從文檔的產(chǎn)生、消滅的縱向分析，文檔會(huì)經(jīng)過(guò)新建、修改、定稿、呈現(xiàn)、歸檔、發(fā)送、刪除、替換等多個(gè)階段或行為。文檔管理則是對(duì)文檔各個(gè)階段進(jìn)行監(jiān)控和操作的過(guò)程。從文檔的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和分類(lèi)的橫向角度來(lái)看，要對(duì)文檔進(jìn)行有效管理需要對(duì)各個(gè)文檔進(jìn)行妥善的分類(lèi)、按照一定的標(biāo)準(zhǔn)命名文件、對(duì)文檔實(shí)行標(biāo)簽化管理等。

到這里，也許會(huì)有些畏難，文檔管理怎么這么復(fù)雜，這樣做的意義何在？其實(shí)復(fù)雜是難免的，但是我們要相信，在對(duì)文檔進(jìn)行有效的管理和控制之后，你會(huì)收獲的不僅僅是高效的工作效率，同時(shí)可以將這個(gè)管理方式遷移到其他地方，比如個(gè)人電腦上的文檔管理，工程項(xiàng)目的目標(biāo)管理，會(huì)計(jì)等財(cái)務(wù)工作者的票據(jù)管理等方面。

下面我們開(kāi)始正題，如何通過(guò)簡(jiǎn)單的三個(gè)步驟打造極簡(jiǎn)文檔庫(kù)。

Step 1：分析文檔的產(chǎn)生路徑

我們的工作都不會(huì)是毫無(wú)條理和章法的，在正式的文檔管理之前，我們需要花點(diǎn)時(shí)間來(lái)思考一下工作中產(chǎn)生的大量文檔是怎么產(chǎn)生的�？梢酝ㄟ^(guò)工作的內(nèi)容來(lái)確定，也可以通過(guò)追溯文檔的初始狀態(tài)來(lái)確定。比如新媒體工作者，文檔來(lái)源大致可以分為：推送文件庫(kù)（下面細(xì)分：采訪類(lèi)文件、素材收集文件、靈感收集文件、草稿文件、終稿文件等）、數(shù)據(jù)分析文件庫(kù)（下面細(xì)分：月度、季度運(yùn)營(yíng)報(bào)告；用戶需求統(tǒng)計(jì)；內(nèi)容反饋情況等）、重大活動(dòng)文件（年度活動(dòng)策劃、活動(dòng)方案、活動(dòng)預(yù)算管理等）……

推薦工具：思維導(dǎo)圖mindmanager、幕布、Excel。

Step 2：按照命名規(guī)范創(chuàng)建文件夾、導(dǎo)入文件

根據(jù)Step1中的劃分，可以建立文件夾的分級(jí)體系。但是要注意，文件的命名最好遵循一定的格式，具體的標(biāo)準(zhǔn)按照個(gè)人的使用習(xí)慣來(lái)定。這里給大街推薦一種命名的方式：文件夾以序號(hào)+主題；文件以主題+編號(hào)。

切記，在命名時(shí)一定要注意，我們對(duì)其命名的目的是為了方便后期的管理、檢索和查看。所以建議文件最好有編號(hào)，不同的代碼表示不同的業(yè)務(wù)類(lèi)型。

Step 3：借助工具，優(yōu)化文檔管理

經(jīng)過(guò)上述兩個(gè)步驟，你已經(jīng)擁有了一個(gè)布局合理，便于檢索和使用的文檔庫(kù)了。但是如果沒(méi)有養(yǎng)成健康的文檔使用習(xí)慣的話，過(guò)不了多久，現(xiàn)在整理好的文檔又會(huì)變成混亂的大雜燴。如何避免呢？除了我們嚴(yán)格要求自己規(guī)范化的管理和使用自己的文件外，這里給大家推薦幾個(gè)小工具，可以大大提高文檔管理的效率和培養(yǎng)科學(xué)的文檔使用習(xí)慣。

