農(nóng)村會計檔案整理實施方法

農(nóng)村會計檔案整理實施方法

會計檔案是在經(jīng)濟(jì)管理和會計核算一系列活動中產(chǎn)生、經(jīng)過整理歸檔保存起來的會計憑證、會計帳簿、會計報表、及合同等材料。

農(nóng)村會計檔案管理，是農(nóng)村財務(wù)管理工作的重要組成部分。近年來，為切實加強(qiáng)農(nóng)村財務(wù)管理，采取了一系列的財務(wù)規(guī)范也取得了明顯的成效。但是，因農(nóng)村檔案管理不完善而引起的債權(quán)債務(wù)不清、群眾對與村集體經(jīng)濟(jì)往來帳目懷疑等問題仍時有發(fā)生。為此，結(jié)合各村實際存在問題，必須加強(qiáng)農(nóng)村財務(wù)檔案管理，促進(jìn)農(nóng)村集體財務(wù)管理的規(guī)范化建設(shè)。具體實施內(nèi)容如下：

一、會計檔案整理的范圍：

1、會計憑證主要指原始憑證、記帳憑證

2、會計帳簿主要指現(xiàn)金日記賬、明細(xì)賬、總賬、固定資產(chǎn)賬簿

3、財務(wù)報表主要指村集體組織科目余額表、財務(wù)公開報表4、經(jīng)濟(jì)合同

5、其他會計文件材料主要指會計移交清冊、會計檔案保管清冊、及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計專業(yè)資料。二、會計檔案整理的具體方法：１、會計憑證整理

每月入帳之后裝訂成冊，逐一填蓋憑證封面，編一個流水號入檔案盒。

（1）、編大流水號。一般的單位應(yīng)編大流水號。即憑證、賬簿、財務(wù)報告分別編各年度累計的大流水號。如201*年有12本憑證編1-12號；201*年從13號開始編號。

（2）、編小流水號。會計檔案特別多的單位，可編小流水號。即同一年度同一類型的會計檔案案卷都從1開始編卷號。如201*年有12本憑證，編1-12號，201*年又從1號開始編號。入檔案盒存放后，要填蓋好案卷盒封面，案卷排列從左至右，從上至下裝檔案櫥。２、帳簿整理

每年結(jié)束使用之后，按帳簿名稱分類。帳簿案卷統(tǒng)一編號，應(yīng)按出納帳、總帳、明細(xì)帳、各編流水號。當(dāng)年號要接上年流水號，然后填蓋卷盒，裝檔案櫥時按從左至右順序排列。３、會計報表整理

按報表名稱分類整理，然后按保管期限（永久、短期）各編案卷流水號。分別套裝入盒，裝檔案硬盒與排列方法同前。４、合同及其他報表

各種文字材料應(yīng)按保管期限分類立卷，但裝盒時可與報表的相應(yīng)保管期限的案卷同盒裝放。裝訂方法與報表一樣。三、會計檔案材料的保管期限：

會計檔案分兩個保管期限：即永久、短期。永久保管的檔案，沒有時間終止，永遠(yuǎn)保存。短期保管的檔案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。具體明細(xì)如下：

序號檔案名稱保管期限一123二45678三910四1112131415會計憑證類原始憑證記賬憑證匯總憑證會計賬簿類總賬明細(xì)賬日記賬固定資產(chǎn)卡片輔助賬簿財務(wù)報告類月、季度財務(wù)報告年度財務(wù)報告（決算）其他類會計移交清冊會計檔案保管清冊會計檔案銷毀清冊銀行余額調(diào)節(jié)表銀行對賬單15年15年15年15年15年15年15年包括日記賬�，F(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年包括各級主管部門匯總財務(wù)報告。包括文字分析包括文字分析備注3年永久15年永久永久5年5年

四、會計檔案的歸檔與管理

會計檔案整理、立卷后，按憑證、帳簿、報表、合同及其他

材料五個屬類將編蓋好的案卷目錄分別匯編目錄冊，統(tǒng)一錄入微機(jī)，以便各村會計檔案的信息管理，同時便于查找各村檔案，使村級財務(wù)檔案管理工作走上了規(guī)范化。

