，共形成三本檔案目錄冊，第一本目錄冊為第１號，第二本目錄為第２號，第三本目錄為第３號。如此類推。

案卷號──是檔案的總流水號。如：１９８９年有案卷５１卷，案卷號就從１逐編到５１號；１９９０年又立有２０個案卷，案卷號從５２開始，排到７１號，以后每年案卷如此類推。

案卷目錄──是登記案卷的目錄。是以每一案卷為單位，將每卷標題和封面內(nèi)容打印在案卷目錄表格里。

卷內(nèi)目錄──是登記卷內(nèi)每份文件標題（內(nèi)容）的目錄。以一份文件為單位填蓋在相應的卷內(nèi)目錄表格里。

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