合理使用Windows系統(tǒng)的“庫(kù)”：

“庫(kù)”是一個(gè)鏈接的匯總，英文版本的系統(tǒng)翻譯是“library”，類(lèi)似于圖書(shū)館的圖書(shū)目錄。位置在資源管理器的左側(cè)，我們可以把常用的文件夾固定到“庫(kù)”里，也可以新建庫(kù)，將指定的文件夾放進(jìn)去，這樣我們可以快速地調(diào)用需要的文件夾。

隱藏在任務(wù)欄上的工具欄：

這是一個(gè)快速打開(kāi)文件、鏈接、桌面的一個(gè)任務(wù)欄衍生工具。在托盤(pán)左側(cè)，右鍵可以看到“工具欄”選項(xiàng)。勾選文件夾之后我們可以選擇最常用到的文件夾，固定在此。它的運(yùn)行機(jī)制是通過(guò)文件夾直接找到文件。同時(shí)你可以清楚看到文件的層級(jí)狀態(tài)。

標(biāo)簽化管理

上面兩個(gè)工具主要是針對(duì)文件夾的管理，標(biāo)簽化管理主要是針對(duì)文件，更具體來(lái)說(shuō)是針對(duì)Windows常用的辦公文檔（word、PPT、excel、text等），但需要注意的是，Windows自帶的標(biāo)簽工具并不支持PDF、jpg、png等不可編輯的格式文檔。關(guān)于這個(gè)問(wèn)題我也思考過(guò)，估計(jì)開(kāi)發(fā)者也是一位極簡(jiǎn)主義者吧，因?yàn)槲覀兺ǔＤ軘y帶大量信息，同時(shí)又帶有多重屬性可以多人編輯的文件格式也就這么幾種而已，當(dāng)然這只是筆者一家之言，不敢貽笑大方之家。

那么如何對(duì)文檔設(shè)置標(biāo)簽?zāi)兀吭谖募�后面右鍵找到分類(lèi)-勾選“標(biāo)記”（Tags），然后資源管理器中會(huì)出現(xiàn)標(biāo)簽的篩選按鈕，右鍵需要添加標(biāo)簽的文檔，找到“屬性”——“詳細(xì)”，就能看到標(biāo)簽的設(shè)置區(qū)域。輸入后點(diǎn)擊確認(rèn)即可。

文件夾作為一種目錄層級(jí)狀態(tài)的管理方式，是一種一對(duì)多的管理方式，而標(biāo)簽則突破了這種局限，是一種多對(duì)多的管理方式，也就是一個(gè)文檔可能會(huì)對(duì)應(yīng)多個(gè)標(biāo)簽，一個(gè)標(biāo)簽也可以對(duì)應(yīng)到多個(gè)文檔。這使得我們的文檔檢索會(huì)更有效率和準(zhǔn)確率。

最后推薦一個(gè)小工具：Everything

這是一個(gè)文件搜索工具，是我目前使用過(guò)的功能最強(qiáng)大，檢索速度最快的工具。只需要輸入文件名的一個(gè)或幾個(gè)字詞，就能準(zhǔn)確搜索到目標(biāo)文件。沒(méi)有體驗(yàn)過(guò)的小伙伴可以下載體驗(yàn)一下。真的是秒級(jí)的檢索！當(dāng)然它也提供高級(jí)搜索，但是速度會(huì)慢一些。

這個(gè)工具其實(shí)我不是很推薦在文檔管理尚未成熟的時(shí)候使用的，因?yàn)橛辛怂�可能就�?huì)有依賴感，進(jìn)而會(huì)放棄或降低文檔的科學(xué)管理，難以形成文檔管理的系統(tǒng)思維。所以只能告誡大家：慎用！

以上就是我們今天要分享的文檔管理三步法。明天就是元旦假期，希望大家可以花點(diǎn)時(shí)間整理一下自己一年多來(lái)甚至是多年了未曾關(guān)注過(guò)的電腦硬盤(pán)，整理的同時(shí)也是不斷訓(xùn)練我們的系統(tǒng)思維的過(guò)程。通過(guò)對(duì)文檔的審視，也能找到工作中的重心或側(cè)重點(diǎn)，能夠?qū)�工作有一個(gè)較為完整的認(rèn)識(shí)。

最后祝大家，新年新氣象，元旦快樂(lè)！

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