通過強(qiáng)化各村檔案管理工作，來全面摸清村級檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，進(jìn)一步完善了制度，明確了責(zé)任，解決了以前村級檔案管理工作無人抓、缺人管、丟失損壞現(xiàn)象嚴(yán)重等問題，有效地提高了村干部對村級檔案管理的重視程度，有效地減少了村民與村集體經(jīng)濟(jì)糾紛、更加推動農(nóng)村財務(wù)管理工作規(guī)范化、制度化。

201*年8月

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安徽**農(nóng)村合作銀行會計檔案管理實施辦法

第一條為管理辦法支行會計檔案管理，維護(hù)支行會計檔案的安全完整，根據(jù)財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》及《安徽**農(nóng)村合作銀行會計基本制度》中關(guān)于會計檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合轄區(qū)支行實際特制定本辦法。

第二條支行會計檔案是支行會計工作的重要內(nèi)容，也是會計檔案工作的組成部分，是支行各項業(yè)務(wù)活動和財務(wù)收支的記錄及核算依據(jù)，是支行成長發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門資金活動的重要資料，在一定時期內(nèi)起著事后查考的重要作用，也是查處經(jīng)濟(jì)案件的法律依據(jù)。支行財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組加強(qiáng)對會計檔案管理，認(rèn)真執(zhí)行會計檔案的分類、立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，建立專用庫房，明確專人負(fù)責(zé)（出納人員不得兼管會計檔案），確保會計檔案無火燒、無蟲蛀、無鼠咬、無霉?fàn)�、無破損、無丟失，做到存放有序、科學(xué)管理。

第三條支行會計檔案是支行各項業(yè)務(wù)活動的會計記錄和重要史料。會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料。第四條會計檔案整理方法

1、支行及其營業(yè)網(wǎng)點的會計檔案按會計年度分開，分別整理，每年的元月1日至12月31日為一個會計年度。2、將支行的會計報表、會計帳簿、會計憑證以及會計工作密切相關(guān)的文件、資料等會計檔案分類整理。3、每類按會計檔案規(guī)定的保管期限分為永久、十五年、五年三個期限。

4、將分好的會計檔案分別打號、裝訂、粘貼封面。5、按會計檔案管理要求填寫封面，檔案盒文字內(nèi)容。6、登記檔案登記簿，入庫柜保管。第五條會計檔案整理的規(guī)定1.會計檔案分類

支行會計檔案是指會計憑證分類、會計帳簿、會計報表等會計核算專用資料和會計工作密切相關(guān)的文件資料，會計檔案的整理首先是分類，分類是整理工作的中心，應(yīng)按帳、簿、表、證文件分別整理。2.會計檔案的打號

所有會計檔案按序時方法第一頁至最后一頁逐張逐頁打號。依左邊裝訂的傳票帳簿在右上角編號，依上邊裝訂的對帳單等，在下邊中央處打號。3.會計檔案的裝訂、排列

會計檔案整理裝訂后稱案卷。案卷裝訂是為了固定與保護(hù)卷內(nèi)文件，避免散失或損壞。案卷裝訂必須結(jié)實、美觀；裝訂前應(yīng)把金屬物去掉，寬大的紙頁要折疊整齊、壓平；裝訂線有文字的應(yīng)加邊，殘破的文件要糊裱，并把文件的底邊和靠裝訂線的一側(cè)墩齊，裝訂時一般打三孔，用蠟線繩裝訂，線頭結(jié)在傳票的背后，裝訂力求不掉頁，不壓字，不訪礙閱讀。案卷的排列，是先將一年形成的案卷按保管期限分開，然后再將不同保管期的案卷組織機(jī)構(gòu)或時間序列排列。案卷排列后，再統(tǒng)計一份順序號。4.案卷的加封及文字的填寫

