摘要：
當(dāng)前，在大家都倡導(dǎo)低碳的時(shí)代，推行無(wú)紙化辦公成為新形勢(shì)下黨政機(jī)關(guān)辦公必不可少的趨勢(shì)，也是提高工作效率、節(jié)約辦公資源的重要手段。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作提出對(duì)于無(wú)紙化辦公的相應(yīng)理解與認(rèn)識(shí)，并結(jié)合所在單位推行的OA辦公系統(tǒng)工作的特點(diǎn)提出了如何推行無(wú)紙化辦公的建議。
關(guān)鍵詞：
無(wú)紙化辦公；黨政機(jī)關(guān)；推行
目前，隨著計(jì)算機(jī)及相關(guān)應(yīng)用技術(shù)的廣泛普及，辦公自動(dòng)化在黨政機(jī)關(guān)已不再陌生，對(duì)于國(guó)有企業(yè)單位來(lái)講，加強(qiáng)公文處理工作，提高公文辦公自動(dòng)化處理水平，是優(yōu)化企業(yè)管理、提高企業(yè)辦事效率的重要途徑之一，不僅節(jié)約了辦公費(fèi)用而且使工作效率有了顯著提高。
一、無(wú)紙化辦公的概述
無(wú)紙化辦公，是指利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公。主要傳媒工具是計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公工具，可以實(shí)現(xiàn)不用紙張和筆進(jìn)行各種業(yè)務(wù)以及事務(wù)處理。從二十世紀(jì)末開(kāi)始，在本世紀(jì)初逐漸增加，預(yù)計(jì)在本世紀(jì)頭十年達(dá)不到普及。在無(wú)紙化辦公環(huán)境中，計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)是三個(gè)最基本的要素。
二、黨政機(jī)關(guān)推行無(wú)紙化辦公的意義
在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)全面推行“無(wú)紙化辦公”，不僅提高了黨政機(jī)關(guān)的工作效率，節(jié)省了辦公資源，也使黨政機(jī)關(guān)的工作作風(fēng)有所改善，給黨政機(jī)關(guān)的工作注入了生機(jī)與活力。
1.隨時(shí)隨地處理公務(wù)，提高辦公效率
傳統(tǒng)的日常辦公需要大量的人力，例如某機(jī)關(guān)單位對(duì)本單位或者對(duì)其他單位進(jìn)行下發(fā)文件，要按照下發(fā)單位或部門(mén)的數(shù)量進(jìn)行印刷、分發(fā)；如有會(huì)議通知，要專(zhuān)人對(duì)各單位和各部門(mén)進(jìn)行電話通知，消耗了大量的時(shí)間。目前，董礦分公司上級(jí)單位推行的公文OA辦公系統(tǒng)，基本上可以確保審批同步化，也就是下級(jí)單位當(dāng)天提交申請(qǐng)，當(dāng)天就可以完成審批，還能避免一文多投等現(xiàn)象，提高公文流轉(zhuǎn)的審批速度。這種辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)，原來(lái)需要向上級(jí)報(bào)送或下發(fā)單位的文件，如非涉密的發(fā)文、會(huì)議通知等需要派車(chē)送遞或由通訊員遞送各個(gè)部門(mén)，效率很低，現(xiàn)在只要手指一摁，幾十份通知瞬間就發(fā)出去了，實(shí)現(xiàn)了文件的快速傳遞，也保證了文件的時(shí)效性。
2.降低消耗，節(jié)省人力，節(jié)約辦公成本
實(shí)行無(wú)紙化辦公，可以減少資源的消耗。無(wú)紙化辦公最顯著的特點(diǎn)就是在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行電子文件的傳送，這樣不僅量減少了紙質(zhì)文件的印刷，同時(shí)也縮減了紙質(zhì)文傳遞過(guò)程中所需的人力、物力和財(cái)力。一方面是能削減人力資源開(kāi)支。大部分的機(jī)關(guān)單位內(nèi)部均配備復(fù)印室、速印室，在進(jìn)行無(wú)紙化辦公之后，這部分的人力資源就會(huì)得到釋放。伴隨電子文件增多也將促使各個(gè)部門(mén)在對(duì)大量文件的處理問(wèn)題上能夠節(jié)約大量的人力與空間。另一方面由原來(lái)單一的下級(jí)單位專(zhuān)車(chē)上報(bào)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為OA辦公系統(tǒng)的電子傳輸，大大節(jié)約了交通費(fèi)用的支出。
3.規(guī)范工作流程，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)
黨政機(jī)關(guān)使用無(wú)紙化辦公系統(tǒng)也促進(jìn)了工作作風(fēng)。無(wú)紙化辦公可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行傳送，而我單位使用的OA辦公系統(tǒng)及騰訊通系統(tǒng)從上級(jí)到下級(jí)可以準(zhǔn)確記載閱讀、批示時(shí)間、內(nèi)容以及群發(fā)時(shí)間、下級(jí)單位回復(fù)等，有效達(dá)到責(zé)任明確，權(quán)限分明，查有所依，杜絕推脫，保證及時(shí)反應(yīng)。另外，各個(gè)部門(mén)可以通過(guò)電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的交流，領(lǐng)導(dǎo)者也能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)于各個(gè)用戶(hù)的終端工作內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作得到有效的落實(shí)，提高了工作效率、轉(zhuǎn)變了工作作風(fēng)，減少了資源浪費(fèi)。
