集團公司會計檔案管理辦法

市政集團公司會計檔案管理辦法

根據市城投《管理辦法》的規(guī)定要求，結合我集團公司具體實際情況，為了規(guī)范、統一會計檔案管理制度，特制定本辦法。

第一條公司的財務檔案包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，具體內容包括：

（一）會計憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會計憑證；

（二）會計帳簿類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿；

（三）財務報告類：月報、季報、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；

（四）其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對帳單、其他應當存檔的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

第二條財務檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體保管年限如下：

（一）永久保管：年度財務報告（決算）、會計檔案保管清冊、各類拷貝磁盤；

（二）保管15年期限：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳、明細帳、日記帳、輔助帳簿，其中現金和銀行存款日記帳保管25年；（三）保管5年期限：固定資產卡片（固定資產報廢清理后保管5年）；

（四）保管3年期限：月度和季度財務報告。

第三條計劃財務部應有專人負責保存財務檔案，定期將計劃財務部歸檔的會計資料，按順序立卷登記保管。財務檔案應妥善保管、存放有序、查找方便，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

第四條財務檔案保管期滿需要銷毀時，應按規(guī)定程序審批后執(zhí)行。對尚未了結的債權、債務和法律糾紛涉及的原始資料，應單獨抽出、另行立卷，直至案件結束為止。

第五條財務檔案的借用按照以下規(guī)定辦理：

（一）財務人員因工作需要查閱財務檔案，須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。

（二）公司下屬各單位若因公需要查閱財務檔案，須經本單位領導批準，經計劃財務部負責人同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

（三）外單位人員因公需要查閱財務檔案時，應持有單位介紹信，經計劃財務部負責人同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱財務檔案人的工作單位、查閱日期、財務檔案名稱及查閱理由。

（四）財務檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復制的，須經計劃財務部負責人批準，并限期歸還。第六條由于會計人員的變動或會計機構的改變等原因，財務檔案需要轉交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第七條電子會計檔案管理須由專人負責，并做好防消磁、防火、防潮和防塵等工作。對于采用磁性介質保存的會計檔案，應當定期檢查，定期備份，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

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****公司會計檔案管理辦法

第一條為進一步加強會計檔案管理,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密，根據《公司法》、《企業(yè)財務管制度》及《會計檔案管理辦法》等法律、法規(guī)的要求，結合我司實際情況，特制定本管理辦法。

第二條公司各級財務部門應嚴格履行財務職責，負責本公司的會計檔案管理辦法的具體實施。

第三條本辦法適用范圍：集團所屬公司應遵照本管理辦法執(zhí)行。

第四條財務主管必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第五條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務分析、財務政策、管理制度等專業(yè)材料，是記錄和反映公司經濟業(yè)務的重要材料和證據，具體包括：（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

（四）其他類：財務預算及分析材料、銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、會計政策、管理制度、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

第六條會計檔案的裝訂和保管

1、每年形成的會計檔案，應當按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，憑證用綿紙封口并蓋章，編制會計檔案保管清冊。

2、會計檔案的裝訂。會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國家會計檔案要求，內容齊全，便于查閱。

3、會計檔案的保管。會計檔案由財務主管指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案由財務會計部門保管1年，期滿后應由財務部門編造清冊移交本公司檔案部門保管。

第七條檔案部門接收保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的應會同財務部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

第八條會計檔案的借閱

1/1、會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出。如有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計機構負責人（會計主管人員）批準。

2、公司外部單位借閱會計檔案時，應持有該單位正式介紹信，經被借閱單位會計主管人員和單位領導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。本單位內部人員借閱會計檔案時，應經本人所在單位財務主管或單位領導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。公司總部部門因工作需要須借閱各分子公司會計檔案時，應經公司財務總監(jiān)和被借閱單位財務主管批準后，方可辦理借閱手續(xù)。以上所有借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。格式如下：

查閱會計檔案登記備查本

借出日借閱部借閱/復制期門人核準憑證本數編人號憑證起訖號歸還日備期注3、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，不得拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件。如有特殊情況，須經本單位領導和財務主管批準后方能攜帶外出或復制原件。

4、借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。5、所有內外部會計檔案借閱，一律須被借閱單位財務部檔案管理員全程陪同，借閱地點僅限本單位檔案室或財務部門。

第九條會計檔案的保管期限嚴格按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。相關會計檔案保管期限如下：序號一.1.2.3.二.4.5.檔案名稱會計憑證類原始憑證記賬憑證匯總憑證會計賬簿類總賬明細賬保管期限15年15年15年15年15年備注涉及外事的會計憑證為永久保存包括日記賬2/6.7.8.三.9.10.四.11.12.13.14.15.1617日記賬固定資產卡片輔助賬簿財務報告類月、季度財務報告年度財務報告(決算)其他類會計移交清冊會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊銀行余額調節(jié)表銀行對賬單會計政策管理制度15年15年3年永久15年永久永久15年15年10年10年現金和銀行存款日記賬保管25年固定資產報廢清理后保管5年包括各級主管部門匯總財務報告包括文字分析包括文字分析第十條會計檔案的銷毀

1、會計檔案保管期限滿，需要銷毀時，應由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定、嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，經本單位領導審查，報請集團總裁、董事長批準后銷毀。但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止。

2、銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應由檔案管理部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，上級主管部門派員監(jiān)銷。

3、會計檔案銷毀后，經辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。

第十一條獎懲辦法

對會計檔案保管較好，有突出貢獻者，予以獎勵。對違反會計檔案管理者，視情輕重，予以行政處罰，情節(jié)較嚴重者由司法機關追究刑事責任。

第十二條本管理辦法未涉及到的其他事項按有關規(guī)定執(zhí)行，本辦法解釋權歸公司財務部門。

第十三條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。

*****公司日期：年月日

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