案卷的封面目錄用較好的紙張、使用鋼筆或毛筆，使用碳素墨水或蘭黑墨水認(rèn)真填寫，字體要工整、清楚。案卷封面的全宗名稱或機(jī)關(guān)名稱填寫支行的全稱。類目名稱或帳簿按會計檔案的分類填寫，如月報表、季報表、年報表、××帳、××簿等；類目名稱下的空格填寫本卷裝訂的所有類別目錄；日期、保管期限、全宗號、目錄號、案卷號，歸檔號按要求填寫；立卷人指所整理年度的會計員或記帳員，檢查人指所整理年度的行長、副行長或會計主管，帳簿封面上的會計主管、記帳人按本年度的行長、副行長或會計主管。會計憑證貼脊背重新整理排列卷號。立卷時間統(tǒng)一定為所整理年度的次年元月。5.檔案目錄號

(1)文書檔案目錄號：永久1號、長期2號、短期3號；本行制定的管理辦法為永久，上級行社下發(fā)的管理制度為長期，其他文件和簡報及本社一般資料為短期。

(2)會計檔案目錄號：憑證4號、帳簿5號、報表類永久6號，季報(半年報)7號，月報和其它報表8號。6.會計檔案目錄號，案卷號的排列

(1)報表：月報、季報、年報應(yīng)分別裝訂，填寫目錄號。(2)帳簿編號：以年度按科目順序排列小流水號。排列順序為總帳、現(xiàn)金日記帳、各科目分戶帳。

(3)帳簿案卷號：每十年按保管期限分別排列大流水號(不含永久保管的帳簿)。

(4)憑證案卷號：以每一整理年度分別按時間順序排列小流水號。

(5)報表案卷號：每十年保管期限按種類、類別排列大流水號(不含永久保管的報表)。

(6)屬于永久保管的報表、帳簿卷號，分種類、類別排列大流水號。

(7)各科目分戶帳裝訂一般不超過200頁，超過200頁的應(yīng)分冊裝訂，但剩余部分較少的可裝訂為一本，按實際頁數(shù)打號。

第六條會計檔案保管期限：會計檔案的保管期限：根據(jù)其資料保管的價值分為永久和定期兩類。定期保管又分為十五年和五年保管兩種。保管期限的計算，自檔案所屬年度的次年算起，即從會計年度終了后的第一天算起。

（一）永久保管的會計檔案有：

1.支行決算報表及匯總?cè)�轄的支行決算表，附表及決算分析資料(包括資產(chǎn)負(fù)債表、業(yè)務(wù)狀況表、損益表、財務(wù)收支變動表、利潤分配表等、決算說明書、固定資產(chǎn)表等)；2.支行實收資本、股本金分戶帳；3.存貸款開銷戶登記簿(包括儲蓄存款)；

4.客戶掛失申請書、登記簿、補(bǔ)發(fā)存單、存折、收據(jù)及帳銷案存的清單或資料；

5.會計檔案保管登記簿和檔案銷毀清單；6.機(jī)構(gòu)撤銷、合并交接清冊；7.房屋購建的契據(jù)(包括土地證、基建批準(zhǔn)書、竣工報告、購建房屋契約、征稅收據(jù)和公證書等)；8.需要永久保管的其他會計檔案和有關(guān)資料。（二）十五年保管期限的會計檔案有：1.綜合核算和明細(xì)核算的各種帳、簿、卡；2.憑證及附件；

3.支行的月(季、半年)報表及匯總?cè)�轄支行的�?季、半年)報表。

4.結(jié)算專用印章的領(lǐng)用、交接、銷毀和保管情況登記簿。（三）屬于五年保管期限的會計檔案有：1.計算機(jī)運行日志；2.計息科目余額表；

3.轄屬網(wǎng)點上報的月計表、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和決算報表(包括全部附表、決算分析資料)；