三、黨政機(jī)關(guān)廣泛推行無(wú)紙化辦公的建議
1.積習(xí)難改，領(lǐng)導(dǎo)干部要率先垂范
中國(guó)的傳統(tǒng)文化使人們習(xí)慣了文件只能是白紙黑字，認(rèn)為通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道或者郵件發(fā)布電子版的文件不具備執(zhí)行的效力：一部分單位在發(fā)布了公文之后還需要通過(guò)電話進(jìn)行確認(rèn)或者催辦；有一些部門(mén)還要逐一電話來(lái)通知相關(guān)部門(mén)到網(wǎng)上進(jìn)行查看；一些人甚至將網(wǎng)上所發(fā)布的文件等全部打印再進(jìn)行閱讀，而倡導(dǎo)的無(wú)紙化辦公就形同虛設(shè)，沒(méi)有產(chǎn)生積極效應(yīng)。黨政機(jī)關(guān)要想真正推廣和應(yīng)用無(wú)紙化辦公，領(lǐng)導(dǎo)干部就要帶頭示范。因此，推行無(wú)紙化辦公就需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不斷學(xué)習(xí)，帶頭上網(wǎng)，帶頭學(xué)習(xí)電子政務(wù)、應(yīng)用電子政務(wù)，才不會(huì)使無(wú)紙化辦公流于形式。
2.資金投入，強(qiáng)化辦公配套設(shè)備
無(wú)紙化辦公離不開(kāi)信息化設(shè)施，這些都需要資金投入。在某些黨政機(jī)關(guān)，總有一些領(lǐng)導(dǎo)干部缺乏對(duì)無(wú)紙化辦公資金投入的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，認(rèn)為對(duì)信息化建設(shè)投資是浪費(fèi)。目前黨政機(jī)關(guān)都已配備了電腦等自動(dòng)化辦公設(shè)備，但為了更好地推行無(wú)紙化辦公，必須保證無(wú)紙化辦公所需的硬件、軟件配套設(shè)施的不斷更新與完善。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)要認(rèn)識(shí)到推行無(wú)紙化辦公的意義，可以節(jié)省大量的辦公耗材，最終節(jié)省辦公成本。
3.提高技能，確保辦公安全環(huán)境
黨政機(jī)關(guān)有些特殊的部門(mén)和崗位，如紀(jì)檢部門(mén)、信訪部門(mén)等，由于特殊要求（涉密的文件或存檔等），電子文檔不能完全的取代紙質(zhì)化辦公，只有在一些簡(jiǎn)易并且非涉密的相關(guān)文件交流和傳輸方面，電子文件才可以得到較大運(yùn)用，而在涉及到簽字和蓋章以及存檔等問(wèn)題的相關(guān)文件時(shí)，并不好處理。這樣就需要有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)工作人員做保障，對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行管理和維護(hù)以及對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行的加密保管，一定程度上防范安全威脅，實(shí)行電子與紙質(zhì)同時(shí)進(jìn)行，確保辦公環(huán)境安全。
4.組織培訓(xùn)，加強(qiáng)辦公系統(tǒng)應(yīng)用
辦公室不是一個(gè)獨(dú)立的部門(mén)或單位，它擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報(bào)、對(duì)外交往等諸多工作，處于協(xié)調(diào)各部門(mén)、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層群眾的樞紐地位。目前，我單位于201*年實(shí)行了OA辦公系統(tǒng)，但可以說(shuō)是一個(gè)雙聲道，即無(wú)紙和紙制版同時(shí)運(yùn)行，并未完全達(dá)到無(wú)紙化辦公要求，所以實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公不僅只需要一個(gè)部門(mén)人員的參與、學(xué)習(xí)與互動(dòng)，更主要的是需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、單位負(fù)責(zé)人及員工依照單位規(guī)定的無(wú)紙化辦公規(guī)則和系統(tǒng)需求進(jìn)行簡(jiǎn)單的學(xué)習(xí)，確保無(wú)紙化辦公在各個(gè)部門(mén)和單位得到更好的推廣應(yīng)用。
無(wú)紙化辦公給我們的工作帶來(lái)了革命性的變化，是在充分利用現(xiàn)有的電子平臺(tái)的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的辦公方式向現(xiàn)代的辦公方式轉(zhuǎn)變，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)非常重要并不可替代的工作方式，也是一種不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流。
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