4.支行本身匯總分理處、儲蓄所日報、月報表；5.密押、代號使用和保管登記簿；

6.行內(nèi)往來、本行往來及同業(yè)往來的對帳及查詢，查復(fù)書；

7.支行分理處的交帳清單(冊)；8.會計主管人員移交清冊(單)；9.各種不定期報表。

會計檔案雖保管期滿，但帳務(wù)上尚未清，需要繼續(xù)清查的應(yīng)予延長保管期限，在沒有具體規(guī)定或通知前，不得隨意銷毀。第七條支行應(yīng)設(shè)置專用會計檔案保管庫(柜)，建立“會計檔案保管登記簿”，(逐項編號、登記、入庫保管應(yīng)定期鑒定，按規(guī)定的年限分類整理，進(jìn)行登記)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切實防止火燒、蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)�等，保證其完整無缺。支行分理處、儲蓄所的會計檔案原則上應(yīng)在次年第一季度抄列清單(冊)送管轄行集中保管，使用時向管轄行調(diào)閱。

切實加強(qiáng)計算機(jī)檔案管理。計算機(jī)是支行業(yè)務(wù)活動的組成部分，借助電算化進(jìn)行了業(yè)務(wù)經(jīng)營和會計核算，有關(guān)憑證、帳、表、文件等及備份軟盤都是重要的會計資料，必須按會計檔案管理，妥善保管。磁介質(zhì)檔案每年翻錄一次，實行雙備份，做好防磁、防火、防潮和防塵工作，并在備份盤(盒)上注明時間和內(nèi)容，以備查考。重要磁介質(zhì)檔案打印出書面檔案，是原始數(shù)據(jù)必須裝訂保管，保管年限按會計檔案的管理規(guī)定執(zhí)行，不準(zhǔn)外借，嚴(yán)防丟失和泄密。

第八條建立“會計檔案調(diào)閱(查)登記簿”，并按規(guī)定內(nèi)容做好詳細(xì)記錄，由會計主管和經(jīng)辦人員共同簽章，以備查考。會計檔案一律不準(zhǔn)外借，防止丟失和泄密。內(nèi)部調(diào)閱會計檔案，應(yīng)由調(diào)閱人出具申請，并經(jīng)會計主管人員批準(zhǔn)方可調(diào)閱。調(diào)閱檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊，用后必須及時歸還；公、檢、法、司和有關(guān)單位處理案件或特殊需要查閱會計檔案時，必須持有縣以上主管部門正式公函，經(jīng)支行行長批準(zhǔn)方可查閱；查閱時支行應(yīng)有專人在場陪同，代辦查閱，不準(zhǔn)將檔案交給查閱人放任不管，查閱人對處理的案件所需要的證據(jù)和有關(guān)資料可以抄錄、復(fù)制、照相，但不得將原件抽出借走。調(diào)閱(查)會計檔案的申請及公函，應(yīng)由經(jīng)辦人員和會計主管共同簽章，并專夾保管，以備查考。第九條檔案的移交和銷毀

（一）支行的會計檔案移交按上級有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。因工作需要對單位會計人員進(jìn)行調(diào)整的，必須抄列清單經(jīng)監(jiān)交人員簽字確認(rèn)后交出所有會計檔案。

（二）已滿保管期需要銷毀的會計檔案，應(yīng)由縣本行負(fù)責(zé)銷毀。銷毀前必須造具“銷毀會計檔案清冊”，報經(jīng)縣本行批準(zhǔn)后進(jìn)行。銷毀時應(yīng)由縣本行行長或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并注意保密和安全，嚴(yán)防散失或發(fā)生疏弊。銷毀后，由銷毀人員、監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽章并報上級主管部門備案。如有未了帳項待查，可對必須保留部分的會計檔案延期銷毀。

第十條對會計檔案管理的獎罰：

（一）造成火燒、蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)�的，將對支行行長罰款100-200元，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）對未指定有專人管理，造成以上損失的，對責(zé)任人罰款200-400元，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

（三）對未按以上條款規(guī)定造成其它意外損失的，對責(zé)任人觸犯每條罰款50元。情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第十一條本《實施辦法》由財務(wù)科負(fù)責(zé)解釋和修改。第十二條本《實施辦法》從印發(fā)之日起執(zhí)行。

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